Wir bei CHEPLAPHARM

Kunde

Als global agierendes Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland hat CHEPLAPHARM über nahezu zwei Dekaden eine nachhaltige und führende Plattform für Specialty Pharma etabliert. Dabei investiert CHEPLAPHARM weltweit in langjährig positionierte Markenprodukte forschender Pharmaunternehmen, entwickelt diese behutsam und mit viel Erfahrung weiter und vertreibt sie weltweit.

Gegründet im Jahr 1998 ist CHEPLAPHARM heute ein wichtiger und verlässlicher Partner für die forschende Pharmaindustrie und sichert zudem die Verfügbarkeit hunderter etablierter und bewährter Medikamente für Millionen Patienten rund um den Globus. Dabei steht für CHEPLAPHARM ein nachhaltiges Paradigma für die Pharmaindustrie und Gesellschaft im Mittelpunkt der Unternehmensstrategie, das den kompletten Wertschöpfungskreislauf und die Bedürfnisse aller Beteiligten im Blick hat.

Branche: Pharma

Standorte: 6

Mitarbeiter: 800

Hintergrund

In den letzten Jahren ist CHEPLAPHARM kontinuierlich stark gewachsen. Um dieses Wachstum auch in der Zukunft erfolgreich bewältigen zu können, wurde vom Vorstand ein nachhaltiges Transformationsprogramm mit einer Reihe von Veränderungsprojekten angestoßen mit dem Ziel, weiterhin exzellente Arbeit leisten und den 800 Mitarbeitenden dabei ein angenehmes Arbeitsumfeld bieten zu können. Themen, die es im Zuge der Transformation zu bewältigen galt, waren u. a. Prozessoptimierungen, die Entwicklung bestehender Mitarbeitender sowie die Gewinnung neuer Kolleginnen und Kollegen. Nachhaltigkeit, soziale Verantwortung und Governance standen ebenfalls im Zentrum des Transformationsprogramms.

Damit dies gelingen konnte, war die Sicherstellung der internen Kommunikation, die Etablierung eines Kommunikationskonzeptes und der Aufbau einer zentralen Kommunikationsabteilung oberstes Ziel. Denn nur durch eine offene und transparente Kommunikation, die das gesamte Transformationsprojekt stützte, konnte das Informationsbedürfnis der Mitarbeitenden an den sechs Standorten weltweit gewährleistet werden. Da es bisher keine vergleichbare Kommunikationsplattform im Unternehmen gab, wurde schnell klar, dass als Basis ein (Social) Intranet eingeführt werden soll.

Auftrag

Um ein modernes Social Intranet auszuwählen, das eine zielgerichtete Kommunikation in Echtzeit ermöglicht, beauftragte CHEPLAPHARM die Intranet-Agentur Kronsteg mit der Softwareauswahl und der anschließenden Einführung. Unter der Leitung von Alexander Jan Sosnitza wurde ein Kernprojektteam auf Seiten von CHEPLAPHARM gebildet.

Das Projekt startete mit der Analysephase und der sorgfältigen Ausarbeitung von Anforderungen an das zukünftige Intranet: Um die Arbeitseffizienz und Produktivität langfristig zu steigern, benötigte es ein Intranet, dass durch den zentralen Einstiegspunkt in den digitalen Arbeitsplatz transparente und zielgruppengerichtete Kommunikation gewährleisten kann.

Zudem sollte das Intranet Mitarbeitenden zukünftig die Möglichkeit bieten, sich besser untereinander auszutauschen, zu vernetzen und so das Zugehörigkeitsgefühl und die Identifikation mit dem Unternehmen zu festigen. Zu guter Letzt wünschte sich CHEPLAPHARM die Möglichkeit zum Aufbau einer zentralen Wissensdatenbank, einem Wiki, im Intranet. All diese Anforderungen erfüllt die Intranet-Software Haiilo bedenkenlos – die Auswahl war getroffen!

Vorgehen

Nun ging es an den spannenden Teil der Intranet-Einführung! Während der Konzeptionsphase wurden u. a. die Sitemap für den statischen und den interaktiven Teil des Intranets erarbeitet, ein Rollen & Rechtekonzept festgelegt, Newskanäle definiert und die Startseite erarbeitet. Nach der technischen Einrichtung konnte auch die inhaltliche Einrichtung starten: Die Erarbeitung eines Redaktionskonzepts und des Migrationsplans auf Basis von praktischen Seiten-Templates bildeten den Startschuss für diese Projektphase! Inhalte wurden gesichtet, aufbereitet und in das neue Intranet CheplaNET überführt. Alle Mitarbeitenden von CHEPLAPHARM konnten in einem Wettbewerb an der Namensfindung des CheplaNETs teilhaben. Zudem wurde eine zentrale Wissensdatenbank – das CHEPLA-Wiki – aufgebaut. Hier finden Mitarbeitende zukünftig alle wichtigen Dokumente: von A wie Arbeitszeit, U wie Unternehmenspräsentation bis V wie Visitenkarten.

Zeitgleich wurden Schulungen durchgeführt, um aus ausgewählten Mitarbeitenden CHEPLAPHARMs die neuen Zentral- und Fachredakteure sowie die technischen Admins des Intranets zu machen! Unterstützende Materialien und kleine Videos für alle zukünftigen Nutzenden bereitete Kronsteg für CHEPLAPHARM in deutscher und englischer Sprache vor. Schließlich sollten auch die Kolleginnen und Kollegen an den Standorten in Frankreich oder Japan die Möglichkeit bekommen, die Plattform in der Zukunft zu nutzen und sich mit ihren Kollegen in Deutschland zu vernetzen! Begleitendes Change-Management dürfte ebenfalls nicht fehlen: Ein Key Visual und ein Intranet-Avatar – die Info-Pille – wurden erarbeitet. Eine Videobotschaft der Geschäftsführung an die Belegschaft und ein E-Mail-Newsletter, welcher die Mitarbeitenden auf den bevorstehenden Go-live vorbereitete, waren ebenfalls im Programm.

Ergebnis

Jetzt liefert das CheplaNET allen CHEPLAPHARM-Mitarbeitenden die tägliche Dosis Informationen! Unternehmensweite Newsletter über das E-Mail-Postfach gehören der Vergangenheit an, heute werden alle wichtigen News direkt über das Intranet bereitgestellt – entweder unternehmensübergreifend oder ganz gezielt an einzelne Gruppen im Unternehmen. Durch die komfortablen Kommunikationsprozesse bekommen alle Mitarbeitenden nun regelmäßig Updates zu wichtigen Projekten, Neuerungen und Ereignissen rund um den Transformationsprozess – dieser kann nämlich nun auch endlich durch CheplaNET kommunikativ begleitet werden.

31 Newskanäle: Schnelle Informationsweitergabe für die richtige Zielgruppe

37 Informationsseiten: Abteilungs-, Standort-, Service- und Konzerninformationen zentral gebündelt

128 Wiki-Artikel: Eine große Wissenssammlung

Wir sagen: Der Grundstein für den besseren Informationsaustausch im Unternehmen ist erfolgreich gelegt. Jetzt heißt es bestehende Informationsstrukturen auszubauen und zu festigen. So versprechen auch die nächsten Jahre für CHEPLAPHARM einen vollen Erfolg!

SOFTWARE

Haiilo

PROJEKTLAUFZEIT

6 Monate

ERFOLGSPAKET

Systemauswahl + Einführung

Das sagt CHEPLAPHARM

„Kronsteg hat uns nicht nur bei der Auswahl der richtigen Software, sondern auch bei der Einführung von CheplaNET hervorragend unterstützt. Die professionelle Beratung war ein echter Gewinn für unser Intranet-Projekt.”

Carsten Brandt

Corporate Communications