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4 aktuelle Erkenntnisse aus unseren Intranet-Projekten
14
Apr 2020

4 aktuelle Erkenntnisse aus unseren Intranet-Projekten

Im Projektalltag sind unsere Experten immer am Puls der Zeit: Durch die Herausforderungen und Wünsche unserer Kunden werden wir mit aktuellen Trends konfrontiert und entwickeln stetig neue, wirksame Lösungen. Welche Trends sich in unseren Projekten der letzten Monate abgezeichnet haben, erfährst Du in diesem Artikel.

1. Gamifikation wirkt: Die Intranet-Schnitzeljagd bei fitbox

Gamification bedeutet, spieletypische Elemente und Design in Kontexte zu übertragen, die keine Spiele sind. Den Spieltrieb zukünftiger Intranet-User anzuregen, indem man ihnen eine spaßige Challenges präsentiert, hat sich bei unserem Kunden fitbox bewährt. Hier haben wir die Einführung des Social Intranets COYO begleitet (mehr zum Case erfährst Du hier). Es stand bereits fest, dass das System die Struktur und Funktionen bot, um die Zentrale und Standorte des Fitness-Franchises zukünftig besser zu vernetzen und zu informieren.

Nun galt es, sicherzustellen, dass auch die erste Schwelle zur Verankerung reibungslos verlief: Mit einer Schnitzeljagd quer durch das neue System! Durch selbständige Erkundung, versteckte Hinweise und Hilfe durch geschulte „Pfadfinder“-User wurden die Mitarbeiter so über zehn Stationen spielerisch mit dem System vertraut gemacht.

Fitbox Intranet Arni Startseite

Das kam gut an: 87% der registrierten Nutzer haben die Schnitzeljagd begonnen und 69% haben sie vollständig durchlaufen. Damit waren sie für eine weitere Nutzung bestens vorbereitet, was sich auch in der Aktivitätsrate der weiteren Monate zeigen sollte: 72% aller Mitarbeiter nutzen COYO wöchentlich zum Austausch, zur Information und zur Zusammenarbeit. Insgesamt lassen sich durch Gamification kleine Ideen mit großer Wirkung umsetzen, die äußerst effizient sind.

2. Intranet (fast) ohne IT einführbar: Kommunikationsabteilung bei Tebis am Steuer

Rein technisch sind Intranetlösungen, die „out of the box“ kommen, schnell eingeführt: Sie erfordern keinen Programmieraufwand und werden im Backend konfiguriert. Herausforderungen sind also eher, im Vorfeld die passende Software auszuwählen und diese danach anhand einer durchdachten Informationsarchitektur zu einzurichten. Bei unserem Kunden Tebis war der geringe IT-Aufwand von großem Vorteil: Die IT-Abteilung hatte bereits eine Warteschlange von abzuarbeitenden Tickets, viele Systeme parallel zu betreuen und Projekte zu managen. 

Die Einführung des Social Intranets MangoApps konnte durch Kronsteg unterstützt fast vollständig durch die Unternehmenskommunikation koordiniert werden. Einzig bei initialen Fragen zur Systemlandschaft und der Anbindung von Active Directory waren die Kollegen aus der IT gefragt – ansonsten lag das Projekt bei der Kommunikationsabteilung in den Händen jener, die die Plattform später auch verwalten und mit Inhalten füllen sollten. Das Resultat: Neben eines tiefgreifenden Verständnisses des Systems haben die Verantwortlichen auch eine anhaltende Identifikation und Verbundenheit mit „ihrer“ Plattform.

3. Verstärkte Nutzerzentrierung: „Intranet von Mitarbeitern für Mitarbeiter“ bei Wankmüller

Mitarbeiter können zunehmend bei der Auswahl und Gestaltung der digitalen Strukturen mitwirken, die sie später umgeben. So auch bei unserem Kunden Wankmüller: Ein mittelständisches Unternehmen, das hauptsächlich Mitarbeiter in der Teilfertigung beschäftigt, die an Maschinen arbeiten. Mit unserer Unterstützung entwarfen sie in einem gemeinsamen Workshop ein Bild davon, wie sie zukünftig arbeiten wollten: Vernetzung, Kommunikation und Wissen waren allen Mitarbeitern wichtig und sollten durch eine passende Software verbessert werden.

Wir banden die Mitarbeiter stark in den Auswahlprozess ein – sie testeten die verschiedenen Lösungen vorab und bewerteten ihre Benutzerfreundlichkeit. Hierbei setzte sich mit Viadesk ein vielseitiges Social Intranet durch. Mit diesem konnten die Mitarbeiter fortan digital kommunizieren und kollaborieren – unter anderem in Projekträumen mit To-Do-Listen. Das Unternehmenshandbuch wurde mit sämtlichen Maschinen- und Materialanleitungen als Wiki umgesetzt, dessen Inhalte von den Mitarbeitern selbst übertragen und teilweise neugeschrieben wurden.

So hatten die Mitarbeiter aller Fachabteilungen nicht nur bei der Tool-Auswahl, sondern auch den relevanten Inhalten mitgewirkt. Das führte dazu, dass die Software von Anfang an gut angenommen wurde und heute auch Neuzugängen dabei hilft, sich schnell einzufinden und zu vernetzen (mehr Infos zu diesem Kundenprojekt findest Du hier). Wir denken, dass der nutzerzentrierte Ansatz zukünftig immer mehr den Erfolg von Digitalprojekten bestimmen wird.

4. Freche Change-Kommunikation lohnt sich: Rennfahrerin Sina bei Seitz

In erfolgreichen Intranetprojekten trifft die ausgewählte Softwarelösung auf Mitarbeiter, die diese gerne nutzen wollen und können. Letzteres wird auch heute noch in vielen Unternehmen dem Zufall überlassen: Viel Geld floss in eine technisch hochwertige Lösung, doch die User wurden nicht darauf vorbereitet, sie anzunehmen. Hier zeichnet sich ein Paradigmenwechsel ab: Unternehmen investieren zunehmen in Nachhaltigkeit durch Verankerung.

Ein Beispiel hierfür ist unser Projekt beim Kunden Seitz. Die Autohauskette wurde von uns durch sämtliche Projektphasen zur Einführung von Office 365 mit Social Intranet begleitet – ein großes Digitalisierungspaket, das träge Prozessabläufe entschlacken und neue Arbeitsweisen ermöglichen sollte (mehr zu diesem Case hier).

Teil der Herausforderung: Es hatte bereits den Versuch gegeben, eine Branchenlösung als Social Intranet einzuführen, die sich schnell als unpraktikabel erwies. Vor diesem Hintergrund galt es, eine positive Awareness bei den Usern zu schaffen – und die Nutzer von einer zweiten Chance für den Digital Workplace zu überzeugen. Wie sollte das gelingen?

Wir dürfen vorstellen: Sina! Die frisch-frech-dynamische Botschafterin des neuen Intranets. Sie ist Rennfahrerin und stets unterwegs mit ihrem treuen VW-Käfer. Gemeinsam erleben sie Abenteuer – und erkunden Neues! Wer wäre also besser geeignet, um die Mitarbeiter von Seitz auf der Zielgeraden zum neuen Intranet zu begleiten? Das machen Sina und ihr Oldtimer auf unternehmensweitern Wallpapern, Postern, in Mails – und natürlich im Intranet, das (nicht ganz zufällig) auch „SINA“ heißt!

Die Rückmeldungen aus der Belegschaft sprechen für sich: Sina hat für einen positiven ersten Eindruck gesorgt, Spaß und Lust auf das Intranet gemacht – und auch jene mitgenommen, die wegen des vorigen Software-Versuchs kritisch waren. Unser Fazit: Der Trend zur Changekommunikation lohnt sich!

Fazit

Ob kurz- oder langfristige Trendentwicklungen: Wir begleiten Unternehmen, die sich intern auf gesellschaftlichen Wandel einstellen und ihn durch Digitalisierung mitgestalten wollen. Wenn auch Dein Unternehmen neue Arbeitsweisen etablieren oder konstruktiv mit der Coronakrise umgehen will, dann unterstützen wir Dich gerne – sichere Dir jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch.

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