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So macht’s: WAGO
12
Okt 2018

So macht’s: WAGO

Wir begrüßen Jan Priebe von WAGO – einem international richtungweisenden Anbieter der Verbindungs- und Automatisierungstechnik.

Jan, stell Dich unseren Lesern bitte kurz vor.

Jan: Ich bin bei WAGO zuständig für das Thema Digital Collaboration. Studiert habe ich BWL und bin bereits seit 17 Jahren bei WAGO. Nach 10 Jahren in der IT und zwei Jahren als Assistent der Geschäfts­leitung bin ich anschließend in die Unternehmens­kommunikation ge­wechselt. Dort wurde ich dann mit dem Projekt zur Implemen­tierung eines Mitarbeiter-Portals betraut.

Heute bin ich im Corporate Marketing tätig und für die Weiter­ent­wicklung sowie alle Belange rund um das Portal zuständig. Mein Ziel ist es, dass die interne Kommuni­kation und Zusammen­arbeit möglichst effi­zient und zeit­gemäß erfolgt. Die Kombi­nation aus Organisation, Technik, Design und Content macht mir dabei unglaub­lich viel Spaß – genauso wie der rege Kontakt zu nahezu allen Fach­bereichen und Stand­orten.

Die Mitarbeiter sollen Spaß an der veränderten Arbeits­weise haben und auf der Platt­form arbeiten, weil sie selbst den Mehr­wert erkennen.

Wie sieht bei Dir ein typischer Arbeits­­­alltag aus?

Jan: Einen typischen Arbeitstag gibt es bei mir nicht – das ist das Schöne an meinem Job. Üblicherweise ver­schaffe ich mir zu Beginn des Tages einen Über­blick über anstehende Termine, aktuelle Unternehmens-News und die Aktivitäten in meinen Projekt- und Team­bereichen über Activity Feeds in unserem Kollaborations­tool. Natürlich spielt aber auch der E-Mail-Posteingang nach wie vor eine Rolle dabei, die aber merklich abnimmt. Stehen keine Termine oder Besprechungen an, gibt es viele Dinge, die dann folgen können: Die konzeptionelle Weiter­entwicklung unserer Platt­form, Evaluierung neuer Tools, Schulungen, Beratung und Support, Adminis­tration und Konfi­guration und vieles mehr. Gerne schreibe ich auch mal eine News oder designe zentrale Inhalte.

Welche Software­­lösung setzt Ihr für die Kommunikation und Zusammen­arbeit im Unter­nehmen ein?

Jan: Unser Mitarbeiter­portal basiert auf Confluence. Mit einigen Addons und Schnitt­stellen haben wir damit eine umfang­reiche Platt­form, die neben den Unternehmens-News und dem klassischen Enterprise Content auch die digitale Zusammen­arbeit bereit­stellt. In Projekt- und Team-Bereichen können sich unsere Mitarbeiter welt­weit aus­tauschen, zusammen­arbeiten und vernetzen.

Habt Ihr der Plattform einen Namen gegeben? Wenn ja, wie seid Ihr auf den Namen gekommen und wofür steht dieser?

Jan: Ein eingängiger und zum Unternehmen passender Name war für uns von Anfang an wichtig. So haben wir bereits bei Projekt­start einen Namens-Wettbewerb unter allen Mitarbeitern initiiert: Jeder konnte Vorschläge einsenden. Von vielen tollen, mehreren hundert Vorschlägen haben wir die fünf Finalisten – und die Geschäfts­leitung letztendlich Ihren Favoriten gewählt: we@wago.

Der Name steht für den Wir-Gedanken: Teamarbeit, Aufbrechen von Silos, Inhalte von Mitarbeitern für Mitarbeiter.

Was war die größte Heraus­forderung bei der Einführung oder Nutzung von Confluence? Was würdet Ihr im Nachhinein eventuell anders machen?

Jan: Eine der größten Heraus­forderungen war und ist es nach wie vor den Kultur­wandel zu begleiten, der mit einer solchen Technologie einhergeht. Das bedeutet: Zweifler überzeugen, die Vorteile immer wieder hervorheben und ganz viel schulen und unterstützen. Auch den „Working Out Loud“-Gedanken mit Transparenz und Feedback-Kultur zu pflegen – Wissen aktiv zu teilen und Kontroll­verluste zu akzeptieren – gehört mit dazu.

Das rasante Wachstum der Inhalte und der aktiven Nutzer hat uns positiv überrascht, stellt uns aber auch heute noch vor Heraus­forderungen – denn unsere Ressourcen für die Tool-Betreuung sind nicht im gleichen Maße mit gewachsen.

Hat jeder Eurer ca. 8.000 Mitarbeiter einen eigenen Account? Und wie erhalten Mitarbeiter ohne eigenen Desktop-PC Zugriff auf we@wago?

Jan: Wir haben etwa 5.000 User weltweit mit eigenem Account – die Mitarbeiter in der Produktion haben die Möglichkeit, über Terminals in der Fertigung auf die Inhalte zuzugreifen – aktuell allerdings nur lesend. In Kürze möchten wir neben digitalen Aushängen an bestimmten Stellen auch eine mobile App anbieten, die es erlaubt, Inhalte auch auf privaten mobilen Geräten zu konsumieren.

Wie profitiert Ihr von der Nutzung durch Confluence? Gibt es besonders erfolgreiche Einsatzszenarien?

Jan: Die Transparenz im Unternehmen ist durch das we@wago enorm gestiegen. Jeder Mitarbeiter welt­weit kann sich über die News informieren, was in der WAGO-Welt so los ist. Das schafft ein besseres Gesamt­bild und damit auch mehr Zufrieden­heit und Identi­fi­kation mit dem Unternehmen.
Trans­parenz ist auch ein wichtiges Stich­wort bei den kollaborativen Inhalten: Es ist heute viel einfacher auf bestehen­des Wissen zuzugreifen, die gleichen Fragen nicht immer wieder beant­worten zu müssen oder zu erkennen, wo möglicher­weise gerade an ähnlichen Themen gearbeitet wird.

So gibt es beispielsweise das Tool „Fragen an die Geschäfts­leitung“, eine interne Produkt-Info-Plattform, virtuelle Biblio­theken zum Finden und Leihen von Fach­büchern, eine Q&A-Plattform, Fahr­gemein­schaften-Börsen und vieles mehr.

Wie seid Ihr redaktionell organisiert?

Jan: Wir haben Redakteure in allen Fach­bereichen und Standorten, die den redaktionellen Content bereitstellen und pflegen. Das sind in Summe etwa 150 Personen. Hier hat jeder die gleichen Berechtigungen und wir fahren dabei ein sehr offenes Konzept. Mit Confluence ist es einfach Änderungen nachzuverfolgen oder ungewünschte An­passungen zurück­zunehmen. Daher haben wir vieles organisatorisch geregelt und weniger mit komplexen Freigabe- oder Berechtigungs­mechanismen.

Zudem gibt es eine zentrale News-Redaktion am Stamm­sitz in Deutschland, die die Unternehmens-News plant und publiziert – mit Input aus den Stand­orten und Fach­bereichen. In den größeren Standorten, die ebenfalls lokale Unternehmens-News publizieren gibt es in der Regel 2-3 Personen, die für die News vor Ort zuständig sind. Auf der Startseite findet jeder User seine personalisierte Zusammen­stellung der Neuigkeiten: Globale und lokale Unternehmens-News, die frei abonnierbaren Fach-News, sowie einen Microblog, der sich eben­falls personali­siert aus den öffen­tlichen und Kollaborations­bereichen aufbaut.

Der redaktionelle Bereich scheint sehr struktu­riert zu sein. Wie schafft Ihr, es den Nutzern die nötige Struktur im Bereich der Kollabo­ration zu geben?

Jan: Zum einen legen wir Kollaborations­bereiche zentral an. Dabei können wir sicher­stellen, dass es nicht mehrere Bereiche zu einem Thema gibt. Zusätzlich verwenden wir Templates für Projekte, Teams und Knowledge Bases. Dadurch haben neue Bereiche immer erstmal ein einheit­liches Bild und eine einheitliche Struktur. Die Bereichs­eigentümer sind dann aber frei in der Gestaltung – was Vor- und Nachteile hat.

Abschließend: Was ist Eure Vision für die Zukunft? Wie geht es weiter?

Jan: Wir möchten unser we@wago weiter in Richtung Digital Workplace entwickeln. Das bedeutet, dass die Plattform noch mehr als zentraler Einstieg in die Arbeits­welt genutzt wird. Dafür müssen Systeme näher zusammen­rücken oder mit­einander integriert werden. Dazu gehört bei uns E-Mail, der persönliche Kalender, Chat und Web- / Video-Konferenzen – aber auch ein optimiertes Task-Management und eine noch bessere Unter­stützung von Service-Prozessen. Ganz aktuell beschäftigen wir uns mit einer mobilen App und der Bereit­stellung von Inhalten auf digitalen schwarzen Brettern. Auch das Thema Extranet wird immer wichtiger, sodass dieses auch auf unserer Agenda ist.

Vielen Dank für das Interview!

Ihr habt auch Lust auf ein Interview und möchtet Eure Erfahrungen teilen? Dann schreibt uns eine E-Mail an info@kronsteg.de.

Ricardo Thiele ist Gründer und Geschäftsführer von Kronsteg. Vor seiner Zeit bei Kronsteg war er bereits für zwei Konzerne als Intranet-Projektmanager tätig. Jetzt bringt er diese Expertise in die Kundenprojekte von Kronsteg ein.

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