Aus dem privaten Umfeld sind wir es bereits gewohnt, dass Chatfenster auf einer Webseite erscheinen und uns Hilfe bei der Suche nach der richtigen Schuhgröße oder dem passenden Flug anbieten. 

Die dahinterliegende Technologie nennt sich Chatbot und gewinnt auch im beruflichen Umfeld zunehmend an Relevanz. Wie solche Chatbots funktionieren und für welchen Zweck sie in Unternehmen bereits erfolgreich genutzt werden, verrät dieser Blogartikel. 

Was ist ein Chatbot? 

Chatbots sind textbasierte Dialogsysteme, über die sich in natürlicher Sprache mit einem technischen System kommunizieren lässt. Statt nach einer Information zu suchen ist es dadurch beispielsweise möglich den Chatbot danach zu fragen. Der Chatbot wird somit zur Schnittstelle zwischen Nutzern und Applikationen. Zur Beantwortung einer Anfrage kann der Chatbot dabei auf unterschiedliche Datenbestände zugreifen. Zusammen mit einer hohen Anpassbarkeit macht das Chatbots vielseitig einsetzbar. 

Welche Rolle spielen Chatbots für den Digital Workplace?

Viele Unternehmen nutzen Chatbots bereits heute, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu steigern und den unternehmensinternen Informationsfluss zu fördern. Teilweise sind diese direkt in bestehende Softwarelösungen integriert, wie der „Who Bot“ aus Microsoft Teams. 

Zusätzlich wächst aber auch das Angebot an Lösungen, über die sich individuelle Chatbots erstellen lassen. Ein Beispiel dafür ist „The Bot Platform“, deren Chatbots sich direkt in Workplace by Facebook integrieren lassen.

Chatbots in der Praxis 

Mittlerweile werden Chatbots immer häufiger für Umfragen genutzt, da sie teils deutlich höhere Antwortraten als klassische Umfragetools aufweisen. So lässt sich beispielsweise die Mitarbeiterzufriedenheit in regelmäßigen Abständen erfassen und auswerten. 

Auch für die Organisation von Events können Chatbots genutzt werden. Dabei kann nicht nur die Teilnahme abgefragt, sondern ebenfalls wichtige Informationen kommuniziert und häufige Rückfragen beantwortet werden. 

Gleiches gilt natürlich auch für die Organisation von Meetings. Muss ein Konferenzraum gebucht werden oder fehlt die Telefonnummer zum Einwählen in die Konferenz? Auch hier kann der Chatbot entsprechende Informationen deutlich schneller bereitstellen, als sie auf anderen Wegen zu erreichen wären. 

Zusätzlich können Chatbots auch dabei helfen umfangreiche Informationsquellen wie das interne Wiki oder Mitarbeiterhandbuch einfacher zugänglich zu machen. Insbesondere für das Onboarding neuer Mitarbeiter ist dies ein nicht zu unterschätzender Mehrwert. 

Fazit

In aktuellen Projekten sehen wir eine steigende Nachfrage nach Chatbots für den internen Gebrauch. Da Chatbots sich außerdem immer leichter erstellen lassen und gleichzeitig stetig besser werden denken wir, dass dieser Trend noch weiter anhalten wird. Die oben beschriebenen Anwendungen stellen dabei nur einen Auszug der denkbaren Anwendungsfälle dar. 

Insgesamt sind Chatbots eine interessante Option um den digitalen Arbeitsplatz von morgen innovativer, kollaborativer, effizienter und motivierender zu gestalten. Als zuverlässiger Partner bleiben wir dabei stets auf dem neusten Stand der Innovationen und beraten Euch gerne bei der Entscheidung und Implementierung einer optimalen Lösung für den Digital Workplace.