Mit mehr als 23.000 Mitgliedern sowie über 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist die VR-Bankverein Bad Hersfeld-Rotenburg eG die größte Genossenschaft im Landkreis Hersfeld-Rotenburg. Ihre Unternehmensgruppe vereint das Wissen und die Erfahrung aus über 140 Jahren Bankgeschäft mit modernen und innovativen Geschäftsfeldern mehrerer Tochterunternehmen.
Branche: Finanzen
Standorte: 18
Mitarbeiter: 200
Um Mitgliedern und Kunden ein hervorragendes Serviceangebot bieten zu können, benötigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Hintergrund die richtigen Tools für eine reibungslose Zusammenarbeit. Das bestehende statische Intranet des VR-Bankvereins Bad Hersfeld-Rotenburg eG wurde dem modernen Anspruch schlicht und einfach nicht mehr gerecht – Möglichkeiten zur unternehmensweiten, internen Kommunikation wurden benötigt, konnten jedoch nicht im bisherigen System abgebildet werden.
Ein frischeres, datenschutzkonformes System sollte her, dass als zentrale Informations- und Wissensplattform dient und unkompliziert mobil von jedem Firmendevice aufgerufen werden kann. Nebenbei sollte auch die interne Vernetzung und Kollaboration zwischen den verschiedenen Unternehmen und Standorten gefördert werden. Im Vordergrund steht dabei vor allem eins: Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern soll die alltägliche Arbeit grundlegend erleichtert werden.
Die Geschäftsführung erkannte die Situation und holte Kronsteg mit ins Boot: Unter der Leitung von Michael Münster, zuständig für das Prozess- und Qualitätsmanagement, wurde eine interne Task Force gegründet. Innerhalb von fünf Monaten hieß es nun, das neue System COYO OnPrem startklar zu machen.
Detaillierte Anforderungen gab es dabei auch: Ein Mitarbeiterverzeichnis mit Profilen für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter, stellt zukünftig die Weichen für die interne Vernetzung. Ein von Grund auf überarbeitetes Wiki sowie digitale Projekträume, dürften ebenfalls nicht fehlen. Interne Redakteure benötigten einen einfachen Editor und hilfreiche Redaktionswerkzeuge, um effizient Seiten selber gestalten zu können. Auch musste ein digitaler Kalender her, der die kompletten Veranstaltungen der VR-Bankverein Unternehmensgruppe verwaltet.
Angesichts dessen, dass die Systemauswahl bereits stattgefunden hatte, ging es direkt ans Eingemachte: Kronsteg unterstützte bei der Konzeptionsphase und der anschließenden Konfiguration des Systems. Parallel hieß es, den Informationsschatz, der sich über Jahre in dem alten Intranet angesammelt hatte, gewissenhaft zu migrieren. Da die Inhalte manuell übertragen werden mussten, war dies der perfekte Zeitpunkt um Content Hygiene zu betreiben: Das Migrationsteam nahm bei diversen Inhalten eine Neugestaltung vor – umso ansprechender konnten diese in dem neuen System präsentiert werden.
Da die vielfältigen technischen Möglichkeiten des Social Intranets COYO auch einen kulturellen Wandel mit sich bringen mussten, wurden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Unterstützung von Kronsteg in intensiven Schulungen und mit einem phasenweisen Rollout umfangreich auf den Wechsel vorbereitet.
Dieses gewissenhafte Vorgehen wurde mit einem beachtlichen Ergebnis belohnt: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können interne Experten durch das neue System schnell identifizieren sowie jederzeit und überall auf wichtige Informationen zugreifen, um Mitglieder und Kunden qualifiziert und umfangreich zu beraten.
90 % aktive Nutzerrate: Hohe Akzeptanz des Systems
30+ Wiki-Artikel: Schneller Zugriff auf häufig gestellte Fragen
60 % schnellerer Austausch: Mitarbeiterverzeichnis und Chat
Auch die hohen Sicherheitsmerkmale, die das neue System mit sich bringen sollte, taten dem kein Abbruch: Der VR-Bankverein profitiert nun von einem hochmodernen, optisch ansprechenden und mobilen Intranet. Kollaboration, Wissensmanagement, interaktiver Austausch und unternehmensweite Kommunikation werden neu gedacht – und mit COYO vorbildlich umgesetzt.
„Dank der Unterstützung von Kronsteg haben wir unser neues Intranet erfolgreich konzipiert und konnten die geplante Einführung in 5 Monaten durchsetzen. Unser neues Intranet ebnet uns nun den Weg zu einer völlig neuen Art der täglichen Zusammenarbeit.”
Prozess- und Qualitätsmanagement
