Du fragst Dich, wie Du ein Intranet erstellen kannst? Grundsätzlich können Intranets auf der Grundlage von Technologien wie Typo3 oder SharePoint selber ‘erstellt’ werden. Mittlerweile gibt es jedoch einige Standardlösungen, die in der täglichen Verwendung für Nutzende und darüber hinaus vor allem für Redakteure erheblich leichtgängiger sind.
Deswegen stellen wir die Frage in den Raum: Ist die Erstellung im Sinne der Eigenentwicklung in der heutigen Zeit noch der richtige Weg? Vieles spricht dafür, dass sich Unternehmen mit der Wahl einer Eigenentwicklung keinen Gefallen tun. Zu oft haben wir mit frustrierten Redakteuren zu tun gehabt, die sich mit Intranets auf Typo3- oder SharePoint-Basis wortwörtlich abgequält haben. Die Entscheidung sollte also gut überlegt sein und Out-of-the-box-Lösungen mit einbeziehen.
In diesem Artikel wollen wir die Planung und Entwicklung eines Intranets deswegen nicht aus der Perspektive der Eigenentwicklung betrachten. Vielmehr soll es hier darum gehen, wie Dein Unternehmen ein Intranet Out-of-the-box ‘erstellen’ kann.
Noch eine Info: Schau doch mal in unser Whitepaper Eigenentwicklung vs. Standardlösung: Die richtige Wahl für Dein Unternehmen, wenn Du Dich vertiefter mit dem Thema auseinandersetzen willst. Dort geben wir Entscheidungshilfen für die Eigenentwicklung oder eine Standardlösung.
Von der Planung zur Entwicklung…
…die Auswahl eines passenden Systems
Mittlerweile gibt es nicht nur die eine Standardlösung – am deutschen Markt gibt es eine Vielzahl von Standardentwicklungen, die von unterschiedlichen Softwareentwicklern vertrieben werden. Umso besser für Dein Unternehmen, denn so ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass eine Lösung gefunden wird, die einen Großteil Eurer Muss-Anforderungen abdeckt. Um herauszufinden, welche das sind, müssen jedoch erstmal die Anforderungen in Deinem Unternehmen erhoben werden. Anschließend kann auf Basis der Anforderungen dann eine Eingrenzung und schlussendlich auf die Auswahl des passendsten Intranets stattfinden. Das Fundament ist gelegt, um ein mitreißendes Intranet zu erstellen!
…die Konzeption des Intranets
Jetzt habt ihr quasi die leere Hülle des Intranets erworben. Diese Hülle enthält bereits eine Vielzahl an Layout- und Designmöglichkeiten sowie Funktionalitäten. Damit das Intranet zum Leben erweckt wird, steht im nächsten Schritt die Konzeption nach den Wünschen Deines Unternehmens an. Dazu müssen verschiedene Dinge beachten werden: Im Zuge der Informationsarchitektur wird dann u. a. die Navigation bzw. Sitemap eingerichtet. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die zukünftigen Nutzenden des Intranets alle wichtigen Inhalte schnell, einfach und so intuitiv wie möglich finden. Im Zuge der Sitemap sollte Dein Unternehmen auch eine Personalisierung der Inhalte und News festlegen: Welche Benutzergruppe benötigt dabei welche Informationen? Nachdem die Struktur und Personalisierung auf Basis der Bedürfnisse von Mitarbeitenden festgelegt worden sind, kann die Einrichtung dieser starten.
Zudem findet die Systemkonfiguration statt, welche sich aus der Anpassung aller möglichen Einstellungen im System zusammensetzt. Dabei sollte immer beachten werden, dass bei der Anpassung die Auswirkung in der Praxis für die Nutzenden klar sein muss. Auf Grundlage dessen sollte dann Vor- und Nachteile der jeweiligen Systemeinstellung identifiziert und diese dann dementsprechend vorgenommen werden.
Auch die Erarbeitung eines Rechte- & Rollenkonzepts steht in der Konzeptionsphase des Intranets auf dem Plan. Dazu müssen Benutzergruppen identifiziert werden und dann auf Basis dessen benötigte Rechte und Rollen vergeben werden. So hat der Zentralredakteur beispielsweise einen anderen Spielraum im Intranet als der Fachredakteur.
Weiterführend muss die Gestaltung der Startseite vorgenommen werden. Dabei sollte sich Dein Unternehmen überlegen, welche Informationen direkt auf der Startseite benötigt werden. Zudem ist zu klären, ob vielleicht mehrere Startseiten für unterschiedliche Zielgruppen eingerichtet werden sollten. Nachdem diese Informationen klar sind, kann in einem zweiten Schritt die Struktur und Gestaltung der Startseite geplant und umgesetzt werden.
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…die Umsetzung des Intranets
Weiter geht es mit der Migration & Seitenerstellung. Gab es in Deinem Unternehmen bereits ein traditionelles Intranet, muss nun entschieden werden, welche Inhalte davon übernommen, welche ggf. überarbeitet und welche komplett verschwinden sollen. Das geschieht auf der Grundlage eines Inhalts- und Migrationskonzeptes. Vor Go Live sollte dann dafür gesorgt werden, dass das Intranet mit allen wichtigen Inhalten befüllt worden ist – denn Mitarbeitende werden es nur dann regelmäßig besuchen, wenn es ihnen einen Mehrwert bietet. Damit Dein Unternehmen die Migration und Erstellung erfolgreich umsetzen kann, solltet ihr frühzeitig mit einem Team aus mehreren Redakteuren starten oder die Unterstützung einer Intranet-Agentur in Betracht ziehen. Viele Unternehmen unterschätzen diese Phase des Projekts und müssen dann im schlimmsten Fall den Go Live nach hinten verschieben. Das führt in der Praxis oft zu Verwirrung bei den Mitarbeitenden.
Fazit
So kannst Du also ein Out-of-the-box-Intranet erstellen! Natürlich müssen auch danach noch Maßnahmen ergriffen werden, wie z. B. die Befähigung der Mitarbeitende zur Nutzung des Systems durch Schulungen und Trainings oder die Erarbeitung eines Redaktionskonzeptes. Dennoch kannst Du Dir jetzt bestimmt schon besser vorstellen, wie die Planung und Entwicklung eines Intranets ablaufen.
Dein Unternehmen will sich damit am liebsten nicht alleine auseinandersetzen und während der Erstellung des Intranets von einer Agentur begleitet werden? Dann melde Dich gerne bei uns!