Regelmäßig kommen neue Digital-Workplace-Lösungen auf den Markt. Dabei werben die Anbieter mit einer Vielzahl von Intranet-Funktionen: Von Unter­nehmensnews und Chatfunktionen über Mitarbeiterprofile bis hin zu einer Volltextsuche. Bewirken wollen sie bessere Kommunikation, Vernetzung und Austausch in Deinem Unternehmen.

Wie verschaffst Du Dir da am besten den Durchblick im Funktions-Dschungel? In diesem Artikel erfährst Du, auf welche Funktionen Du bei der Auswahl Deines Intranets achten solltest. 

Mit welchen Funktionen gelingt die Kommunikation?

Was gibt’s Neues für mich? Die zielgruppengerechte Verteilung von Unternehmensnachrichten ist die wichtigste Aufgabe der internen Kommunikation. Um jeden Mitarbeitenden mit relevanten Nachrichten zu versorgen, ist die Möglichkeit zur Personalisierung daher eine Pflicht. Moderne Intranet-Plattformen bieten deshalb die Möglichkeit, News sowohl aktiv als auch passiv zu personalisieren.

Bei der passiven Personalisierung wird von der Redaktion vor der Veröffent­lichung bestimmt, welche Zielgruppe die News erreicht. Häufig ist es sinnvoll, die Neuigkeiten nach Standorten ausgerichtet auszuspielen. Bei der aktiven Personalisierung hingegen können Mitarbeitende selbst entscheiden, welche Inhalte sie erreichen. Möglich wird das über eine Abonnement-Funktion für Seiten oder Themenkanäle. 

Eine weitere Funktion, auf die Du Wert legen solltest, ist ein „What you see is what you get“-, kurz: WYSIWYG-Editor. Mithilfe dieser Funktion können Texte so formatiert werden, wie Du es aus gängigen Textprogrammen (bspw. Word) kennst: Per Knopfdruck und mit direkt sichtbarem Ergebnis – anstatt in Programmiersprache oder über komplexe Eingabemasken.

Wenn Dein Redaktionskonzept teilweise auf nutzergenerierte Inhalte setzt, willst Du es den textenden Personen so leicht wie möglich machen. Ein WYSIWYG-Editor ist dafür aus unserer Sicht unter den Intranet-Funktionen die eine Grundvoraussetzung. 

Während redaktionelle Inhalte Nutzende besser informieren, können soziale Funktionen die Kommunikation der Mitarbeitenden untereinander stärken. Die meisten Mitarbeitenden kennen sie bereits aus der privaten Nutzung: der Newsfeed, welcher die neusten Nachrichten anzeigt, eine Like- und Kommentarfunktion und der Chat. Mithilfe dieser Funktionen werden der unmittelbare, informelle Austausch zwischen den Mitarbeitenden und die Transparenz verbessert. 

Welche Funktionen stärken die Vernetzung der Mitarbeitenden?

Oft stellt sich bei der Arbeit die Frage: Wer ist dafür die richtige Ansprech­person? Durch Mitarbeiterprofile liegt die Antwort nur noch einen Klick entfernt. Hinterlegen Mitarbeitende dort ihre Verantwortlichkeiten und Kompetenzen, können diese anschließend über die Suche gefunden werden. Über die Angabe der E-Mail und Telefonnummer lässt sich dann ebenfalls schnell Kontakt zur Person aufnehmen.

Für den Fall, dass Mitarbeitende im Urlaub oder abwesend sind, sollten auch Vertretungen im Profil angezeigt werden können. Insgesamt ist es wichtig, dass sich einzelne Felder der Profile anpassen lassen und nicht nur durch die Software vorgegeben werden. Damit darüber hinaus nicht alle Informationen händisch eingegeben werden müssen, sollte Dein zukünftiges Intranet über Anbindungsmöglichkeiten eines Nutzerverzeichnisdienstes (z. B. Active Directory) verfügen.

So können viele Daten zu Mitarbeitenden automatisch importiert werden. Wo Du es wünscht, sollten die Nutzenden zudem eigene Angaben hinzufügen können: So können neben beruflichen Informationen auch private Informa­tionen geteilt werden, beispielsweise Hobbys und Interessen, sodass Kolleginnen und Kollegen Anknüpfungspunkte untereinander finden. 

Was brauchen Mitarbeitende im Intranet zum Austausch untereinander?

Der Austausch zu Interessen von Mitarbeitenden findet im Intranet in Communitys statt. Dabei handelt es sich um interessenspezifische Gruppen, die entweder offen für alle Mitarbeitenden sein können oder aber geschlossen inkl. Anfrage zum Eintritt. Dabei können Communitys z. B. nach der Rolle im Unternehmen („Betriebsrat“), nach Zweck („Marktplatz“) oder nach Hobby („Laufgruppe“) gegründet werden.

Welche Prozess-Funktionen helfen weiter?

Prozesse machen das Leben leichter: Vordefinierte Abläufe, die sich im besten Fall auch automatisieren lassen. Als eine der nützlichsten Intranet-Funktionen geschieht dies über Formulare, die der Nutzende ausfüllen und abschicken kann. Einfach, aber effektiv – denn: So lassen sich erfahrungs­gemäß ca. 80 % der Prozesse im Unternehmen abbilden. Dazu zählen: Urlaubs-, Fortbildungs- und Krankheitsanträge. Die restlichen 20 % sind Prozesse, die komplexe Abhängigkeiten beinhalten. Für diese ist in der Regel ein spezialisiertes System notwendig.

Gewusst wie: Funktionen zum Wissensmanagement

Je länger und spezialisierter Mitarbeitende im Unternehmen sind, desto mehr Unternehmenswissen sammeln sie an. Oft bleibt dieses wertvolle Wissen dem Rest der Organisation verschlossen – in den Köpfen der Kolleginnen und Kollegen oder isoliert im Mail-Austausch. Ein effektives Wissensmanagement hilft, diese Kenntnisse von der einzelnen Person ins Kollektiv zu überführen – Wikis sind hierfür die Funktion der Wahl.

Dort lassen sich kategorisierte Texte einfach anlegen und gemeinsam editieren, als schriebe man gemeinsam ein Buch. So bleiben die Inhalte langfristig erhalten und auffindbar. Unternehmen nutzen diese Funktion etwa, um Wissen zu ihren Produkten, Abläufen, Kunden oder auch Mitbewerbern abzulegen.

Fazit

Nun kennst Du die wichtigsten Funktionen, die ein Intranet im Jahre 2024 bieten sollte. Um herauszufinden, welche Software wirklich alle Intranet-Funktionen abdeckt, die Dein Unternehmen braucht, empfehlen wir, in einem Anforderungskatalog die verschiedenen Softwarelösungen zu vergleichen. Wie Du dabei am besten vorgehst, erklären wir in unserem Artikel über Anforderungskataloge.

Die Intranet-Funktionen alleine sind bei der Auswahl des Intranets jedoch nicht alles! Ausschlaggebend für die Akzeptanz des neuen Systems sind auch die Benutzerfreundlichkeit und kulturelle Aspekte. Wie diese verschiedenen Facetten auf der Suche nach der richtigen Plattform zusammenkommen, kannst Du in unserem Artikel zur Softwareauswahl nachlesen.

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