Für Microsoft Teams sind die Einschränkungen in der Corona Krise ein Sprungbrett: Viele Unternehmen nutzen das Tool als schnelle Lösung für Video- und Audiokonferenzen – es ist immerhin in den meisten Microsoft-Lizenzen enthalten. Daher kommt oft die Frage auf, kann Microsoft Teams als Intranet genutzt werden?

Denn wie Social Intranets, bietet Microsoft Teams Möglichkeiten zur Zusammenarbeit in Chaträumen, rudimentäre Wiki-Funktionen und zahlreiche Integrationen. Wegen dieser kann es vielleicht zur Annahme kommen, damit sei nun ein Intranet eingeführt worden: Taugt Teams denn nicht als zentraler Einstieg und das Verteilen von Unternehmensnachrichten? Das erfährst Du in diesem Artikel.

Microsoft Teams: Die Stärken

Ohne Frage: Microsofts Messaging Platform hat große Stärken in Sachen Kommunikation und Kollaboration. Mitarbeiter können sich sowohl in Team-Kanäle nach Abteilungen oder Projekten organisiert austauschen, als auch privat chatten – 1:1 und in Gruppen. Das Gleiche gilt für Telefon- und Videokonferenzen: Ob zu zweit oder mit mehreren Teilnehmern, der Austausch läuft tadellos. Durch Möglichkeiten wie das Teilen des Bildschirms oder die praktische Whiteboard-Funktion lässt sich problemlos präsentieren und veranschaulichen. Diese Anwendungsschwerpunkte machen Microsoft Teams allerdings noch nicht zum Intranet.

Einstieg ohne Startseite

Moderne Intranets zeichnen sich in der Regel durch eine Startseite als zentralen Einstieg aus, um einen Überblick zu bieten: Was sind die letzten Unternehmensnachrichten? Hat mein Kollege ein Dokument in eine Gruppe geladen? Wurde mein Post kommentiert? Wann ist das nächste Event? Alle diese Informationen werden durch ein Intranet gebündelt und in einer Art Dashboard übersichtlich dargestellt.

Eine solche Übersicht fehlt Microsoft Teams im Standard: Kanäle müssen nach wichtigen Meldungen durchsucht werden, wobei diese gerade mit zunehmender Mitarbeiterzahl unübersichtlich sind. Besonders hervorgehobene Breaking News fehlen ebenso – insgesamt ist es daher schwierig, wichtige Nachrichten auf den ersten Blick herauszufiltern. Das können jedoch Intranets, im Gegensatz zu Microsoft Teams.

Darstellung statischer Inhalte

Eine weitere Stärke von Intranets ist die ansprechende Darstellung von statischen Seiten – sei es für Abteilungs- und Standort-Infos, FAQs, IT-Leitfäden oder ein Unternehmenshandbuch. Auch Teams kann statische Inhalte in Wikis darstellen, diese verstecken sich jedoch oft als Reiter, die Du erstmal finden musst.

Die Darstellungs- und Gestaltungsmöglichkeiten sind zudem beschränkt – was sich bereits darin zeigt, dass sowohl der Wiki- als auch die Abschnittstitel ein festgelegtes Format haben und sich nicht einfärben oder in der Größe anpassen lassen. Zudem kann im Standard jeder Gruppenteilnehmer das Wiki bearbeiten und eine granulare Rechteverteilung ist aufwändig einzurichten.

Personalisierte Nachrichten

In der Regel bieten moderne Intranet Lösungen eine Nachrichtenverteilung nach Zielgruppen – das kann sowohl durch aktive Abonnements durch den User geschehen als auch durch unternehmensseitige Vorgaben, welche Nachrichten den User erreichen sollen. Diese erscheinen dann übersichtlich auf der Startseite des jeweiligen Mitarbeiters.

Die zielgruppengerechte Ausgabe von Unternehmensnachrichten ist in Microsoft Teams insofern möglich, als dass Du für die Zielgruppen Kanäle schaffst und die Nachrichten dort postest – nach Abteilungen, Standorten, Projekten etc. sortiert. Diese Nachrichten sind innerhalb der Kanäle allerdings nicht weiter kategorisierbar – beispielsweise nach Zielgruppe, Relevanz oder Themen. So kann es schnell passieren, dass bei mehreren Posts hintereinander wichtige Mitteilungen nach oben rutschen und verspätet oder gar nicht gesehen werden.

Schwierig für Großkonzerne zu nutzen

Pro Team ist die Nutzung auf 10.000 Nutzer begrenzt – und es kann maximal 5 organisationsweite Teams geben. Internationale Großkonzerne können zumindest die Nutzerzahl leicht sprengen. Allerdings ist es ohnehin unwahrscheinlich, dass diese sich der Größe nähert, weil ein Teams erfahrungsgemäß von maximal bis 250 Nutzern eingesetzt werden sollte, da es sonst durch die Flut an Meldungen unübersichtlich wird. Diese technische Hürde lösen Intranets besser als Microsoft Teams.

Unser Fazit

Microsoft Teams wird berechtigterweise als Kommunikations- und Kollaborationstool von vielen Unternehmen nachgefragt, weil genau hier auch seine Stärken liegen. Eine dezidierte Intranet Software ersetzen kann es deswegen nicht – zu groß sind die Schwächen in der Darstellung redaktioneller Inhalte, Personalisierung und dem Wissensmanagement. Als zentraler Einstieg ist Microsoft Teams ebenfalls ungeeignet, wodurch Intranets weiterhin diesen Use Case abbilden.

Als Alternative zu Microsoft Teams bietet es sich an, ein Social Intranet einzuführen – insbesondere, wenn Microsoft 365 nicht eingesetzt wird. Dann habt Ihr einen guten Ersatz zu MS Teams, da viele der Funktionen ebenfalls durch Social Intranets abgedeckt werden können.

Du möchtest ein modernes Intranet in Deinem Unternehmen einführen und dabei Microsoft Teams integrieren? Dann unterstützen wir Dich gerne – sichere Dir jetzt ein Beratungsgespräch.