Ein modernes Intranet ist das Herzstück der internen Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen. Doch nicht jede Lösung kann die wach­senden Anforderungen an Flexibilität, Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit erfüllen. Ob für die Einführung eines neuen Systems oder den Wechsel eines bestehenden Anbieters – die Softwareauswahl des Intranets ist ein strate­gischer Schritt, der gut geplant sein will!

Dieser Artikel gibt Dir eine Orientierung dafür, wie Du eine strukturierte Intranet-Software-Evaluation durchführst und die passende Lösung für Dein Unternehmen findest.

Warum eine fundierte Intranet-Software-Evaluation so wichtig ist

Ein Intranet ist mehr als nur ein digitales schwarzes Brett – es soll die interne Kommunikation verbessern, Teams vernetzen und den Arbeitsalltag er­leich­tern. Doch die beste Plattform kann diese Aufgaben nur erfüllen, wenn sie zu den individuellen Anforderungen des Unternehmens passt.

Deswegen unterstützt eine gründliche Softwareauswahl des Intranets Dein Unternehmen dabei, Klarheit darüber zu gewinnen, welche Funktionen und Eigenschaften wirklich notwendig sind! Sie stellt sicher, dass die Investition in eine neue Lösung langfristig Früchte trägt und sich alle Mitarbeitenden mit dem System identifizieren können. Ohne diese Basis riskierst Du, Zeit und Ressourcen in eine Lösung zu stecken, die weder genutzt noch geschätzt wird.

Der Evaluationsprozess: So gehst Du strukturiert vor

Ein strukturierter Evaluationsprozess ist der Schlüssel, um aus der Vielzahl an Softwarelösungen diejenige auszuwählen, die perfekt zu Deinem Unter­nehmen passt! Ein klarer Ablauf hilft, wichtige Aspekte zu berück­sich­tigen, Risiken zu minimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dabei kannst Du folgendermaßen vorgehen:

1. Grundsätzliche Ziele definieren und Bedarf klären

Bevor Du Dich auf die Suche nach Software machst, solltest Du die Ziele der Evaluation klar benennen. Soll die Software die interne Kommunikation stärken, Prozesse optimieren oder fehlende Funktionen bereitstellen? Je präziser die Ziele, desto gezielter kann Dein Unternehmen den Markt analysieren.

2. Stakeholder einbeziehen

Die frühzeitige Einbindung relevanter Stakeholder aus verschiedenen Abteilungen sorgt dafür, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden. So vermeidest Du, dass später wichtige Anforderungen übersehen werden.

3. Anforderungen sammeln und priorisieren

Erstelle eine detaillierte Liste mit den Funktionen, die die neue Software erfüllen soll. Dabei kann die Durchführung von Interviews, Mitarbeiter­umfragen oder Workshops helfen. Anschließend solltest Du die Anforder­ungen priorisieren: Welche Features sind unverzichtbar, und welche eher „nice-to-have“?

4. Klare Bewertungskriterien festlegen

Um später die Angebote vergleichen zu können, brauchst Du klare Be­wertungskriterien. Typische Kategorien sind Benutzerfreundlichkeit, Skalier­barkeit, Sicherheitsstandards oder Integrationsfähigkeit. Definiere auch Kriterien für die Kostenstruktur, um das Budget einzuhalten.

5. Anbieter recherchieren und Vorauswahl treffen

Führe eine ganzheitliche Marktrecherche durch, um eine erste Liste po­tenzieller Anbieter zu erstellen. Filtere diejenigen heraus, die Deine grund­legenden Anforderungen nicht erfüllen, und konzentriere Dich auf eine handhabbare Anzahl von Anbietern.

6. Testphase durchführen

Demo-Versionen oder Testlizenzen sind eine ideale Möglichkeit, die Software in der Praxis zu prüfen.

7. Angebote einholen und vergleichen

Fordere von den favorisierten Anbietern detaillierte Angebote an, die sowohl die Kostenstruktur als auch die enthaltenen Leistungen transparent machen. Achte darauf, dass keine versteckten Zusatzkosten enthalten sind und die Angebote zu Deinem Budget passen.

8. Entscheidung treffen

Vergleiche die Ergebnisse der Tests und Angebote mit Deinen ursprünglichen Zielen und Kriterien. Beziehe Stakeholder in die finale Entscheidung ein, um eine breite Akzeptanz sicherzustellen. Die Entscheidung ist gefallen? Dann steht der Implementierung nichts mehr im Weg!

Fazit

Die Wahl der richtigen Intranet-Software ist ein entscheidender Schritt für die Zukunft Deines Unternehmens. Eine strukturierte Intranet-Software-Evaluation bietet Deinem Unternehmen dabei nicht nur Klarheit über die Anforderungen, sondern ermöglicht es auch, die Vielzahl an verfügbaren Lösungen gezielt zu bewerten. Durch klare Kriterien und die Einbindung von Stakeholdern reduzierst Du Risiken und legst den Grundstein für eine erfolgreiche Intranet-Einführung!

Insgesamt sorgt der systematische Ansatz der Intranet-Software-Evaluation dafür, dass Dein Unternehmen nicht nur kurzfristig die beste Entscheidung trifft, sondern auch langfristig von der neuen Software profitiert. So ist Dein Unternehmen optimal vorbereitet, um die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt zu meistern.

Dein Unternehmen benötigt Unterstützung bei der Intranet-Software-Evaluation? Dann lies Dich hier weiter ein, vereinbare einen Termin mit uns und wir geben Dir einen vertieften Einblick in unser Vorgehen!