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Intranet Funktionen – Das sollte Dein Intranet 2020 können!
24
Jan 2020

Intranet Funktionen – Das sollte Dein Intranet 2020 können!

Regelmäßig kommen neue Digital-Workplace-Lösungen auf den Markt. Dabei werben die Anbieter mit einer Vielzahl von Intranet-Funktionen: Von Unternehmensnews und Chatfunktionen über Mitarbeiterprofile bis hin zu digitalen Arbeitsräumen. Bewirken wollen sie bessere Kommunikation, Vernetzung und Zusammenarbeit in Deinem Unternehmen.

Wie verschaffst Du Dir da am besten den Durchblick im Funktions-Dschungel? In diesem Artikel erfährst Du, auf welche Funktionen Du bei der Auswahl deines Intranets achten solltest. 

Mit welchen Funktionen gelingt die Kommunikation?

Was gibt’s Neues für mich? Die zielgruppengerechte Verteilung von Unternehmensnachrichten ist die wichtigste Aufgabe der internen Kommunikation. Um jeden Mitarbeiter mit relevanten Nachrichten zu versorgen ist Personalisierung daher eine Pflicht. Fortschrittliche Intranet-Plattformen bieten deshalb die Möglichkeit, News sowohl aktiv als auch passiv zu personalisieren.

Bei der passiven Personalisierung wird vom Redakteur vor der Veröffentlichung bestimmt, welche Mitarbeitergruppen die News erreicht. Häufig ist es etwa sinnvoll, die Neuigkeiten nach Standorten ausgerichtet auszuspielen. Bei der aktiven Personalisierung hingegen, kann der Mitarbeiter selbst entscheiden, welche Inhalte ihn erreichen. Möglich machen das eine Abonnement-Funktion für Seiten oder Themenkanäle. 

Eine weitere Funktion, auf die Du Wert legen solltest, ist ein „What you see is what you get“-, kurz: WYSIWYG-Editor. Mithilfe dieser Funktion können Texte so formatiert werden, wie Du es aus gängigen Textprogrammen (bspw. Word) kennst: Per Knopfdruck und mit direkt sichtbarem Ergebnis – anstatt in Programmiersprache oder über komplexe Eingabemasken.

Wenn Dein Redaktionskonzept teilweise auf nutzergenerierte Inhalte setzt, willst Du es Deinen Textern so leicht wie möglich machen. Ein WYSIWYG-Editor ist dafür aus unserer Sicht unter den Intranet-Funktionen die nötigsteeine Grundvoraussetzung. 

Während redaktionelle Inhalte Deine Nutzer besser informieren, können soziale Funktionen die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander stärken. Die meisten Mitarbeiter kennen sie bereits aus der privaten Nutzung: der Newsfeed, welcher die neusten Nachrichten anzeigt, eine Like- und Kommentarfunktion und der direkte Chat. Mithilfe dieser Funktionen werden der unmittelbare, etwas informellere Austausch zwischen den Mitarbeitern und die Transparenz verbessert. 

Welche Funktionen stärken die Vernetzung der Mitarbeiter?

Oft stellt sich bei der Arbeit die Frage: Wer ist dafür mein richtiger Ansprechpartner? Durch Mitarbeiterprofile liegt die Antwort nur noch einen Klick entfernt. Hinterlegen Mitarbeiter dort ihre Verantwortlichkeiten und Kompetenzen, können diese anschließend über die Suche gefunden werden. Über die Angabe der E-Mail und Telefonnummer lässt sich dann ebenfalls schnell zur Person aufnehmen.

Für den Fall, dass sie im Urlaub ist, sollten auch Vertretung im Mitarbeiterprofil angezeigt werden können. Insgesamt ist es wichtig, dass sich einzelne Felder der Profile anpassen lassen und nicht nur durch die Software vorgegeben werden. Damit darüber hinaus nicht alle Informationen händisch eingegeben werden müssen, sollte Dein zukünftiges Intranet über Anbindungsmöglichkeiten eines Nutzerverzeichnisdienstes (z. B. Active Directory) verfügen.

So können viele Mitarbeiterdaten automatisch importiert werden. Wo Du es wünscht, sollten die Nutzer zudem eigene Angaben hinzufügen können: So können neben beruflichen Informationen auch private Informationen geteilt werden, beispielsweise Hobbys und Interessen, sodass Mitarbeitern Anknüpfungspunkte untereinander finden. 

Was brauchen Mitarbeiter im Intranet für eine gute Zusammenarbeit?

Die Kollaboration der Mitarbeiter findet im Intranet in digitalen Gruppen- und Projekträume statt. Dabei sind Gruppenräume sinnvoll für einzelne Abteilungen oder Standorte. Sie könnten aber auch genutzt werden, um etwa eine Jogging-Gruppe der Mitarbeiter zu organisieren. Projekträume hingegen machen die Zusammenarbeit von interdisziplinären Teams möglich – über Abteilungs- und Standortgrenze hinweg.

Damit die Zusammenarbeit noch besser gelingt, sind für Projekträume ein Task-Manager und Kalender wichtig: Sie ermöglichen das gemeinsame Zeit- und Aufgabenmanagement. Außerdem ist es hilfreich, direkt in der Gruppe gemeinsame Dokumente bearbeiten zu können und die Änderungen anhand einer Versionshistorie nachzuvollziehen. 

Welche Prozess-Funktionen helfen weiter?

Prozesse machen das Leben leichter: Vordefinierte Abläufe, die sich im besten Fall auch automatisieren lassen. Als eine der nützlichsten Intranet-Funktionen geschieht dies über Formulare, die der Nutzer ausfüllen und abschicken kann. Einfach, aber effektiv – denn: So lassen sich erfahrungsgemäß ca. 80 % der Prozesse im Unternehmen abbilden. Dazu zählen: Urlaubs-, Fortbildungs- und Krankheitsanträge. Die restlichen 20 % sind Prozesse, die komplexe Abhängigkeiten beinhalten. Für diese ist in der Regel ein spezialisiertes System notwendig.

Gewusst wie: Funktionen zum Wissensmanagement

Je länger und spezialisierter ein Mitarbeiter im Unternehmen ist, desto mehr Unternehmenswissen sammelt er an. Oft bleibt dieses wertvolle Wissen dem Rest der Organisation verschlossen – in den Köpfen der Kollegen oder isoliert im Mail-Austausch. Ein effektives Wissensmanagement hilft, diese Kenntnisse vom Einzelnen ins Kollektiv zu überführen – Wikis sind hierfür die Funktion der Wahl.

Dort lassen sich kategorisierte Texte einfach anlegen und gemeinsam editieren, als schriebe man gemeinsam ein Buch. So bleiben die Inhalte langfristig erhalten und auffindbar. Unternehmen nutzen diese Funktion etwa, um Wissen zu ihren Produkten, Abläufen, Kunden oder auch Mitbewerbern abzulegen.

Fazit

Nun kennst Du die wichtigsten Funktionen, die ein Intranet im Jahre 2020 bieten sollte. Um herauszufinden, welche Software wirklich alle Intanet-Funktionen abdeckt, die Dein Unternehmen braucht, empfehlen wir, in einem Anforderungskatalog die verschiedenen Softwarelösungen zu vergleichen. Wie Du dabei am besten vorgehst, erklären wir in unserem Artikel über Anforderungskataloge.

Die Intranet-Funktionen alleine sind bei der Auswahl des Intranets jedoch nicht alles! Ausschlaggebend für die Akzeptanz des neuen Systems sind auch die Benutzerfreundlichkeit und kulturelle Aspekte. Wie diese verschiedenen Facetten auf der Suche nach der richtigen Plattform zusammenkommen, kannst du in unserem Artikel zur Softwareauswahl nachlesen.

Du möchtest Unterstützung bei der Auswahl und Einrichtung der passenden Software? Dann melde Dich gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch!

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