So macht’s: Mapudo
Wir begrüßen Sebastian Grethe von Mapudo – der Online-Marktplatz für Stahlwerkstoffe.
Stell Dich doch bitte unseren Lesern einmal kurz vor.
Sebastian Grethe: Ich bin in Hamburg geboren und aufgewachsen, wo ich BWL studierte. Nach meinem Studium ging ich nach Düsseldorf und fing nach Stationen in der Beratung und in der Solarbranche bei thyssenkrupp an, wo ich für einige Jahre als Projektleiter im Stahlhandel arbeitete. Im Rahmen dieser Tätigkeit erkannte ich das Online-Potenzial des Stahlmarktes und damit war recht schnell die Ursprungsidee eines Online-Marktplatzes für Stahlwerkstoffe geboren. Die Mission von Mapudo ist es, den lagerhaltenden Stahlhandel mit einer Online-Plattform auf dem Weg in die Digitalisierung zu begleiten und die Stahlbeschaffung sowohl für Einkäufer als auch für Anbieter zu vereinfachen.
Wie sieht bei Dir ein typischer Arbeitsalltag aus?
Sebastian Grethe: Da ich konsequent nach der Getting-Things-Done-Methode von David Allen arbeite, öffne ich morgens zunächst nur zwei Programme: Microsoft Outlook und die recht neue App Microsoft To-Do. Alle sich aus neuen E-Mails ergebenden Aufgaben erfasse ich in kontextbezogenen Aufgabenlisten. Anschließend prüfe ich kurz den Kalender auf anstehende Termine und werfe noch einen Blick in die Team-Kommunikation auf Slack, woraus sich ebenfalls Aufgaben ergeben können. Der restliche Tag kann dann sehr unterschiedlich verlaufen, Fokus ist jedoch immer die Erledigung von erfassten Aufgaben durch inhaltliche Arbeit.
Welche Softwarelösung setzt Ihr für die Zusammenarbeit im Unternehmen ein?
Sebastian Grethe: Wir sehen Software als strategische Ressource für eine effektive Zusammenarbeit, welche maßgeblich zur Produktivität eines Unternehmens beiträgt. Gleichzeitig bildet Software keinen Selbstzweck, sondern soll Prozesse und Arbeitsweisen unterstützen. Wir nutzen deshalb Microsoft Office 365, was den Vorteil mit sich bringt, dass die einzelnen Anwendungen ganzheitlich miteinander verbunden sind und mit geringem Aufwand administriert werden können. Wir halten wenig davon, eine Vielzahl von Einzellösungen einzusetzen, da dies leicht in Selbstverwaltung ausarten kann.
Wie geht Ihr bei der Bedarfsermittlung und der Auswahl neuer Software vor? Wird dabei auch die aktuelle Systemlandschaft betrachtet?
Sebastian Grethe: Wir gehen hierbei recht pragmatisch vor. Die Anforderungen leiten wir aus konkreten Praxissituationen ab und testen neue Software eine Weile, bevor wir sie im Team einsetzen. Wie gesagt ist uns eine leichte Integration in die bestehende Systemlandschaft sehr wichtig und aus diesem Grund wechselten wir Anfang 2017 von Salesforce zu Microsoft Dynamics 365.
Warum habt Ihr Euch damals für Microsoft Office 365 und speziell SharePoint Online entschieden?
Sebastian Grethe: Wir hatten ursprünglich Slack und Dropbox im Einsatz, weil diese schnell eingesetzt werden konnten und unsere damaligen Anforderungen (im Jahr 2014) hinsichtlich der Zusammenarbeit am besten erfüllt haben. Jedoch hat Microsoft in den vergangenen drei Jahren seine Lösungen zu einer integrierten, geräteübergreifenden Plattform weiterentwickelt, sodass wir Anfang 2017 zu SharePoint Online wechselten. Ein weiterer Grund war, dass SharePoint im Industrie-Umfeld einen seriöseren Ruf genießt als Dropbox.
Microsoft schickt mit Teams seit kurzer Zeit einen direkten Konkurrenten zu Slack ins Rennen. Was haltet Ihr von MS Teams?
Sebastian Grethe: Uns gefällt der gesamtheitliche Ansatz des Produktes sehr gut. Insbesondere die Integration zu Outlook, OneDrive, Planner, SharePoint und Skype scheint sehr vorteilhaft gelöst worden zu sein. Wenn man die Strukturen für SharePoint-Ordner, Notizbücher, Aufgaben und Kommunikationskanäle einheitlich einrichtet, ergeben sich sehr effektive Möglichkeiten zur Zusammenarbeit im Team.
Wo siehst Du die großen Unterschiede zwischen Slack und MS Teams?
Sebastian Grethe: Slack hat für die Entwickler ein paar Detail-Funktionen, welche Microsoft Teams nicht aufweist, für den Rest unseres Teams ist jedoch die Microsoft-Anwendung vorteilhafter, da sie als Hub für Kalender, Planner, Notizen und Dateien genutzt werden kann.
Welchen Unternehmen kannst Du speziell Messaging Platforms, wie z.B. MS Teams, empfehlen?
Sebastian Grethe: Grundsätzlich sollte sich jedes Unternehmen unabhängig von Branche und Größe Gedanken machen, wie die teamübergreifende Zusammenarbeit verbessert werden kann. Es ist erschreckend, wie häufig heute noch Versionen eines Dokumentes per E-Mail-Ping-Pong hin und her gesendet werden und wie viel Zeit hierfür aufgewendet wird, insbesondere wenn die Versionen durcheinandergeraten. Ich kann eine Nutzung neuer Kollaborationslösungen nur Unternehmen mit einer überdurchschnittlich hohen IT-Affinität seitens der Mitarbeiter empfehlen, denn diese Anwendungen entwickeln sich so rasant weiter, dass sie weniger IT-affine Mitarbeiter wahrscheinlich schnell überfordern könnten.
Was gefällt Euch besonders gut an SharePoint Online?
Sebastian Grethe: An SharePoint gefällt uns die Integration in die Microsoft-Landschaft und inzwischen läuft auch der OneDrive-Client zur Synchronisierung der Bibliotheken mit PCs recht flüssig.
Welche Verbesserungen würdet Ihr Euch für SharePoint Online wünschen?
Sebastian Grethe: Die SharePoint-Weboberfläche ist wenig intuitiv und teilweise werden alte, bereits gelöschte Bibliotheken angezeigt. Gleichzeitig lassen sich Berechtigungen zum Teilen teilweise nur über direkte Befehle in der SharePoint Management Shell konfigurieren. Da gibt es seitens Microsoft noch einiges zu tun.
Wie wird SharePoint Online bei Euch genutzt?
Sebastian Grethe: Unsere gesamten Dateien liegen in funktionsbezogenen Ordnern in SharePoint-Bibliotheken und werden dort gemeinsam bearbeitet. Gleichzeitig setzen wir den OneDrive-Client zur Synchronisierung der SharePoint-Bibliotheken mit unseren PCs ein. Microsoft hat die simultane Bearbeitung von Dokumenten sehr gut gelöst, nicht nur über der Weboberfläche, sondern auch über die entsprechenden Desktop-Anwendungen. Auf diese Weise konnten wir bspw. innerhalb kürzester Zeit unser Pitch Deck aktualisieren, da jeder seinen Beitrag zeitgleich in demselben Dokument einarbeiten konnte.
Wie lange hat die Einführung von SharePoint Online und Slack gedauert?
Sebastian Grethe: Slack war innerhalb weniger Stunden aufgesetzt, SharePoint hatten wir uns immer wieder mal angesehen, jedoch erst mit der Einführung begonnen, nachdem wir den OneDrive-Client eine gewisse Zeit genutzt und als brauchbar bewertet hatten. Die eigentliche Einführung erfolgte innerhalb weniger Stunden, aber es dauerte ca. eine Woche, bis der Umzug der Dateien und die Synchronisierung mit allen Rechnern abgeschlossen war und wir deckungsgleiche Bibliotheken auf allen Geräten hatten.
Wie wurde die Einführung begleitet?
Sebastian Grethe: Die Einführung wurde durch eine Ankündigung im Team-Meeting und dann durch persönliche Unterstützung begleitet.
Was war die größte Herausforderung bei der Einführung oder Nutzung von Microsoft Office 365 und SharePoint Online?
Sebastian Grethe: Die größte Herausforderung bei SharePoint-Online war die Synchronisierung über den OneDrive-Client. Da wir die Funktionsweise nicht richtig kannten, haben wir einige Fehler gemacht und hatten plötzlich redundante Inhalte. Beispielweise meldet der Client vor Verschieben eines Ordners diesen auf allen Geräten ab, damit keine Daten mehr bearbeitet werden können. Je nach Größe des Ordners kann die Synchronisierung aber Stunden dauern, so dass wir die unberechtigte Befürchtung hatten, es seien Dateien verschwunden und griffen auf unser Backup zurück. Am Anfang hatten wir zu viele Office-Gruppen angelegt, d.h. für jedes Unter-Team eine eigene Gruppe, was die Arbeit mit dem Gruppenkonzept in allen Microsoft-Anwendungen unnötig kompliziert machte.
Abschließend: Wie geht es weiter? Was ist Eure Vision für die Zukunft?
Sebastian Grethe: Hinsichtlich der teamübergreifenden Zusammenarbeit gibt es immer Verbesserungsmöglichkeiten und der richtige Einsatz von Softwarelösungen ist für uns hierbei von entscheidender Bedeutung, da wir als Startup ineffiziente Arbeitsweisen und Prozesse nicht durch (weitere) Personalressourcen ausgleichen können. Der Weg nach vorne ist für uns deshalb eine tiefere Integration der Systeme, um unsere Effektivität als Team noch weiter zu erhöhen.
