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Wie Du die richtige Intranet-Software auswÀhlst
12
Okt 2018

Wie Du die richtige Intranet-Software auswÀhlst

Das aktuelle Intranet ist in die Jahre gekommen und soll ersetzt werden. Nur wie lĂ€sst sich die richtige Intranet-Software auswĂ€hlen? Um das herauszu­finden, hilft ein metho­disch fundierter Intranet-Softwarevergleich.

In der Praxis fehlt jedoch hĂ€ufig die nötige Zeit und Erfahrung. Deshalb er­hĂ€ltst Du hier einige Tipps, wie Du den richtigen Intranet-Softwareanbieter findest.

Analysiere den Markt

Im ersten Schritt solltest Du Dir einen Überblick ĂŒber die infrage kommenden Systeme ver­schaffen. Dabei hilft Dir unser großer Intranet-Software-Ver­gleich, in dem wir die wichtigsten Systeme gegenĂŒberstellen. Auch Intranet-Rankings und -Studien können Dir einen guten ersten Überblick geben. Zudem solltest Du unbedingt einen Blick in unser Whitepaper werfen, in dem wir ĂŒber aktuelle Trends des digitalen Arbeitsplatzes sprechen, die einzelnen Softwarekategorien erlĂ€utern und die wichtigsten Systeme ge­bĂŒndelt vor­stellen. Wahrscheinlich wird Dir der Markt zuerst sehr unĂŒber­sichtlich vor­kommen. Dass viele Anbieter mit Ă€hnlichen Funktionen und Mehrwerten werben, macht die Sache nicht leichter.

Reduziere die KomplexitÀt

Darum solltest Du zuerst die KomplexitĂ€t reduzieren. Das gelingt, indem Du die verschiedenen Systeme nach ihren Einsatzzwecken gruppierst. Dabei hilft Dir die Frage, worauf der Fokus der jeweiligen Intranet-Software liegt. Ist es zum Beispiel die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, die Unter­stĂŒtzung der Zusammenarbeit oder das Abbilden von Prozessen?

Die beste Intranet-Software gibt es nicht

Anschließend solltest Du Dich selbst fragen, welcher Aspekt Dir fĂŒr das zu­kĂŒnftige Intranet am wichtigsten ist. Das hilft Dir, um herauszufinden, welche Systeme Du Dir genauer anschauen solltest. Denn: Mögliche Intranet-Softwarelösungen ohne Vorauswahl zu evaluieren ist Ă€hnlich ziel­fĂŒhrend, wie ein Besuch im SchuhgeschĂ€ft ohne Dir vorher zu ĂŒberlegen, ob Du einen Anzugs- oder Wanderschuh brauchst.

Auf die Kultur kommt es an

Bei Deiner Entscheidung ĂŒber den zukĂŒnftigen Schwerpunkt des neuen Systems solltest Du ebenfalls Eure Unternehmenskultur berĂŒcksichtigen. Sind die Mitar­beitenden bereits eine sehr dynamische Kommunikation gewöhnt? Dann könntet Ihr zu Teams greifen. Ist Dir die Abbildung einer Navigation zur Orientierung wichtiger, sind Social Intranets vielleicht eher vorzuziehen. Besteht Dein Unternehmen hauptsĂ€chlich aus mobilen Mitarbeitenden? Dann ist eine Mitarbeiter-App die richtige Wahl!

Vergleiche die favorisierten Intranet-Softwares

Hast Du Dich fĂŒr eine Kategorie entschieden, solltest Du die darin ent­halt­enen Systeme genauer unter die Lupe nehmen, damit Du die pas­sende Intranet-Software auswĂ€hlen kannst. Einen ersten Eindruck kannst Du dabei durch die Einrichtung einer Demoversion gewinnen. Anschließend solltest Du die Systeme bewerten. Die folgenden Kriterien helfen Dir dabei:

  1. Kosten

    Wichtig ist, dass Du beim Vergleich der Kosten neben Lizenzpreisen auch die Kosten fĂŒr Anpassungen, Hosting, Service und Integrationen berĂŒcksichtigst. Außerdem solltest Du die Kosten am besten ĂŒber einen lĂ€ngeren Zeitraum (z. B. 5 Jahre) vergleichen. So bekommst Du eine bessere Übersicht ĂŒber die Auswirkungen von einmaligen und wieder­kehrenden Kosten.


  2. Anforderungen

    Um die verschiedenen Anforderungen festzuhalten, solltest Du am besten einen Anforderungskatalog erstellen. Wie das geht, erfĂ€hrst Du hier. Anschließend kannst Du die ausgewĂ€hlten Intranet-Softwares
    hinsichtlich der einzelnen Anforderungen bewerten. So erhÀltst Du am Ende ein quantitatives Ergebnis und kannst direkt erkennen, welches System besonders gut abgeschnitten hat.


  3. User Experience

    Hier zĂ€hlt der erste Eindruck. Dieser bildet sich innerhalb weniger Sekunden und Ă€ndert sich spĂ€ter meist nicht mehr bedeutend. Hör also ruhig auf Dein BauchgefĂŒhl, wenn Du Dich fragst, ob eine Intranet-Software eine gute User Experience hat. Möchtest Du die User Exper­ience messbar machen, helfen Dir Live-Demos, in denen Du mit Deinen Kollegen einige AnwendungsfĂ€lle ausprobieren kannst. Achtet hierbei nicht nur auf das Design, sondern auch, wie viele Klicks es beispiels­weise benötigt, um verschiedene Aktionen durchzufĂŒhren.


Abschließend kannst Du die oben aufgefĂŒhrten Kriterien noch gewichten. Bei knappem Budget beispielsweise solltest Du „Kosten“ eine stĂ€rkere Gewicht­ung als den „Anforderungen“ geben.

Fazit

Anhand der vorgestellten Methode kannst Du einen fundierten Intranet-Softwarevergleich durchfĂŒhren und erhĂ€ltst ein aussagekrĂ€ftiges Ergebnis. Damit wiederum legst Du die Basis fĂŒr einen langfristigen Projekterfolg. Wenn Du UnterstĂŒtzung bei der Auswahl der richtigen Software oder der EinfĂŒhrung benötigst, dann vereinbare ein persönliches BeratungsgesprĂ€ch mit uns! Einen Überblick ĂŒber unsere Erfolgspakete findest Du hier. Wir freuen uns, von Dir zu hören!

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