„Das hatten wir uns aber anders vorgestellt“ – Ein Satz, den Projekt­mitglieder nach Einführung des neuen Intranets lieber nicht hören möchten. Vor allem nicht, wenn viel Arbeit in die Aufnahme der Anforderungen gesteckt wurde. Deswegen ist es umso wichtiger, die Anforderungen Deiner Mitarbeitenden an die neue Platt­form korrekt zu erfassen, damit diese anschließend auch erfüllt werden können.

Warum die Art Deines Anforderungskatalogs für das neue Intranet wirklich ent­scheidend ist: In einem heraus­ragenden Anforderungskatalog sollten Anforderungen eindeutig, erklärend und leicht verständlich sein. Sonst lassen sie sich nur schwer, mit den zur Auswahl stehenden Systemen abgleichen. Damit Dir das im Projekt­verlauf gelingt, erklären wir hier, wie ein Anforderungs­katalog aussehen kann!

So sollten Anforderungskataloge für Intranets nicht aussehen

In der Praxis sehen wir immer wieder, dass Anforderungs­kataloge teil­weise wie stich­punkt­artige Auf­listungen von Funktionen aussehen. Dabei weiß längst nicht jeder, was „Mandanten­fähigkeit“ oder „Single Sign-On“ bedeutet und Anforderungen wie eine „SAP-Anbindung“ lassen viel Raum für Inter­pretationen. Diese Unklar­heit führt häufig im weiteren Verlauf zu Heraus­forderungen. Umso wichtiger wird es demnach, dass Du bereits bei der Aufnahme von Anforderungen die Nutzenden in den Mittel­punkt stellst. Schließlich sind sie diejenigen, die mit dem Intranet während der Arbeit alltäglich Kontakt haben werden.

Durch User Stories rückst Du die Nutzer in den Fokus

Wenn Du einen Intranet-Anforderungs­katalog erstellst, solltest Du deshalb mit User Stories arbeiten. Diese stammen aus der agilen Software-Entwicklung und stellen jede Anforderung in den Kontext des Benutzers.

Das geht in drei einfachen Schritten:

1. Benenne die Anforderung. Gib ihr einen möglichst kurzen und prägnanten Namen.

2. Beschreibe die Anforderung mithilfe der folgenden Vorlage:

Als [Rolle des Benutzers] möchte ich [Funktion], sodass ich [Beschreibung des Nutzens] kann.

Ein Beispiel:

„Als Redakteur möchte ich redaktionelle Werk­zeuge für die Gestaltung meiner Artikel nutzen, sodass sie leichter gelesen werden können.“

3. Lege Akzeptanz­kriterien fest. Diese definieren, inwieweit eine Anforder­ung erfüllt ist. Am Beispiel oben also welche konkreten redaktionellen Werk­zeuge ausreichen, um die Artikel gut les­bar zu machen.

Diese Vorteile bringen User Stories mit

Durch den zusätzlichen Kontext und das hohe Abstraktions­niveau der User Stories haben Projekt­mitglieder weniger Interpretations­spielraum: Die Notwendig­keit, mit bloßen Annahmen arbeiten zu müssen, wird so eliminiert! Das lässt unterschied­liche Parteien schnell erkennen, ob sie gemeinsame Anforderungen haben. Gleichzeitig ist die Formulierung der User Stories frei von technischen Details. Dadurch sind sie leicht zu verstehen und eignen sich intern besonders gut als Gesprächs- und Diskussions­grundlage.

Genauso verbessern User Stories auch die Zusammen­arbeit mit externen Projekt­mitgliedern, wie z. B. Berater oder Entwickler. Ihnen geben User Stories die Möglichkeit, bestehende Funktionen anzupassen oder alternative Funktionen vorzuschlagen. Ein Beispiel: Würde eine Anforderung „…ein Blog zur Erhaltung von Wissen im Unternehmen“ lauten, so könnte ein Intranet-Experte vorschlagen, dass sich hier auch ein Wiki anbieten würde. Bei Anforderungen, die wiederum in vereinfachter Form fest­gehalten worden sind („Muss eine Blog­funktion bieten“), wäre ein solcher Verlauf unwahr­scheinlich gewesen. Berater hätten aus dieser Anforderung den Zweck („Nach­haltige Sicherung von unternehmens­internem Wissen“) nicht erkennen können.

Der nächste Schritt: Die Systemevaluation

Für eine Systemevaluation bündelst Du die User Stories erst zu Themen­bereichen und gewichtest diese dann nach ihrer Wichtig­keit. Anschließend kannst Du die Erfüllung einer User Story anhand einer Punkte­skala bewerten. Die Akzeptanz­kriterien ermöglichen Dir dabei auch kleine Unterschiede zwischen einzelnen Funktionen der Systeme zu erkennen. Du wirst sehen: Deine Kolleginnen und Kollegen werden es Dir danken!

Fazit

Wie Du siehst, kann die Art und Weise, in der Du den Anforderungskatalog für das zukünftige Intranet verfasst, viel ausmachen! Umso wichtiger ist es demnach, bereits zu Beginn eines Projekts zur Einführung eines neuen Intranets sauber zu arbeiten und Anforderungen der Mitar­beitenden und des Unternehmens z. B. in User Stories zu erfassen! Hier bekommst Du außer­dem einen Einblick in weitere Erfolgsfaktoren von Intranet Projekten.

Wenn Du darüber hinaus Fragen zur System­evaluation, der Erstellung eines Anforderungskatalogs oder dem Prozess der System­auswahl hast, dann vereinbare hier ein persönliches Beratungsgespräch mit uns. Wir freuen uns, von Dir zu hören!