Die Corona Krise hat in vielen Unternehmen einen Digitalisierungsschub ausgelöst – was für viele bedeutet, dass Microsoft Teams eingeführt wird. Das lohnt sich auch: Teams ist zwar kein Intranet, doch ein starkes Tool für die Kommunikation und Kollaboration. Du willst Teams auch in Deinem Unternehmen einführen? Dann haben wir hier 7 Tipps, um Dich auf einen guten Weg zu bringen!

Definiere und erstelle Templates

Templates für Teams zu definieren hilft, Teams schnell und einheitlich anzulegen – wenn dann ein Team erstellt wird, lässt sich das passende Template auswählen und die Kanäle werden mit den vordefinierten Plugins und Reitern eingerichtet. Es ließe sich zum Beispiel ein Template „Projekte“ anlegen. Wird dieses für ein neues Team ausge­wählt, werden automatisch Kanäle für jede Pro­jekt­phase an­gelegt – etwa „Analyse“ und „Um­setz­ung“. In diesen findest Du dann je­weils be­reits die vordefinierten Apps. So sparst Du Dir Zeit und Energie.

Sinnvolle Teams- und Kanalnamen

Die Namen von Teams und Kanälen sollten kurz sein – sonst werden sie bei manchen Endgeräten (vor allem Smartphones) einfach abgeschnitten. Zu­dem sollten sie prägnant sein, damit unverwechselbar klar ist, um was es in dem jeweiligen Kanal geht. Zur Strukturierung kannst Du die Namen zudem mit Prä- und Suffixen versehen lassen – einer sinnvollen Namens­konvention folgend, die Du zuvor in einer Liste definierst und kommunizierst.

Die Abfolge kann etwa sein: <Länderkürzel> / <extern oder intern> / <Name des Teams>,
was in der Praxis zu diesem Kanalnamen führen könnte: DE / E / Vertrieb. Hierbei solltest Du darauf achten, dass die Namen trotzdem noch kurz genug sind.

Benutzergruppen festlegen

Zur weiteren Verwaltung ist es anzuraten, Be­nutzer­gruppen im System zu definieren: Etwa nach Abteilungen (Marketing, Sales, HR etc.) oder Be­rufs­gruppen (z. B. Wissens­arbeiter, Werk­statt­mit­arbeiter, Außendienst). Diese Be­nutzer­gruppen kannst nutzen, um diese in einer Kon­versation zu erwähnen oder um mehreren Benutzern gleichzeitig Rechte zuweisen zu können.

Systemweite Plugin-Freigabe einrichten

Damit Deine Mitarbeiter nur die passenden frei­gege­benen Apps zur Ver­fügung haben, solltest Du system­weit fest­legen, welche aus­wähl­bar sind bzw. aus­geschlossen werden. So kannst Du verhindern, dass beispielsweise ein Projekt­management-Tool wie Trello plötzlich in der Markt­platz-Übersicht erscheint, obwohl es nicht vom Unter­nehmen freigegeben ist.

Rollen & Rechtekonzept bestimmen

Wer darf eigentlich ein Team und Kanäle anlegen? Fragen wie diese solltest Du durch ein Rollen- und Rechte­konzept für Deine User klären. Hierzu bestimmst Du etwa die Kategorien „Admin“ oder „Community Manager“ – dann weist Du ihnen zu, welchen Ges­taltungs­spiel­raum sie im System haben. Während Admins sämt­liche Rechte zustehen, können Community Manager etwa keine User aus dem System löschen. Da­für können sie eventuell Kanäle administrieren.

Richte Workflows & Prozesse ein

Für die IT und die Nutzer kann es sehr entlastend sein, wenn Du die Einrichtung von Provisioning Workflows veranlasst – wenn die Mitarbeiter zum Beispiel eine Freigabe zur Erstellung von Teams und Kanälen brauchen, ist es anstrengend, wenn dies ohne vordefinierte Prozesse per Mail, Telefon oder gar auf Papier angefragt werden muss. Einfacher sind vordefinierte Workflows, die eine vollautomatisierte Erstellung über eine Formularmaske gestatten, die daraufhin eventuell nur noch von der IT akzeptiert werden müssen.

Governance aufbauen

Deine Mitarbeiter betreten mit Teams ggf. einen für sie völlig neuen Raum – da helfen Leitlinien und Community­stan­dards weiter. Neben einer Netiquette kann das bedeuten, dass fest­gelegt wird, wann ein neues Team und wann ein Channel an­gelegt wird. Besonders hilfreich kann hier ein Ent­scheidungs­baum sein, denn grund­sätzlich sollten Neu­einrichtungen eher spar­sam er­folgen und allem voran Dopplungen verhindert werden.

Fazit

Mit diesen 7 Tipps kann der Microsoft Teams-Startschuss in Deinem Unternehmen fallen! Natürlich lässt sich jedes der Themen vertiefen und darüber hinaus gibt es viele weitere Worklife-Hacks, die das Arbeiten mit Teams vereinfachen. Wie Du feststellen wirst, ist Teams ein komplexes Tool, dessen Möglichkeiten sich zu erkunden lohnen.

Wenn Du bei der Einführung von Microsoft Teams Unterstützung brauchst, helfen wir Dir gerne mit unserem „Microsoft Starter-Kit“ weiter.