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4 Puzzleteile einer erfolgreichen Systemevaluation
23
Feb 2018

4 Puzzleteile einer erfolgreichen Systemevaluation

Es ist an der Zeit, das aktuelle Intranet ist in die Jahre gekommen und soll ersetzt werden. Aber welches System ist das richtige? Um das passend­ste System zu finden, benötigt es eine meth­odisch fundierte System­evaluation.

Hierzu fehlt in der Praxis häufig die nötige Zeit und Erfahrung. Nachfolgend erhältst Du einige Tipps, wie Deine System­evaluation trotzdem gelingt.

Analysiere den Markt

Im ersten Schritt solltest Du Dir einen Überblick über die ver­schiedenen Systeme am Markt ver­schaffen. Dabei helfen Dir die Web­seiten der Anbieter als auch Intranet-Rankings und -Studien. Bei der ersten Recherche wird Dir wahr­scheinlich auf­fallen, wie komplex und un­übersichtlich der Markt ist. Die Tatsache, dass viele Anbieter mit den gleichen Funktionen und Mehrwerten werben, macht die Sache nicht leichter.

Reduziere die Komplexität

Als erstes solltest Du die Komplexität reduzieren, indem Du die verschiedenen Systeme am Markt kategori­siert. Beim Schuh­kauf suchst Du ja auch nicht nach dem „besten Schuh“, sondern legst vorher fest, ob Du Wander- oder Anzugs­schuhe brauchst. Am Beispiel des Intranets könntest Du die Systeme beispiels­weise nach Ihrem Einsatz­zweck (z.B. Kommunikation, Kollaboration, Prozesse) oder Ihrer Position am Markt (z.B. Leader, wichtige Akteure, Follower) einordnen. Anschließend solltest Du Dich für eine Kategorie entscheiden und dabei das Puzzle­teil „Unternehmens­­kultur“ berück­sichtigen. Bevorzugt Ihr beispiels­weise eine sehr dynamische Kommunikation, dann könnt Ihr zu Messaging Platforms greifen. Ist Euch aber die Abbildung einer flachen Navigations­struktur wichtiger, sind Social Intranets eher vorzuziehen.

Vergleiche die favorisierten Systeme

Habt Ihr Euch für eine Kategorie entschieden, verschafft Ihr Euch einen genaueren Überblick der darin ent­haltenen Systeme. Das geht am besten mit der Ein­richtung einer Demoversion. Im Anschluss sollten aus Zeit- und Kosten­gründen etwa drei bis fünf Systeme genauer unter die Lupe genommen werden. Diese Kriterien helfen Dir dabei:

  1. Kosten
    Bei der Gegen­überstellung der Kosten gibt es mehrere Aspekte, die Du betrachten solltest. Neben den Lizenz­kosten sind auch die Kosten für Anpassungen, Hosting, Service und Integrations­maßnahmen zu berück­sichtigen. Empfehlenswert ist es die Kosten über einen längeren Zeitpunkt von etwa fünf Jahren zu vergleichen, damit Du eine bessere Übersicht über die Auswirkung von einmaligen und wiederkehrenden Kosten hast.
  2. Anforderungen
    Die verschiedenen Anforderungen solltest Du am besten in einem Anforderungs­katalog festhalten. Es empfiehlt sich eine Excel-Tabelle zu erstellen, in der einzelne Anforderungen aufgelistet, kurz erläutert und gewichtet werden. Danach bewertest Du, wie die ausgewählten Systeme hinsichtlich der einzelnen Anforderungen abschneiden. Am Ende wird die Punktzahl summiert und Du erhältst ein quantitatives Ergebnis, das wiederum als weitere Vergleichs­größe verwendet werden kann.
  3. User Experience
    Hier zählt der erste Eindruck. Dieser bildet sich innerhalb weniger Sekunden und ändert sich später meist nicht mehr bedeutend. Hör also ruhig auf Dein Bauch­gefühl. Achte allerdings darauf, dass eine gute User Experience nicht nur das Design, sondern auch eine intuitive und schnelle Nutzbarkeit des Systems meint. So hilft ein ansprechendes Mitarbeiter­profil wenig, wenn es nur schwer und durch mehrere Klicks erreicht werden kann. Bist Du Dir unsicher, wie gut die User Experience eines Systems ist? Dann wähle am besten einige Anwendungs­fälle aus und probiere in verschiedenen System durch, wie viele Klicks es beispielsweise benötigt um ein Mitarbeiterprofil aufzurufen.

Abschließend gewichtest Du die drei oben aufgelisteten Kriterien. Bei knappen Budget kannst Du den „Kosten“ eine höhere Gewichtung als den „Anforderungen“ geben.

Die oben aufgezeigte Methode wird Dir bei der System­evaluation helfen, ein fundiertes und aussage­kräftiges Ergebnis zu erhalten. Das wiederum ist die Basis für einen langfristigen Projekt­erfolg. Zusätzlich hilft es Dir auch intern, Deinen Chef und Deine Kollegen mit dem Ergebnis zu begeistern.

Bei Fragen, Unterstützung oder Anregungen schreibt uns eine E-Mail an info@kronsteg.de.

Ricardo Thiele ist Gründer und Geschäftsführer von Kronsteg. Vor seiner Zeit bei Kronsteg war er bereits für zwei Konzerne als Intranet-Projektmanager tätig. Jetzt bringt er diese Expertise in die Kundenprojekte von Kronsteg ein.

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