Das aktuelle Intranet ist in die Jahre gekommen und soll ersetzt werden. Nur wie lässt sich die richtige Intranet-Software auswählen? Um das herauszu­finden, hilft ein metho­disch fundierter Intranet-Softwarevergleich.

In der Praxis fehlt jedoch häufig die nötige Zeit und Erfahrung. Deshalb er­hältst Du hier einige Tipps, wie Du den richtigen Intranet-Softwareanbieter findest.

Analysiere den Markt

Im ersten Schritt solltest Du Dir einen Überblick über die infrage kommenden Systeme ver­schaffen. Dabei hilft Dir unser großer Intranet-Software-Ver­gleich, in dem wir die wichtigsten Systeme gegenüberstellen. Auch Intranet-Rankings und -Studien können Dir einen guten ersten Überblick geben. Zudem solltest Du unbedingt einen Blick in unser Whitepaper werfen, in dem wir über aktuelle Trends des digitalen Arbeitsplatzes sprechen, die einzelnen Softwarekategorien erläutern und die wichtigsten Systeme ge­bündelt vor­stellen. Wahrscheinlich wird Dir der Markt zuerst sehr unüber­sichtlich vor­kommen. Dass viele Anbieter mit ähnlichen Funktionen und Mehrwerten werben, macht die Sache nicht leichter.

Reduziere die Komplexität

Darum solltest Du zuerst die Komplexität reduzieren. Das gelingt, indem Du die verschiedenen Systeme nach ihren Einsatzzwecken gruppierst. Dabei hilft Dir die Frage, worauf der Fokus der jeweiligen Intranet-Software liegt. Ist es zum Beispiel die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, die Unter­stützung der Zusammenarbeit oder das Abbilden von Prozessen?

Die beste Intranet-Software gibt es nicht

Anschließend solltest Du Dich selbst fragen, welcher Aspekt Dir für das zu­künftige Intranet am wichtigsten ist. Das hilft Dir, um herauszufinden, welche Systeme Du Dir genauer anschauen solltest. Denn: Mögliche Intranet-Softwarelösungen ohne Vorauswahl zu evaluieren ist ähnlich ziel­führend, wie ein Besuch im Schuhgeschäft ohne Dir vorher zu überlegen, ob Du einen Anzugs- oder Wanderschuh brauchst.

Auf die Kultur kommt es an

Bei Deiner Entscheidung über den zukünftigen Schwerpunkt des neuen Systems solltest Du ebenfalls Eure Unternehmenskultur berücksichtigen. Sind die Mitar­beitenden bereits eine sehr dynamische Kommunikation gewöhnt? Dann könntet Ihr zu Teams greifen. Ist Dir die Abbildung einer Navigation zur Orientierung wichtiger, sind Social Intranets vielleicht eher vorzuziehen. Besteht Dein Unternehmen hauptsächlich aus mobilen Mitarbeitenden? Dann ist eine Mitarbeiter-App die richtige Wahl!

Vergleiche die favorisierten Intranet-Softwares

Hast Du Dich für eine Kategorie entschieden, solltest Du die darin ent­halt­enen Systeme genauer unter die Lupe nehmen, damit Du die pas­sende Intranet-Software auswählen kannst. Einen ersten Eindruck kannst Du dabei durch die Einrichtung einer Demoversion gewinnen. Anschließend solltest Du die Systeme bewerten. Die folgenden Kriterien helfen Dir dabei:

1. Kosten
   
   Wichtig ist, dass Du beim Vergleich der Kosten neben Lizenzpreisen auch die Kosten für Anpassungen, Hosting, Service und Integrationen berücksichtigst. Außerdem solltest Du die Kosten am besten über einen längeren Zeitraum (z. B. 5 Jahre) vergleichen. So bekommst Du eine bessere Übersicht über die Auswirkungen von einmaligen und wieder­kehrenden Kosten.

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2. Anforderungen
   
   Um die verschiedenen Anforderungen festzuhalten, solltest Du am besten einen Anforderungskatalog erstellen. Wie das geht, erfährst Du hier. Anschließend kannst Du die ausgewählten Intranet-Softwares
   hinsichtlich der einzelnen Anforderungen bewerten. So erhältst Du am Ende ein quantitatives Ergebnis und kannst direkt erkennen, welches System besonders gut abgeschnitten hat.

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3. User Experience
   
   Hier zählt der erste Eindruck. Dieser bildet sich innerhalb weniger Sekunden und ändert sich später meist nicht mehr bedeutend. Hör also ruhig auf Dein Bauchgefühl, wenn Du Dich fragst, ob eine Intranet-Software eine gute User Experience hat. Möchtest Du die User Exper­ience messbar machen, helfen Dir Live-Demos, in denen Du mit Deinen Kollegen einige Anwendungsfälle ausprobieren kannst. Achtet hierbei nicht nur auf das Design, sondern auch, wie viele Klicks es beispiels­weise benötigt, um verschiedene Aktionen durchzuführen.

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Abschließend kannst Du die oben aufgeführten Kriterien noch gewichten. Bei knappem Budget beispielsweise solltest Du „Kosten“ eine stärkere Gewicht­ung als den „Anforderungen“ geben.

Fazit

Anhand der vorgestellten Methode kannst Du einen fundierten Intranet-Softwarevergleich durchführen und erhältst ein aussagekräftiges Ergebnis. Damit wiederum legst Du die Basis für einen langfristigen Projekterfolg. Wenn Du Unterstützung bei der Auswahl der richtigen Software oder der Einführung benötigst, dann vereinbare ein persönliches Beratungsgespräch mit uns! Einen Überblick über unsere Erfolgspakete findest Du hier. Wir freuen uns, von Dir zu hören!