Haiilo (ehemals COYO) und Staffbase sind An­bieter von Intranet-Lösungen, die sich auf die interne Kommuni­kation in Unter­nehmen konzen­trieren. Die Software ermöglicht Unternehmen die Ver­netzung von Mitarbei­tenden über eine zentrale Plattform, die Weiter­gabe und Ver­teilung von Informa­tionen und den unternehmens­weiten Austausch. Beide Software­lösungen haben also dieselbe Intention, dabei weisen sie aller­dings einige Unter­schiede auf. Da sich die Wahl einer zu den Anforder­ungen passenden Software zudem auf den Projekt­erfolg auswirkt, sollte diese nicht leicht­fertig stattfinden.

In diesem Artikel beleuchten wir beide Software­anbieter, um sie dann ab­schließend in einen Vergleich miteinander zu setzen!

Über Haiilo als Unternehmen

Als Softwareanbieter unterstützt Haiilo Unternehmen dabei, eine starke Unternehmens­kultur aufzubauen. Der Hauptsitz des Unter­nehmens ist in Hamburg. Da das Unternehmen in Deutsch­land sitzt, ist der deutsch­sprachige Support gesichert. Mehr als 3,5 Millionen Nutzende vertrauen bereits auf die Software­lösung und nutzen diese in ihrer all­täglichen Arbeit.

Dabei funktioniert Haiilo als Social Intranet, das eine benutzer­freundliche Oberfläche bietet. Durch die einfache und intuitive Handhabung sorgt die Plattform für eine hohe Nutzer­zufriedenheit. Das Intranet weist eine Vielzahl von Funktionen auf, die sich über die Bereiche News, Vernetzung und Wis­sens­management ziehen. Die App stellt die Funktionen der Desktop-An­wen­dung auch mobil für alle Non-Desk-Worker über das Smart­phone zur Ver­fügung.

Die Lösungen von Haiilo können die interne und externe Kommuni­kation in einer Plattform verbinden! Unter­nehmen haben die Wahl: Das Modern Intranet, eine Desktop-Lösung, die als digitale Heimat für Mitarbei­tende funktioniert oder eine mobile App finden sich im Portfolio. Dabei besteht die Möglich­keit zur Multichannel-Kommunikation, durch die alle Mitarbei­tenden auf dem Kanal, den sie am liebsten nutzen, erreicht werden. Haiilo setzt auf Enterprise Security und bietet Kunden damit eine mehr­fach ISO-zerti­fizierte und EU-DSGVO-konforme Plattform. Zudem können Mitarbeitende die Mög­lich­keit bekommen, Inhalte auch in den Sozialen Netz­werken zu teilen. So wird die Employee Advocacy gefördert und die Brand Aware­ness erhöht. Eine AI-Integration, die ansprechende Inhalte innerhalb kürzester Zeit er­stellt, stellt eine erheb­liche Erleichterung für alle Redakteure und Kommuni­katoren dar. Analytics & Insights unterstützt zudem bei der Analyse von Beiträgen, Artikeln oder Events und gibt vertiefte Einblicke in das Employee Engagement. Umfragen können diese Ein­blicke noch vertiefen.

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Über Staffbase als Unternehmen

Staffbase verbindet Mitarbeitende und Unter­nehmen durch die interne Kom­muni­kation. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich in Chemnitz. Auch hier ist der deutsch­sprachige Support gesichert. Ungefähr 5 Millionen Nutzen­de profi­tieren dabei im Arbeits­alltag von der Plattform.

Die Softwarelösung dient als mobile Kommunikations­plattform und überzeugt durch den Fokus auf die Organi­sation und Bereit­stellung von redak­tionellen Inhalten. Sie bietet einen hohen Grad an Individuali­sierbarkeit und fördert so die Identi­fikation und Bindung der Nutzenden. Unternehmen können Staffbase über eine mobile App nutzen, die auf die Bedürf­nisse von Non-Desk-Workern zuge­schnitten ist.

Die Mitarbeiter-App bildet das Herzstück der Produkt­palette von Staffbase. Die App konzentriert sich auf die mobile Nutzung, im Vorder­grund steht eine effektive Kommuni­kation, die alle im Unter­nehmen erreicht. Zudem bietet Staffbase auch ein Front-Door-Intranet an, das als digitale Homebase dienen soll, welches die Kommunikation in den Mittel­punkt stellt. Das interne E-Mail-Tool unterstützt Unternehmen dabei, die E-Mail als Kommunikations­kanal strategisch neu aufzubauen. Das Tool stellt Vorlagen für News­letter (z. B. Zusammenfassung von Unternehmens­news), Call-to-Action E-Mails (z. B. Event-Anmeldungen) oder Umfragen zur Verfügung. Darüber hinaus gibt es auch Vorlagen, die das interne Branding unter­stützen. Der Drag-an-Drop-Designer hilft Kommuni­katoren ohne technische Kennt­nisse ansprech­ende Mails schnell und effizient zu erstellen. Durch unbegrenzte Benutzer­lizenzen und verschiedene Berechtigungs­stufen wird das Tool skalierbar. Eine weitere Lösung ist das Communications Control: Ein Tool zur zentrali­sierten Planung, welches Themen sowie Kanäle der internen und externen Kom­muni­kation und des Marketings bündelt. So können Kommunikations­strategien definiert, Themen- und Kampagnen­planungen erstellt und ein Redaktions­kalender gepflegt werden.

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Der Vergleich

Über die Unternehmen

Der Unternehmensreifegrad beider Anbieter ist recht ähnlich: Staffbase wurde 2014 gegründet und ist demnach jünger, dennoch wird die Platt­form von vie­len Usern genutzt, die zudem sehr interna­tional verteilt sind. Unternehmen, die Staffbase nutzen, haben oftmals mehr als 10.000 Mitarbeitende. Unter den Kunden finden sich z. B. Aldi Süd, DHL und Lufthansa Cargo.

Das Unternehmen hinter Haiilo gibt es seit 2010, demnach besteht das Social Intranet etwas länger am Markt. Dabei wird die Plattform haupt­sächlich in DACH und Großbritannien genutzt, in DACH hat Haiilo die meisten Kunden. Unternehmen, die das Intranet nutzen, haben dabei oft zwischen 300 bis 10.000 Mitarbeitende. Kunden sind z. B. Iqony, Barmenia oder PARSA Beauty.

Über das Projekt

Bezüglich der Projekt­dauer gibt es keinen großen Unter­schied. Die endgültige Dauer hängt natürlich immer auch von den Rahmen­bedingungen des indi­viduellen Projektes ab, dennoch lassen sich beide Lösungen innerhalb von 3-12 Monaten einführen. Auch hin­sichtlich der Kosten sind beide Lösungen in einer ähnlichen Kategorie einzuordnen.

Über die Funktionen

Im Bereich der Funktionen setzen beide Lösungen den Fokus auf die Bereit­stellung von redak­tionellen Inhalten. Staffbase konzen­triert sich hierbei auf die Bereit­stellung von Inhalten in Form von News-Beiträgen oder auf sta­tischen Seiten. Haiilo setzt einen ähnlichen redak­tionellen Schwerpunkt. Hinzu kommen hier noch die Schwer­punkte Vernetzung, Austausch sowie Wiki-Funktiona­litäten.

Über die mobile Nutzung und das Hosting

In Bezug auf die mobile Nutzung der Intranets ist fest­zuhalten, dass beide Anbieter sowohl für iOS als auch für Android eine native App anbieten. Bei beiden ist diese auch als White Label App, also mit dem Branding und Design Deines Unter­nehmens, verfügbar. Das ist übrigens auch für die Desktop-Ver­sion möglich: Hier können Design-Elemente wie Logo und Farben an das CD Deines Unter­nehmens ange­passt werden.

Staffbase setzt zur reibungs­losen mobilen Nutzung einen starken Fokus auf Non-Desk-Worker. Die mobile App von Haiilo ist eben­falls ausge­reift, hier stehen jedoch nicht alle Funktiona­litäten zur Verfügung –speziell Funktiona­litäten zum Erstellen von Inhalten. So lassen sich in der App beispiels­weise keine News publizieren. Das Hosting findet bei Haiilo in der deutschen Tele­kom-Cloud statt. Staffbase wird für EU-Kunden über die Microsoft Azure-Cloud in Frankfurt gehostet.

Über die Integrationen

Beide Lösungen bieten Dir eine gute Microsoft 365- und Google Workspace-Integration. Durch die Integra­tion können Events, die im Intranet erstellt werden und bei denen eine Zusage statt­findet, direkt mit dem eigenen Outlook-Kalender synchroni­siert werden. Staffbase bietet hier sogar konkrete Microsoft 365-Widgets, unter denen sich auch ein Kalender-Widget befindet. So können Nutzende den jeweils für sie konfigu­rierten Microsoft-Kalender sehen. Direkt über das Widget können Nutzende dann auch Links zu Online-Besprech­ungen aufrufen und daran teil­nehmen.

Weitere Microsoft-Widgets, die Staffbase zur Verfügung stellt, binden andere Funktiona­litäten nahtlos auf Seiten oder in News­beiträgen ein: Dabei kann eine Microsoft Teams-Übersicht oder eine Über­sicht über den Teams-Feed einge­bunden werden. Auch Haiilo integriert MS Teams gut in das Intranet: Hier kann auf dem Profil der jeweiligen Person über das Microsoft Teams-Symbol ein Dropdown-Menü geöffnet werden. Dort kann ein Chat oder eine (Video-)Anruf gestartet werden.

Über die Suchfunktion können sowohl in Haiilo als auch in Staffbase durch eine SharePoint Online-Inte­gration via FilePicker auch Dateien aus SharePoint Online durch­sucht werden. So müssen Nutzende nicht mehr über­legen, wo die Datei abgelegt ist und können einfach eine Suche für alles nut­zen. Beide Lösungen geben zudem die Möglich­keit, Dateien aus SharePoint Online an Beiträge im Intranet anzuhängen. Staffbase stellt darüber hinaus ein Dokumenten­bibliothek-Widget zur Verfügung, um eine SharePoint-Dokumenten­bibliothek hinzu­zufügen. Hier finden Nutzende eine einfache Navigation mit einem Bread­crumb-Pfad und eine Such­funktion vor.

Die Einführung mit Kronsteg

Das hört sich interessant an? Kronsteg kann Dein Unternehmen dabei unter­stützen, Haiilo oder Staffbase erfolgreich einzu­führen. Durch die Nutzung von praxis­erprobten Konzepten, wird fehlendes Experten­wissen bei der Konzep­tion nicht zu einer Heraus­forderung für Dein Unternehmen. Dabei greifen wir auf einen lang­jährigen Erfahrungs­schatz zurück und dienen als Sparrings­partner bei wichtigen Fragen und Themen. Fehlen in Deinem Unter­nehmen Ressourcen, unterstützen wir Dich bei zeit­lichen Engpässen und übernehmen langwierige Aufgaben. Als zerti­fizierter Haiilo- und Staffbase-Partner stellen wir kompetente Experten zur Ver­fügung und bieten Dir alle Leistungen aus einer Hand mit einer Fest­preisgarantie an.

Bestandteil von Leistungen können dabei z. B. die Konfi­guration der Plattform oder die Festlegung einer Intranet-Governance sein. Zudem können wir Dich auch bei der Erar­beitung und Durchführung von Kommuni­kations- und Schu­lungs­maßnahmen unterstützen. Den langfristigen Projekt­erfolg stellen wir durch Service und Support sicher, indem wir Ansprech­partner bei tech­nischen und konzeptionellen Fragen bleiben!

Fazit

Durch den Vergleich hast Du jetzt bereits mehr über Haiilo und Staffbase erfahren. Beide Lösungen können die interne Kommunikation in Deinem Unter­nehmen auf ein neues Level haben und langfristig viele Heraus­forderungen in der all­täglichen Arbeit, u. a. mit mobilen Mitarbeitenden, lösen!

Einen genaueren Einblick können wir Dir jederzeit anhand einer Demo-Version geben. Dabei beantworten wir auch gerne alle ausstehenden Fragen!