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In 4 Schritten zur erfolgreichen Intranet-Migration
29
Jul 2019

In 4 Schritten zur erfolgreichen Intranet-Migration

Nicht ohne Grund ist die Migration von Inhalten die häufigste Ursache für einen verspäteten Go-Live des Intranets. Oft unterschätzen Projekt­leiter, welcher Aufwand hinter der Übertragung von Inhalten ins neue Intranet steckt. Wie Du die Fall­stricke auf dem Weg zur erfolgreichen Migration dennoch umgehen kannst, verrät dieser Artikel. 

Leitfaden für Deine Intranet-Migration

1) Inhaltsinventar

Zuerst solltest Du Dir einen Überblick darüber verschaffen, welche Inhalte überhaupt im Unternehmen existieren. Erste Anlaufstelle dafür sind Seiten und Dokumente des alten Intranets. Ebenso häufig schlummern wichtige Informationen auf gemeinsamen Laufwerken oder in Drittsystemen. Um weitere Inhaltsquellen zu identifizieren startest Du am besten eine Umfrage unter verschiedenen Nutzergruppen. Anschließend bietet es sich an, alle zu den Inhalten gesammelten Informationen (z.B. Art des Inhalts, Speicherort, Besitzer, Format) in einer Tabelle festzuhalten.

2) Inhaltsprüfung

Nachdem die Tabelle gefüllt ist, kannst Du entschieden, was mit den bestehenden Inhalten geschieht. Welche Inhalte sollten behalten, gelöscht, aktualisiert oder in ein neues Format übertragen werden? Folgende Fragen helfen Dir bei diesen Entscheidungen:

  • Sind alle Angaben korrekt und vollständig?  
  • Handelt es sich um regulatorisch oder gesetzlich notwendigen Inhalt?  
  • Wird der Inhalt häufig aufgerufen?  
  • Wird der Inhalt von vielen Mitarbeitern benötigt?  
  • Ist der Inhalt kritisch für einen Arbeitsprozess?  
  • Gibt es Abhängigkeiten zu weiteren Inhalten?  

Für eine einzelne Person sind diese Fragen jedoch nicht immer leicht zu beantworten. Deshalb solltest Du frühzeitig die Ersteller oder Verantwortlichen der jeweiligen Inhalte in das Projekt einbeziehen. Gemeinsam werdet ihr zudem leichter feststellen, welche Inhalte bisher fehlen, und daher neu erstellt werden sollten.  

3) Migrationsplan

Sobald Du die ersten Schritte erledigt hast, solltest Du Dich auf das neue Intranet fokussieren. Welche Möglichkeiten bietet es Dir zur Anordnung, Verschlagwortung, Darstellung und Ablage von Inhalten? Zusammen mit der Informations­architektur kannst Du so definieren, welche Inhalte wo landen. Außerdem solltest Du überlegen, welche Inhalte zuerst migriert werden sollten und wer dafür verantwortlich ist. Beachtest Du diese Aspekte, entsteht ein klarer Plan über den Ablauf der Migration und der Aufwand kann auf mehrere Schultern verteilt werden.

4) Inhaltsmigration & -erstellung    

Sowohl die Migration bestehender Inhalte als auch die Erstellung neuer Inhalte bedeutet jedoch viel Arbeit. Denn Inhalte vollständig automatisch aus dem alten Intranet ins neue zu übertragen, gestaltet sich in der Praxis häufig schwierig. Insbesondere wenn eine neue Software­lösung genutzt wird. Neben Kompatibilitäts­problemen kommt es hierbei auch häufig vor, dass Formatierungen nicht oder nur fehlerhaft übernommen werden. Gleiches für Metadaten oder angefügte Dateien. In den meisten Fällen bleibt eine händische Überarbeitung deshalb nicht aus. Für die Migration eines umfangreichen Intranets braucht Du deshalb auf jeden Fall ein Team, welches Dich dabei unterstützt.  

Nach der Migration ist vor der Pflege  

Nutzer eines Intranets kopieren die Verhaltens­weisen, die sie im System vorfinden. Bietet ein Intranet also gepflegte Inhalte in einer verständlichen Struktur, so werden sie sich bei der Erstellung und Ablage von Informationen daran orientieren. Für Abteilungsseiten, Wikis, Mitarbeiter­profile und Projekträume sollten deshalb bereits zum Start gute Beispiele im Intranet bereitstehen.  

Damit die Inhalte auch lange nach der Migration noch aktuell bleiben, sind regelmäßige Reviews notwendig. Im Idealfall übernehmen dies die zuständigen Inhaltsersteller selbst. Manche Software­lösungen, wie beispielsweise Wizdom, bieten hierfür sogar ein eigenes Dashboard an. Dort erhalten Redakteure eine Übersicht über anstehende Revisionen.  

Wizdom Redakteure Dashboard
Dashboard für Redakteure aus dem SharePoint Add-on Wizdom.

Gibt es ein solches Dashboard nicht, können Halb- oder Jahresreviews helfen, um regelmäßig für Ordnung zu sorgen. Dabei ist auch eine Fokussierung auf einige Teilbereiche des Intranets denkbar. So kann die Verbindung zu verschiedenen Stakeholdern aufrechterhalten und die Inhalte Stück für Stück verbessert werden. Außerdem hilft dieser Ansatz, um kontinuierlich über das Intranet zu berichten.  

Fazit  

In vielen Projekten werden der Arbeitsaufwand und die benötigte Zeit einer Inhaltsmigration unterschätzt. Dies führt nicht selten zu einem verzögerten Launch des Intranets. Beachtest Du jedoch die oben beschriebenen Schritte, gelingt Dir auch das umfangreichste Vorhaben. Gerne unterstützen wir Dich auf diesem Weg und helfen Dir, bereits zum Start des Intranets, mit relevanten Inhalten zu punkten!

 

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