Blog

Warum auch Dein Unternehmen ein Intranet Wiki braucht
08
Okt 2019

Warum auch Dein Unternehmen ein Intranet Wiki braucht

In vielen mittelstĂ€ndischen Betrieben hapert es daran, Informationen einfach auffindbar zu machen. Ist ein Mitarbeiter beispielsweise mit der Bedienung einer Maschine ĂŒberfordert und dazu gezwungen, sich unter Kollegen durchzufragen, ist das zeitintensiv und mĂŒhselig. Effizienzverluste und Mitarbeiterunzufriedenheit sind die Folge. Das Zauberwort Intranet “Wiki” (hawaiianisch fĂŒr „schnell“) verspricht Besserung. Wie es zu einem echten Erfolg im Unternehmen wird, erfĂ€hrst Du in diesem Artikel.

Nicht ohne mein Intranet Wiki

Ein Intranet-Wiki ist eine interne Wissensdatenbank, in die alle Mitarbeiter ihr Wissen einfließen lassen können. Das Ziel ist eine gesteigerte Transparenz von Informationen und ein effizienteres Wissensmanagement. Durch ein Wiki lĂ€sst sich die alltĂ€gliche E-Mail-Flut (und jede Menge Frust) eindĂ€mmen sowie die Einhaltung von Prozessen (z. B. Onboarding) gewĂ€hrleisten.

Dabei bieten Intranet-Wikis einige Vorteile gegenĂŒber der klassischen Informationsablage in Dokumentenform. Mittels Stichwortsuche landen Mitarbeiter zielgenau im richtigen Beitrag und können sich durch interne Verlinkungen schnell durchs Wissensnetz fortbewegen. Ein Vorgehen, dass jeder aus der privaten Welt (z. B. Wikipedia) kennt.

Außerdem haben Mitarbeiter die Möglichkeit, eigene Inhalte zu erstellen und zu aktualisieren. So wĂ€chst die Struktur ganz organisch und passt sich flexibel an die individuelle Organisation an. Die Bedienbarkeit ist denkbar einfach und falls ein Mitarbeiter mal ĂŒbers Ziel hinausschießt, lassen sich vorherige Versionen leicht wiederherstellen.

WankmĂŒller PrĂ€zisionsmechanik macht’s vor

Die WankmĂŒller PrĂ€zisionsmechanik GmbH hat gemeinsam mit Kronsteg erfolgreich ein hauseigenes Intranet-Wiki eingefĂŒhrt. Wunsch war es insbesondere, das QualitĂ€tsmanagement-Handbuch zu digitalisieren, welches bislang nur in Papierform und verstreut auf verschiedene Netzlaufwerke vorlag. HierfĂŒr haben die Experten fĂŒr Zerspanungstechnik ihr Wiki mit vielen Schritt-fĂŒr-Schritt-Anleitungen und Bildmaterial angereichert. ZusĂ€tzlich finden sich dort weitere Inhalte zum Umgang mit Kunden, IT-Systemen und internen Prozessbeschreibungen. Der Zugriff ist dabei ĂŒber PCs, mobile EndgerĂ€te und Infoscreens an den Maschinen möglich. Dieser Schritt Richtung Digitalisierung eliminiert Fehlerquellen, erleichtert den Zugang und vervielfacht das Wissen unter den Kollegen. FĂŒr GeschĂ€ftsfĂŒhrer Tobias WankmĂŒller ist das Intranet-Wiki deshalb „ein unverzichtbarer Mehrwert im operativen GeschĂ€ft”.

Das macht ein Intranet Wiki erfolgreich

Viele Social-Intranet-Lösungen beinhalten ausgereifte Wiki-Passepartouts, somit ist die technische Umsetzung heutzutage simpel. Die grĂ¶ĂŸten Herausforderungen sind:

  • Die Festlegung einer Struktur und die Erstellung erster Inhalte. Damit der Ball ins Rollen gerĂ€t, muss die grundsĂ€tzliche Struktur des Wikis vorgegeben sein. Wie heißen die Kapitel, wie viele Ebenen gibt es und wer erstellt die ersten Inhalte?
  • Die Vergabe von Rechten und Rollen. FĂŒr Themenbereiche sowie Reviews sollten Verantwortliche definiert werden. Generell gilt jedoch, anfangs lieber zu viele Rechte an Mitarbeiter vergeben, als zu wenige. Es lohnt sich eher darĂŒber nachzudenken, warum jemand keine Rechte fĂŒr einen bestimmten Bereich bekommen sollte, als umgekehrt. So wird die HĂŒrde zur Teilhabe niedrig gehalten.

Ordnung muss sein

Und wie bringt man nun Struktur in das Ganze? Um in der Planung PrioritĂ€ten setzen zu können, empfehlen wir Card Sorting. Innerhalb einer Expertengruppe wird, mit Hilfe von Papierkarten, eine exemplarische Navigationsstruktur erstellt. So lĂ€sst sich das zukĂŒnftige Intranet-Wiki visualisieren. Kategorien werden dafĂŒr zunĂ€chst definiert, anschließend gruppiert und zuletzt, passend fĂŒr das Online-Format, strukturiert.

Ein gemeinsames Projekt

Damit Mitarbeiter motiviert sind, ihren Rollen nachzukommen, sollten sie frĂŒhzeitig in das Projekt miteinbezogen werden. ZusĂ€tzlich können, innerhalb des Systems, gezielt Anreize gesetzt werden. Eingabeorientierte Anreize fördern die QuantitĂ€t, wĂ€hrend abruforientierte Anreize die QualitĂ€t stĂ€rken. Es bietet sich also an, auf eine gute Mischung zu setzen.

Möglichkeiten, um Mitarbeitern die Beteiligung am Wiki schmackhaft zu machen, gibt es viele. Wie zum Beispiel


  • Gamification (das Einbinden von Game-Design-Elementen und Spielprinzipien; z. B. das Sammeln von Sternen/Punkten, das Freischalten neuer Lektionen, die Darstellung einer Lernkurve).
  • Kommentar-/Feedback-Funktionen.
  • Rating-Funktionen („Wie hilfreich war dieser Artikel?“).
  • Auszeichnungen (Ersteller des Monats/Beitrag der Woche​).
  • All-Time Punkte-Ratings/Expertenstatus fĂŒr Ersteller, Reviewer, Teams etc.

Los geht‘s

Ein Intranet-Wiki ist genau, was Dein Unternehmen braucht? Gerne unterstĂŒtzen wir Dich bei der Auswahl des passenden Systems und der Strukturierung Deiner Inhalte. Deine Mitarbeiter mit ins Boot holen, ist auch kein Problem fĂŒr uns! Kontaktiere uns jederzeit unter info@kronsteg.de.

0 Kommentare

Kommentar hinterlassen