Du fragst Dich, wie Du ein Intranet erstellen kannst? Grund­sätzlich können Intranets auf der Grund­lage von Techno­logien wie Typo3 oder SharePoint selber ‘erstellt’ werden. Mittler­weile gibt es jedoch einige Standard­lösungen, die in der täg­lichen Ver­wendung für Nutzende und darüber hinaus vor allem für Redak­teure erheblich leicht­gängiger sind.

Deswegen stellen wir die Frage in den Raum: Ist die Er­stellung im Sinne der Eigen­entwicklung in der heutigen Zeit noch der richtige Weg? Vieles spricht dafür, dass sich Unter­nehmen mit der Wahl einer Eigen­entwicklung keinen Gefallen tun. Zu oft haben wir mit frustrier­ten Redakteuren zu tun gehabt, die sich mit Intranets auf Typo3- oder SharePoint-Basis wort­wörtlich abge­quält haben. Die Ent­scheidung sollte also gut über­legt sein und Out-of-the-box-Lösungen mit einbe­ziehen.

In diesem Artikel wollen wir die Planung und Ent­wicklung eines Intranets des­wegen nicht aus der Perspek­tive der Eigen­entwicklung betrach­ten. Vielmehr soll es hier darum gehen, wie Dein Unter­nehmen ein Intranet Out-of-the-box ‘erstellen’ kann.

Noch eine Info: Schau doch mal in unser Whitepaper Eigenentwicklung vs. Standardlösung: Die richtige Wahl für Dein Unternehmen, wenn Du Dich vertief­ter mit dem Thema aus­einander­setzen willst. Dort geben wir Entschei­dungs­hilfen für die Eigen­entwicklung oder eine Standard­lösung.

Von der Planung zur Entwick­lung…

…die Auswahl eines passenden Systems

Mittlerweile gibt es nicht nur die eine Standard­lösung – am deutschen Markt gibt es eine Viel­zahl von Standard­entwicklungen, die von unterschied­lichen Software­entwicklern ver­trieben werden. Umso besser für Dein Unternehmen, denn so ist die Wahrschein­lichkeit hoch, dass eine Lösung gefunden wird, die einen Groß­teil Eurer Muss-Anfor­derungen abdeckt. Um heraus­zufinden, welche das sind, müssen jedoch erstmal die Anfor­derungen in Deinem Unter­nehmen erhoben werden. Anschließend kann auf Basis der Anfor­derungen dann eine Ein­grenzung und schluss­endlich auf die Auswahl des passendsten Intranets statt­finden. Das Funda­ment ist gelegt, um ein mit­reißendes Intranet zu erstellen!

…die Konzeption des Intranets

Jetzt habt ihr quasi die leere Hülle des Intranets er­worben. Diese Hülle enthält bereits eine Viel­zahl an Layout- und Design­möglichkeiten sowie Funktiona­litäten. Damit das Intranet zum Leben erweckt wird, steht im nächsten Schritt die Konzep­tion nach den Wünschen Deines Unter­nehmens an. Dazu müssen verschied­ene Dinge beachten werden: Im Zuge der Informations­architektur wird dann u. a. die Navigation bzw. Sitemap eingerichtet. Dadurch soll sicher­gestellt werden, dass die zukünf­tigen Nutzenden des Intranets alle wichtigen Inhalte schnell, einfach und so intuitiv wie möglich finden. Im Zuge der Sitemap sollte Dein Unter­nehmen auch eine Persona­lisierung der Inhalte und News festlegen: Welche Benutzer­gruppe benötigt dabei welche Infor­mationen? Nachdem die Struktur und Persona­lisierung auf Basis der Bedürf­nisse von Mitarbei­tenden fest­gelegt worden sind, kann die Ein­richtung dieser starten.

Zudem findet die Systemkonfiguration statt, welche sich aus der Anpassung aller möglichen Einstel­lungen im System zusammen­setzt. Dabei sollte immer beachten werden, dass bei der An­passung die Aus­wirkung in der Praxis für die Nutzenden klar sein muss. Auf Grund­lage dessen sollte dann Vor- und Nach­teile der jeweiligen System­einstellung identi­fiziert und diese dann dem­ent­sprechend vorge­nommen werden.

Auch die Erarbeitung eines Rechte- & Rollen­konzepts steht in der Konzep­tions­phase des Intranets auf dem Plan. Dazu müssen Benutzer­gruppen identi­fiziert werden und dann auf Basis dessen benötigte Rechte und Rollen vergeben werden. So hat der Zentral­redakteur beispiels­weise einen anderen Spiel­raum im Intranet als der Fach­redakteur.

Weiterführend muss die Gestal­tung der Startseite vorge­nommen werden. Dabei sollte sich Dein Unter­nehmen überlegen, welche Informa­tionen direkt auf der Start­seite benötigt werden. Zudem ist zu klären, ob vielleicht mehrere Startseiten für unterschied­liche Zielgruppen einge­richtet werden sollten. Nach­dem diese Informa­tionen klar sind, kann in einem zweiten Schritt die Struktur und Gestaltung der Start­seite geplant und umgesetzt werden.

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…die Umsetzung des Intranets

Weiter geht es mit der Migration & Seitenerstellung. Gab es in Deinem Unter­nehmen bereits ein tradi­tionelles Intranet, muss nun ent­schieden wer­den, welche Inhalte davon über­nommen, welche ggf. überar­beitet und welche kom­plett ver­schwinden sollen. Das geschieht auf der Grund­lage eines In­halts- und Migrationskonzeptes. Vor Go Live sollte dann dafür gesorgt werden, dass das Intranet mit allen wichtigen Inhalten be­füllt worden ist – denn Mitar­beitende werden es nur dann regel­mäßig besuchen, wenn es ihnen einen Mehr­wert bietet. Damit Dein Unternehmen die Migra­tion und Er­stellung erfolg­reich umsetzen kann, solltet ihr früh­zeitig mit einem Team aus mehreren Redak­teuren starten oder die Unter­stützung einer Intranet-Agentur in Betracht ziehen. Viele Unternehmen unter­schätzen diese Phase des Pro­jekts und müssen dann im schlimmsten Fall den Go Live nach hinten ver­schieben. Das führt in der Praxis oft zu Verwirrung bei den Mit­arbeitenden.

Fazit

So kannst Du also ein Out-of-the-box-Intranet erstellen! Natürlich müssen auch danach noch Maßnahmen ergriffen werden, wie z. B. die Befähi­gung der Mitar­beitende zur Nutzung des Systems durch Schulungen und Trainings oder die Erar­beitung eines Redaktions­konzeptes. Dennoch kannst Du Dir jetzt bestimmt schon besser vor­stellen, wie die Planung und Entwicklung eines Intranets ablaufen.

Dein Unternehmen will sich damit am liebsten nicht alleine auseinander­setzen und während der Erstellung des Intranets von einer Agentur begleitet werden? Dann melde Dich gerne bei uns!