In vielen mittelständischen Betrieben hapert es daran, Informationen einfach auffindbar zu machen. Ist ein Mitarbeiter beispielsweise mit der Bedienung einer Maschine überfordert und dazu gezwungen, sich unter Kollegen durchzufragen, ist das zeitintensiv und mühselig. Effizienzverluste und Mitarbeiterunzufriedenheit sind die Folge. Das Zauberwort Intranet “Wiki” (hawaiianisch für „schnell“) verspricht Besserung. Wie es zu einem echten Erfolg im Unternehmen wird, erfährst Du in diesem Artikel.

Nicht ohne mein Intranet Wiki

Ein Intranet-Wiki ist eine interne Wissensdatenbank, in die alle Mitarbeiter ihr Wissen einfließen lassen können. Das Ziel ist eine gesteigerte Transparenz von Informationen und ein effizienteres Wissensmanagement. Durch ein Wiki lässt sich die alltägliche E-Mail-Flut (und jede Menge Frust) eindämmen sowie die Einhaltung von Prozessen (z. B. Onboarding) gewährleisten.

Dabei bieten Intranet-Wikis einige Vorteile gegenüber der klassischen Informationsablage in Dokumentenform. Mittels Stichwortsuche landen Mitarbeiter zielgenau im richtigen Beitrag und können sich durch interne Verlinkungen schnell durchs Wissensnetz fortbewegen. Ein Vorgehen, dass jeder aus der privaten Welt (z. B. Wikipedia) kennt.

Außerdem haben Mitarbeiter die Möglichkeit, eigene Inhalte zu erstellen und zu aktualisieren. So wächst die Struktur ganz organisch und passt sich flexibel an die individuelle Organisation an. Die Bedienbarkeit ist denkbar einfach und falls ein Mitarbeiter mal übers Ziel hinausschießt, lassen sich vorherige Versionen leicht wiederherstellen.

Wankmüller Präzisionsmechanik macht’s vor

Die Wankmüller Präzisionsmechanik GmbH hat gemeinsam mit Kronsteg erfolgreich ein hauseigenes Intranet-Wiki eingeführt. Wunsch war es insbesondere, das Qualitätsmanagement-Handbuch zu digitalisieren, welches bislang nur in Papierform und verstreut auf verschiedene Netzlaufwerke vorlag. Hierfür haben die Experten für Zerspanungstechnik ihr Wiki mit vielen Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Bildmaterial angereichert. Zusätzlich finden sich dort weitere Inhalte zum Umgang mit Kunden, IT-Systemen und internen Prozessbeschreibungen. Der Zugriff ist dabei über PCs, mobile Endgeräte und Infoscreens an den Maschinen möglich. Dieser Schritt Richtung Digitalisierung eliminiert Fehlerquellen, erleichtert den Zugang und vervielfacht das Wissen unter den Kollegen. Für Geschäftsführer Tobias Wankmüller ist das Intranet-Wiki deshalb „ein unverzichtbarer Mehrwert im operativen Geschäft”.

Das macht ein Intranet Wiki erfolgreich

Viele Social-Intranet-Lösungen beinhalten ausgereifte Wiki-Passepartouts, somit ist die technische Umsetzung heutzutage simpel. Die größten Herausforderungen sind:

• Die Festlegung einer Struktur und die Erstellung erster Inhalte. Damit der Ball ins Rollen gerät, muss die grundsätzliche Struktur des Wikis vorgegeben sein. Wie heißen die Kapitel, wie viele Ebenen gibt es und wer erstellt die ersten Inhalte?
• Die Vergabe von Rechten und Rollen. Für Themenbereiche sowie Reviews sollten Verantwortliche definiert werden. Generell gilt jedoch, anfangs lieber zu viele Rechte an Mitarbeiter vergeben, als zu wenige. Es lohnt sich eher darüber nachzudenken, warum jemand keine Rechte für einen bestimmten Bereich bekommen sollte, als umgekehrt. So wird die Hürde zur Teilhabe niedrig gehalten.

Ordnung muss sein

Und wie bringt man nun Struktur in das Ganze? Um in der Planung Prioritäten setzen zu können, empfehlen wir Card Sorting. Innerhalb einer Expertengruppe wird, mit Hilfe von Papierkarten, eine exemplarische Navigationsstruktur erstellt. So lässt sich das zukünftige Intranet-Wiki visualisieren. Kategorien werden dafür zunächst definiert, anschließend gruppiert und zuletzt, passend für das Online-Format, strukturiert.

Ein gemeinsames Projekt

Damit Mitarbeiter motiviert sind, ihren Rollen nachzukommen, sollten sie frühzeitig in das Projekt miteinbezogen werden. Zusätzlich können, innerhalb des Systems, gezielt Anreize gesetzt werden. Eingabeorientierte Anreize fördern die Quantität, während abruforientierte Anreize die Qualität stärken. Es bietet sich also an, auf eine gute Mischung zu setzen.

Möglichkeiten, um Mitarbeitern die Beteiligung am Wiki schmackhaft zu machen, gibt es viele. Wie zum Beispiel…

• Gamification (das Einbinden von Game-Design-Elementen und Spielprinzipien; z. B. das Sammeln von Sternen/Punkten, das Freischalten neuer Lektionen, die Darstellung einer Lernkurve).
• Kommentar-/Feedback-Funktionen.
• Rating-Funktionen („Wie hilfreich war dieser Artikel?“).
• Auszeichnungen (Ersteller des Monats/Beitrag der Woche​).
• All-Time Punkte-Ratings/Expertenstatus für Ersteller, Reviewer, Teams etc.

Los geht‘s

Ein Intranet-Wiki ist genau, was Dein Unternehmen braucht? Gerne unterstützen wir Dich bei der Auswahl des passenden Systems und der Strukturierung Deiner Inhalte. Deine Mitarbeiter mit ins Boot holen, ist auch kein Problem für uns! Kontaktiere uns jederzeit unter info@kronsteg.de.