Dies ist ein Artikel von unserem Softwarepartner XELOS.

Im täglichen Arbeitsleben ist Wissen unverzichtbar – es ist so allgegenwärtig wie das Einschalten eines Computers. In jedem Unternehmen bringen Teammitglieder ihren individuellen Kenntnisstand mit, lernen kontinuierlich dazu und optimieren fortlaufend Arbeitsabläufe. Doch während das Sammeln und Verwenden von Know-How von entscheidender Bedeutung ist, kann es auch schnell wieder verloren gehen. Zum Beispiel wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, Wissenssilos entstehen oder es an effektivem Wissensmanagement mangelt. Da vor allem letzteres einen großen Teil zu erfolgreicher Wissensspeicherung- und Vermittlung beitragen kann, soll es um genau diesen Aspekt im Folgenden gehen. Wir wollen dabei klären, wie viel Potenzial das Intranet für erfolgreiches Wissensmanagement bietet.

Wissensmanagement: Definition, Nutzen und Ziele

Wissensmanagement im Intranet bezeichnet den systematischen Prozess der Erfassung, Organisation, Speicherung, Verteilung und Nutzung von Wissen innerhalb einer Organisation. Dabei dient das Intranet als zentrales Medium für den Austausch und die Verwaltung von Informationen. Es umfasst die Entwicklung von Strategien, Methoden und Technologien, um sicher­zu­stellen, dass relevantes Wissen effektiv erfasst, aktualisiert und für Mitar­beitende leicht zugänglich ist.

Ziel ist es dabei, die Effizienz zu steigern, Innovation zu fördern, Fehler zu vermeiden, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Wettbewerbsfähigkeit der Organisation zu stärken. Das soll durch die effektive Nutzung von vor­handenem Wissen geschehen. Denn: Wissen stellt einen zentralen wirt­schaftlichen Vorteil dar. Bei vielen gilt es als ein zentrales Gut, das den Unterschied zwischen erfolgreichen und weniger erfolgreichen Unternehmen ausmachen kann.

Ein umfassendes Verständnis der eigenen Branche, Kundenbedürfnisse und die Fähigkeit, Trends frühzeitig zu erkennen, sind entscheidende Elemente für den langfristigen Erfolg. Unternehmen, die über ein breites Spektrum an Wissen und Fachkenntnissen verfügen, sind in der Lage, sich schnell an veränderte Marktbedingungen anzupassen. Zudem können sie innovative Lösungen entwickeln und ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten. Darüber hinaus ermöglicht ein fundiertes Wissensmanagement eine effektive Nutzung von Ressourcen und eine Reduzierung von Risiken. Indem das Unternehmen bewährte Verfahren standardisiert und kontinuierlich Best Practices verbes­sert, können sie zudem auch die Produktivität steigern. Insgesamt sind all das Faktoren, die die Grundlage für Wachstum, Innovation und Wettbewerbsvorteile bilden.

Methoden des Wissensmanagements im Intranet

Generell gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten wie Wissensmanagement umgesetzt werden kann. Beispielsweise kann das über Networking Treffen, die Ausbildung, Workshops oder auch Schulungen geschehen. Schwer­punkt­mäßig soll es im Weiteren aber um das digitale Wissensmanagement mithilfe des Intranets gehen. Die Funktionen, über die ein Intranet verfügt, variieren je nach Anbieter.

In diesem Fall beziehen sich alle Beispiele auf unser Produkt XELOS. Denn: Als Softwarehersteller haben wir durch jahrelange Einblicke in Projekte viel Erfahrung sammeln können, die wir für die Weiterentwicklung unseres Pro­dukts verwenden konnten.

Im Intranet gibt es eine breite Palette an Möglichkeiten, um das Wissens­management im eigenen Unternehmen zu gestalten.

Statusnachrichten

Zuallererst wären da Statusnachrichten. Mit ihnen ist es möglich, für alle Mitarbeitenden eines Unternehmens oder auch nur ausgewählten Bereichen wie Projektgruppen, eine Nachricht zu veröffentlichen. Diese kann neben allgemeinen Themen auch Projektstände, Aufgaben, Entwicklungen und Anhänge beinhalten. Reagieren andere NutzerInnen darauf, wird die Ver­fasserIn des Beitrags über die Neuigkeit informiert.

News

Soll es formell und ausführlich sein und auf jeden Fall alle oder vordefinierte Personengruppen erreichen, dann sind die News dafür eine gute Möglichkeit. Denn damit können Ankündigungen, zentrale Neuigkeiten und wichtige Mitteilungen für alle sichtbar gemacht werden. Bild- oder Videoelemente und Anhänge runden die Beiträge ab, um die Informationen anschaulich und vielseitig zu präsentieren.

Um sicherzustellen, dass die Neuigkeiten auch gelesen wurden, kann eine Lesebestätigung aktiviert werden. Diese Funktion bietet eine wichtige Rückmeldung darüber, wer den Artikel bereits mit „gelesen“ markiert hat. Dadurch wird den Redakteuren ermöglicht, den Erfolg der Nachrichten­verbreitung besser zu verfolgen. Die Nutzenden erhalten dann eine Be­nachrichtigung über die Lesebestätigung, was dazu beiträgt, dass die Informationen effektiv verbreitet und wahrgenommen werden.

Newsbeiträge bieten auch die Möglichkeit, auf wichtige Ereignisse oder Entwicklungen zeitnah zu reagieren und alle Beteiligten schnell zu infor­mieren. Die flexiblen Veröffentlichungsoptionen ermöglichen es, Nach­richten sofort zu veröffentlichen. Genau so können Newsbeiträge auch für einen späteren Zeitpunkt geplant werden, um die Kommunikation optimal zu steuern.

Durch die Strukturierung der Newsbeiträge in verschiedene Kategorien und die gezielte Ansprache von Zielgruppen wird sichergestellt, dass die Infor­mationen zielgerichtet und effizient an die richtigen Empfänger gelangen. Dies trägt dazu bei, dass wichtige Informationen nicht untergehen und jeder Mitarbeitende stets auf dem neuesten Stand ist.

Wiki

Eine weitere Möglichkeit des Wissensmanagements ist das Wiki – ein äußerst vielseitiges Tool, das eine breite Palette an Funktionen und Möglichkeiten bietet. Beispielsweise kann man damit Dokumente, das können unter anderem Texte oder Präsentationen sein, gemeinsam bearbeiten. Aber auch für Dokumentationen ist das Wiki bestens geeignet. Unabhängig vom Anlass können Strukturen erstellt werden, in denen unbegrenzte Mengen an Infor­mationen in Form von Bild, Schrift oder auch Video und beliebige Anhänge abgelegt werden können. Von Datenschutzinformationen für alle Angestellten bis spezielle Projektinformationen für ausgewählte Teams – das Wiki ist der perfekte Ort, um beliebige Themen festzuhalten.

Dokument Management System (DMS)

Das Dokument Management System (DMS) konzentriert sich hauptsächlich auf die Verwaltung von Dokumenten und Dateien innerhalb einer Organi­sation. Zusätzlich bietet es Funktionen zur Organisation, Speicherung, Sicherung und Zugriffssteuerung von Dokumenten.

Durch das DMS können Teammitglieder Dateien zentral ablegen und ge­meinsam bearbeiten, während die automatische Versionierung Änderungen nachvollziehbar macht. Die Integration mit Microsoft 365 erleichtert die Bearbeitung von Office-Dateien, unabhängig von Standort oder Endgerät. Zusätzlich ermöglicht das DMS das Erstellen neuer Dokumente direkt im System. Dabei werden verschiedene Formate wie MS Excel, PowerPoint oder einfache Notizen unterstützt.

Die vielseitigen Funktionen des DMS, darunter die Organisation, Speicher­ung, Sicherung und Zugriffssteuerung von Dokumenten, tragen dazu bei, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und die Produktivität zu steigern. Die strukturierte und sichere Umgebung des Systems sorgt dafür, dass Dokumente leicht auffindbar und geschützt sind, was die Effizienz der Arbeitsabläufe im Unternehmen unterstützt.

Forum

Das Forum des Intranets ist eine vielseitige Plattform, in der man Beiträge verfassen, Fragen stellen und Diskussionen führen kann. Die unterschied­lichen Kategorien des Foren-Moduls ermöglichen eine flexible Nutzung für verschiedene Zwecke, sei es als FAQ-Bereich oder als virtuelles Schwarzes Brett.

Im Diskussionsforum bekommst Du die Möglichkeit, Beiträge in separaten Threads zu erstellen und gemeinsam im Team zu diskutieren. Dabei können Beiträge mit Tags versehen und Dateianhänge hinzugefügt werden. Eine praktische Benachrichtigungsfunktion sorgt dafür, dass Nutzende über neue Beiträge informiert werden. Das Forum kann auch genutzt werden, um über Ideen abzustimmen und zu diskutieren. Dafür können Mitarbeitende zu einem Beitrag jeweils eine Stimme abgeben und so positiv oder negativ über ein Thema abstimmen.

Im Rahmen von Fragen & Antworten können gezielt Informationen eingeholt werden, wodurch von den Erfahrungen der KollegInnen profitiert wird. Die beste Antwort kann markiert werden, um sie später leichter wiederzufinden und anderen Nutzenden als hilfreich zu kennzeichnen. So bleibt wertvolles Wissen stets verfügbar und geht nicht verloren.

Das Forum kann auch als virtuelles Schwarzes Brett oder Pinnwand ver­wendet werden, auf der Ankündigungen und wichtige Unternehmens­informationen geteilt werden können. Ablaufdaten sorgen für eine zeitliche Begrenzung.

Volltextsuche

Bist Du im Intranet auf der Suche nach etwas Bestimmten, kann die Voll­textsuche weiterhelfen, die sowohl nach Personen als auch nach Bei­trägen und Dokumenten suchen kann. Um möglichst schnell das richtige Ergebnis zu finden, sortiert die Volltextsuche alle Informationen nach Rele­vanz. Wenn sich die suchende Person beispielsweise in einer Projektgruppe befindet, werden ihr zunächst die Ergebnisse aus dieser Gruppe angezeigt. Generell sehen aber alle AnwenderInnen nur die Suchergebnisse, für die er oder sie auch das erforderliche Zugriffsrecht besitzt.

Neben der Relevanz gibt es auch Filter, die die Suche weiter eingrenzen können. Beispielsweise können das Aspekte wie Autor, Datum der letzten Änderung, Sprache, meistgelikte Beiträge oder der Dokumententyp sein. Mithilfe des smarten Suchagenten ist es sogar möglich, die Suche zu speichern, sodass eine automatische Benachrichtigung erfolgt, wenn es neue Ergebnisse gibt.

Fazit: Wie viel Potenzial bietet Wissensmanagement mit dem Intranet?

Insgesamt bietet das Intranet zahlreiche Möglichkeiten für ein effektives Wissensmanagement. Durch Funktionen wie News, das Wiki, das Diskussionsforum und die Volltextsuche können Informationen gezielt bereitgestellt, diskutiert und wiedergefunden werden. Die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten ermöglichen es, die interne Kommunikation zu stärken, die Zusammenarbeit zu fördern und die Produktivität zu steigern.

Das Intranet dient nicht nur als Informationsplattform, sondern auch als aktiver Austauschraum, in dem Mitarbeitende ihr Wissen teilen, voneinander lernen und gemeinsam an Projekten arbeiten können. Durch die gezielte Ansprache von Zielgruppen und die flexible Strukturierung von Inhalten bleibt jede Person stets auf dem neuesten Stand und kann effizient auf relevante Informationen zugreifen.

Insgesamt zeigt sich, dass das Intranet eine wertvolle Ressource für Unternehmen darstellt, um ihr Wissensmanagement zu optimieren und die Leistungsfähigkeit ihrer Teams zu steigern. Durch die Integration ver­schied­ener Module und Funktionen bietet es eine ganzheitliche Lösung für die Verwaltung, Verteilung und Nutzung von Wissen innerhalb der Organisation.

Ein gut gestaltetes und durchdachtes Intranet stellt sicher, dass Unternehmen ihr Wissen effektiv nutzen und langfristig erfolgreich bleiben. Es ist ein we­sentlicher Bestandteil einer modernen Arbeitsumgebung, die auf Zusammen­arbeit, Innovation und kontinuierliches Lernen setzt.

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