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6 Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Intranet-Projekt
03
Jan 2018

6 Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Intranet-Projekt

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekt zu kennen, kann Dir unangenehme Überraschungen ersparen. Liegt es noch auf der Hand, dass das richtige System passend zum Unter­nehmen aus­gewählt werden muss, wird beispielsweise die Aus­arbeitung einer verständ­lichen und funk­tionalen Sitemap häufiger unter­schätzt oder sogar übersehen.

Damit Du die Einführung eines neuen Intranets noch erfolgreicher meistern kannst, stellen wir Dir nachfolgend die 6 wichtigsten Erfolgsfaktoren vor:

Das System  

Klar, das System sollte zum Unternehmen passen. Aber wie lässt sich das sicher­stellen? Der beste Weg führt über einen umfangreichen und detail­lierten Anforderungs­katalog. Besonders die Gewichtung der einzelnen Anforderungen ist dabei entscheidend. Gibt es bei Euch im Unternehmen viele Mitarbeiter, die keinen Zu­griff auf einen Desktop-PC und häufig unter­wegs sind? Dann solltest Du zum Beispiel einen größeren Fokus auf die mobile Verfüg­bar­keit des zukünftigen Intranets legen.

Die Informationsarchitektur

Sie ist das Grund­gerüst eines jeden Intranets und legt fest, wie Inhalte (z.B. Seiten und Dateien) strukturiert und benannt werden sollten. Für Mitarbeiter bedeutet eine gute Informations­architektur, dass sie alle Inhalte schnell und am erwarteten Ort finden. Wie gut das klappt, hängt u.a. von der Such­funktion und der Navi­gations­struktur ab. Eine Ver­besserung der Suche lässt sich vor allem durch eine sinnvolle Verschlag­wortung der Inhalte erreichen. Um die Navi­gations­struktur möglichst nah an die Erwartungen der Mitarbeiter zu entwerfen, eignen sich Methoden wie das Card Sorting.

Das Change-Management 

Die bloße Bereit­stellung neuer Tech­nologien ver­ändert Ein­stellungen, Arbeits­weisen und Kommuni­kations­verhalten in Unternehmen nicht oder nur gering­fügig. Ohne die Definition und Ver­breitung neuer Arbeits­weisen werden Mitarbeiter die neuen Möglich­keiten des Intranets in ihre gewohnten Vorgehens­weisen pressen und die Verbesserungs­potenziale damit von vorneherein stark limitieren. Deshalb sollte den Nutzern, über konkrete Anwen­dungs­beispiele, die Mehr­werte des neuen Systems aufgezeigt werden. Um Mitarbeiter nicht mit der Fülle an neuen Funktionen zu überladen, lohnt es sich das Intranet zunächst in Pilot­gruppen zu testen, bevor es unternehmen­sweit aus­gerollt wird. Ebenso wirken sich Schulungen und Gamification-Elemente (die Übertragung von spieltypischen Elementen und Vorgängen ins Intranet) positiv auf die Akzeptanz des Systems aus.

Die Kommunikation 

Bei einer gelungenen Unter­nehmens­kommunikation geht es nicht nur darum, dass Mitarbeiter von der neuen Plattform und deren Potenziale erfahren. Indem Du schon zu Beginn des Projektes mit kommunikativen Maßnahmen startest, sorgst Du dafür, dass die Mitarbeiter sich auf die Um­stellung einstellen und mit dem neuen System vertraut machen können. Das gelingt am besten, indem Du das Vorhaben, das Projekt­team und die Meilen­­steine früh­zeitig vor­stellst. Während des Projekts sollten dann zusätzlich Dialog­räume geschaffen und Zwischen­­ergebnisse präsentiert werden. Events wie ein Namenswettbewerb sorgen außerdem dafür, dass sich eine größere An­zahl an Mit­arbeitern mit dem Projekt identi­fizieren kann. Zum Start des neuen Intranets ist es wichtig auch Führungs­­kräfte einzubinden, um die Be­deutung des Projekts zu unterstreichen.

Die Technik  

Wenn von der technischen Seite alles stimmt, dann fällt das selten auf. Kommt es jedoch häufig zu System­ausfällen oder langen Lade­zeiten, sind Nutzer schnell frustriert. Deshalb ist es wichtig tech­nische Aspekte, wie z.B. aus­reichend Server­kapa­zitäten, möglichst früh­zeitig ge­klärt und getestet zu haben. Auch die IT Sicher­heit und der Daten­schutz sind sensible Themen, die auf keinen Fall ignoriert werden dürfen. Hier sollten die Verant­wortlich­keiten klar geregelt sein, auch falls zu einem späteren Zeit­punkt noch einmal Rück­fragen auf­kommen sollten.

Das Projektmanagement

Projekt­methoden und eine struk­turierte Vorgehens­weise sind natürlich nicht per se ein Garant für ein erfolg­reiches Projekt. Sie bilden allerdings das prozessuale und methodische Fundament dafür. Da Projekte grund­sätzlich anders funktionieren als das normale Tages­geschäft ist es von besonderer Wichtig­keit, die Ent­scheidungs­­kompetenzen, die zeitliche Verfüg­bar­keiten und die Reporting­wege im Voraus zu definieren. Nur so lassen die vorhandenen Ressourcen optimal nutzen und Risiken frühzeitig vermeiden.

Fazit

Intranet-Projekte sind keine reinen IT-Projekte und zeichnen sich durch viele verschiedene Erfolgsfaktoren aus. Obwohl technische Rahmen­bedingungen kritisch für den Projekt­erfolg sind, reicht eine alleinige Betrachtung dieser Aspekte nicht aus. Viel­mehr sollte der Fokus auf einer guten System­auswahl und der an­schließenden Informations­­architektur liegen. Um die dadurch geschaffenen Poten­ziale auch aus­zuschöpfen braucht es sowohl Change-Management als auch interne Kommuni­kation. Gutes Projekt­management hilft dabei möglichst alle Auf­gaben in der vorgesehenen Zeit zu er­füllen und bildet damit den Ab­schluss für die erfolg­reiche Ein­führung eines Digital Workplace.

Im Studium der Wirtschaftspsychologie ging Patrik gerne Arbeitsweisen und Nutzerverhalten auf den Grund. Bei Kronsteg wird er aufzeigen, wie die Potenziale des Digital Workplace genutzt werden können.

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