Du willst das Wissen in Deinem Unternehmen digitalisieren und Deinen Mitarbeitenden langfristig zur Verfügung stellen? Ein Intranet-Wiki kann der optimale Ort für Dein Unternehmen sein, um Wissen aller Art zu speichern und langfristig den Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen. Denn noch immer wird das unternehmensinterne Wissen oft nicht so wertvoll behandelt, wie es eigentlich ist. Und das sollten wir nun ändern – es wird Zeit, ein Intranet-Wiki zu erstellen!

Deswegen findest Du in diesem Artikel findest eine praktische Anleitung, die Dich Schritt für Schritt dabei unterstützt, eine hilfreiche Wissensdatenbank für Dein Unternehmen im Intranet aufzubauen.

Die Vorarbeit

Schritt 1: Welche Inhalte sollen in das Intranet-Wiki aufgenommen werden?

Um ein Intranet-Wiki zu erstellen, überlege Dir zunächst, welche Inhalte in Deinem Intranet-Wiki landen sollen. Braucht Dein Unternehmen ein unter­nehmensweites Wiki, das alles abdeckt? Oder wäre es besser, mehrere themenspezifische Wikis zu erstellen? Eine Kombination aus beidem könnte ebenfalls sinnvoll sein. Wichtig ist, dass Du klar definierst, welche Informa­tionen für Deine Kolleginnen und Kollegen am wertvollsten sind.

Tipps für die Inhaltsauswahl:

• Brainstorming: Sammle Ideen im Team, um sicherzustellen, dass alle relevanten Themen abgedeckt sind.
• Analyse der aktuellen Wissensquellen: Welche Informationen werden häufig nachgefragt? Welche Dokumente nutzen Mitarbeitende oft?
• Priorisierung: Bestimme, welche Themen Du sofort in das Intranet-Wiki aufnimmst und welche Du später ergänzt.

Schritt 2: Sind die benötigten Inhalte bereits irgendwo vorhanden?

Jetzt geht’s ans Eingemachte: Gibt es die benötigten Inhalte schon irgendwo? Vielleicht schlummern sie in alten E-Mails, verstreuten Dateien oder in den Köpfen der Kolleginnen und Kollegen? Diese Inhalte müssen gesammelt und eventuell auch überarbeitet werden. Fehlen einige Informationen komplett? Dann geht’s an die Erstellung. Wichtig ist, nichts zu vergessen!

Tipps, um Inhalte effizient zu sammeln und aufzubereiten:

• Bestandsaufnahme: Durchsuche bestehende Dokumente, Ordner und digitale Ablagen.
• Interviews und Umfragen: Befrage Mitarbeitende nach ihrem Wissen und ihren Informationsbedürfnissen.
• Dokumentenmanagement: Nutze Tools zur Dokumentenverwaltung, um den Überblick zu behalten und Inhalte effizient zu organisieren.

Die Umsetzung

Schritt 3: Jetzt geht’s ans Eingemachte!

Alle gesammelten Inhalte müssen jetzt gründlich geprüft und aufbereitet werden. Alte Dokumente, Merkblätter oder Formulare sollten aktualisiert werden. Weiterführende Links müssen herausgesucht und aktualisiert wer­den. Identifiziere Ansprechpersonen für spezifische Themenbereiche, die bei der Pflege der Inhalte helfen können.

Tipps für die Struktur und Formatierung:

• Kategorisierung: Ordne Inhalte in sinnvolle Kategorien, um die Navi­gation zu erleichtern.
• Standardisierung: Erstelle Vorlagen für Wiki-Seiten, damit alle Inhalte optische Einheitlichkeit aufweisen.
• Qualitätssicherung: Führe regelmäßige Reviews durch, um die Aktualität und Genauigkeit der Inhalte sicherzustellen.

Schritt 4: Wissen bereitstellen – aber richtig!

Jetzt kommt der spannende Teil: das Wissen ins Intranet stellen. Viele Intranet-Lösungen bieten spezielle Funktionen an, die es Deinem Unter­nehmen leicht machen, das gesammelte Wissen optisch ansprechend und benutzerfreundlich in einer Wissensdatenbank darzustellen. Achte darauf, dass die Inhalte leicht zu finden und gut strukturiert sind. So haben alle Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf das Wissen, das sie brauchen.

Tipps für die Bereitstellung:

• Suchfunktionen: Unterstütze die Suchfunktion im Intranet durch Hash­tags, Synonyme oder Metadaten, damit Mitarbeitende schnell finden, was sie brauchen.
• Interaktive Elemente: Binde Videos, Bilder und Diagramme ein, um die Inhalte ansprechender und verständlicher zu machen.

Schritt 5: Die Pflege und Weiterentwicklung

Die Wissensdatenbank im Intranet lebt – und Dein Unternehmen sollte die Pflege und Aktualisierung nicht vergessen! Ein Intranet-Wiki ist nie wirklich „fertig“. Es muss kontinuierlich gepflegt und erweitert werden, um relevant und nützlich zu bleiben. Bestimme Verantwortliche, die regelmäßig neue Inhalte hinzufügen und bestehende Inhalte aktualisieren, können eine große Hilfe bei der kontinuierlichen Überarbeitung des Intranet-Wikis sein.

Tipps zur langfristigen Pflege:

• Regelmäßige Updates / Revisionsschleifen: Setze feste Zeiten für Inhaltsüberprüfungen und Updates fest.
• Feedback einholen: Schaffe Möglichkeiten für Mitarbeitende, Feedback zu geben und Verbesserungen vorzuschlagen.

Fazit

Kurz gesagt bist Du mit diesen Schritten auf dem besten Weg, ein effektives Intranet-Wiki zu erstellen, das Deinem Unternehmen langfristig zugutekommt. Denn ein gut gepflegtes Intranet-Wiki kann den Wissensaustausch fördern, die Effizienz steigern und das gesamte Unternehmen voranbringen.

Vergiss dabei nicht: Ein Intranet-Wiki ist ein lebendiges System, das Dein Unternehmen kontinuierlich pflegen und erweitern sollte. Nur mit Engagement und regelmäßiger Pflege wird die Wissensdatenbank im Intranet zu einer unverzichtbaren Ressource für alle Mitarbeitenden!

Du willst mehr über mögliche Softwarelösungen erfahren? Hier haben wir alle Top 5 Intranet-Softwarelösungen für ein effizientes Wissensmanagement zusammengefasst.

Dein Unternehmen will von einer Wissensdatenbank profitieren und deswegen ein Intranet einführen? Dabei benötigt ihr Unterstützung? Wir führen Euch durch die Einführung des Intranets und erstellen das Intranet-Wiki für Dein Unternehmen auf!