Die Intranet-Suche ist heutzutage unverzichtbar. Denn moderne Intranets bieten nicht nur die aktuellen Unternehmens-News, sondern auch: Dokumente und unternehmensinternes Wissen, Wikis, Mitarbeiterprofile und noch vieles mehr. Bei dieser Fülle an Inhalten kann sich das Finden von Informationen merklich erschweren. Das geht so weit, dass manche Mitarbeiter bis zu einem Drittel ihrer Arbeitszeit auf das Einholen von Informationen ver(sch)wenden. Das macht eine funktionierende Suche zu einem Muss für jedes erfolgreiche Intranet.

Leider trifft es dennoch häufig die Suche, wenn es Kritik am bestehenden Intranet hagelt. Zugegeben ist hier die Erwartungshaltung, durch den alltäglichen Vergleich mit Google, oft auch besonders hoch. Das Problem: Eine gute Intranet-Suche lässt sich nicht allein durch technische Funktionen erreichen, sondern muss aktiv gepflegt werden. Worauf es dabei wirklich ankommt, zeigt dieser Artikel.

Was nicht vorhanden ist, kann nicht gefunden werden

Damit Deine Intranet-Suche die gewünschten Ergebnisse bringt, stelle sicher, dass alle wichtigen Unternehmensinhalte auch auf der Plattform vorhanden sind. Hierbei kann ein interdisziplinäres Redaktionsteam helfen, indem es ermittelt, welche Inhalte relevant sind und sich um deren Aufbereitung kümmert. Das Anlegen der Inhalte sollte dabei unbedingt einer verständlichen Struktur folgen, etwa den Abteilungen oder Wissensbereichen. Dadurch können Nutzer Ihre Suche auf einen bestimmten Bereich fokussieren und so die möglichen Ergebnisse von vorneherein eingrenzen.

Diese Funktionen sollte Deine Intranet-Suche enthalten

Moderne Intranetlösung bieten bereits bei Auslieferung hilfreiche Funktionen für die Suche, darunter die Volltextsuche. Mit ihr werden auch bspw. Dokumententexte, Notizen und Mitarbeiterprofile durchforstet. Hierbei werden Suchende heutzutage zusätzlich unterstützt durch Search as you type (laufende Ergebnisvorschläge während des Tippens) und Fuzzy Search (ähnliche Ergebnisse, bspw. „Kornsteg“ findet „Kronsteg“). Damit die gefundenen Ergebnisse durch die Nutzer eingegrenzt werden können, bedarf es wiederum Filtern, bspw. für unterschiedliche Dokumenttypen, Zeiträume und Ablageorte. Je nach gesuchtem Inhalt kann auch eine andere Ansicht der Ergebnisse hilfreich sein – für Fotos in Kacheln, für Word-Dateien als Liste.

So verbesserst Du die Intranet-Suche

Für die Verbesserung der Intranet-Suche ist Dein Einsatz gefragt. Denn ohne manuelle Optimierung stößt die beste Volltextsuche an ihre Grenzen. So ist es bspw. praktisch, wenn Du Promoted Results für Deine Suchenden anlegst. Das bedeutet, für bestimmte Suchbegriffe Ergebnisse festzulegen, welche an erster Stelle angezeigt werden sollen. So erscheint beim Suchbegriff „Reisebuchung“ bspw. immer als erstes, angepinntes Ergebnis das entsprechende How-to-PDF. Auch interne Verlinkungen und die sinnvolle Nutzung von Verschlagwortung kann das System nicht für Dich übernehmen. Sie sind aber nötig, um die Intranet-Suche zu verbessern, denn sie vereinfachen nicht nur dem System das Durchkämmen der Inhalte, sondern auch den Nutzern. Die Schlagwörter, auch Schlüsselwörter und Tags genannt, können frei oder nach einem vorgegebenen Katalog vergeben werden. Das Vergeben von Schlagworten kann durch vorgegebene Begriffe (Taxonomie) oder durch die Nutzer selbst gewählte Worte (Folksonomie) erfolgen. Wichtig ist hier, dass auch Synonyme zu den wichtigsten Begriffen hinterlegt werden.

Unser Fazit: Ein erfolgreiches Intranet gibt es nur mit einer optimierter Suche

Die Einführung eines Intranets verspricht vieles: Bessere Zusammenarbeit, kürzere Kommunikationswege und mehr Übersichtlichkeit. Damit der große Vorteil eines einfachen Informationszugriffs genutzt werden kann, bedarf es aber sowohl einer optimiert eingerichteten Intranet-Suche, als auch Nutzern, die befähigt sind, diese zu verwenden (bspw. durch Schulungen). Sonst ist Dein Intranet ein gefesselter Riese, der weit hinter seinem Potenzial zurückbleibt. Gerne helfen wir Dir dabei, auch diesen Abschnitt Deiner Reise zum passenden Intranet zu meistern.