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Messaging Platforms: Dein Weg zum Digital Workplace?
07
Sep 2017

Messaging Platforms: Dein Weg zum Digital Workplace?

Messaging Platforms wie „Slack“ oder „Teams“ erfreuen sich aktuell einer großen Beliebtheit.

Warum das so ist und welche Unternehmen über eine Nutzung nachdenken sollten, erfährst Du in diesem Blogartikel.

Einladende Benutzerfreundlichkeit, schnelle Kommunikation

Eine der größten Stärken von Messaging Platforms ist ihre Benutzerfreundlichkeit. Das gilt sowohl für die Einrichtung als auch für die intuitive Bedienung. Dazu tragen auch die Chatbots „Slackbot“ und „T-Bot“ ihren Teil bei, indem sie den Nutzer bei der ersten Nutzung oder später aufkommenden Fragen unterstützen.


T-Bot in Teams

Auch das Erstellen von neuen Chaträumen geht kinderleicht. So können zu jedem Thema oder Projekt in kürzester Zeit die richtigen Leute zusammengebracht werden. Das schafft die Voraussetzung für eine dynamische Zusammen­arbeit, auch bei häufig wechselnden Team­zusammensetzungen.  

Neuer Chanel in Slack

Die Chaträume der Messaging Platforms ermöglichen eine sehr agile und direkte Kommunikation. Davon profitieren besonders Teams mit einer flexiblen Arbeitsweise und dem Bedarf nach schnellem Feedback. Kein Wunder also, dass vor allem Startups, Agenturen und Unternehmen aus der Medien- oder IT-Branche schon heute gerne auf Tools wie Slack zurückgreifen.

Und was ist mit Strukturen?

Bei der ganzen Flexibilität bleibt wenig Platz für die Abbildung von festen Strukturen. Es gibt weder Möglichkeiten um Informationen einer Kategorie zuzuordnen noch existiert eine vollständige hierarchisch strukturierte Darstellung der Inhalte (Sitemap). Durch diese sehr dezentrale Datenverteilung kann es schnell unklar werden, welche Informationen wo zu finden sind.   

Eine effektive Verbreitung von redaktionellen Inhalten kann dadurch zur Herausforderung werden. Microsoft hat dieses Problem erkannt und bietet in Teams deshalb eine Verlinkung zu SharePoint Team Site an. Dort können Neuigkeiten dann gezielt zur Verfügung gestellt werden.

Wenn sich Inhalte nicht über Kategorien oder Strukturen finden lassen, bleibt immer noch die Möglichkeit nach ihnen zu suchen. Dies funktioniert bei Messaging Platforms dank Volltextsuche standardmäßig sehr gut. Abzüge gibt es hingegen für die nur geringen Möglichkeiten zur Suchergebnis­filterung. Darüber hinaus haben weder Slack noch Teams ein Newsarchiv, weshalb es für Nutzer schwierig werden kann, ältere Unternehmensinhalte wiederzufinden. Um Chaträume dennoch so übersichtlich wie möglich zu halten, können in Slack Threads erstellt werden. Das sind Randdiskussionen innerhalb eines Chatraumes, die für Unbeteiligte nur verkürzt angezeigt werden. In Team versteckt sich eine vergleichbare Funktion hinter dem Begriff „Antworten“.

Suche in Slack

Auf allen Geräten

Durch den hohen Funktionsumfang auf mobilen Endgeräten schaffen Messaging Platforms die Grundlage für neue Arbeitsmodelle. Mitarbeiter können so auch unterwegs produktiv sein – egal ob mit dem Handy oder Tablet. Im Rahmen einer Bring Your Own Device Strategie können dafür auch private Endgeräte verwendet werden.  

Agil durch Anbindungen

Auf die vielfältigen Anbindungs­möglichkeiten sind wir bereits im ersten Teil unserer Artikelreihe zu Messaging Platforms ausführlich eingegangen. Kurz gesagt: Messaging Platforms konkurrieren mit ihren Funktionen nicht mit Diensten wie Trello oder GitHub sondern machen sich deren Fähigkeiten zunutze. 

Weiche Schale, harter Kern

So flexibel wie Messaging Platforms durch ihre Anbindungen sind, so statisch ist ihr Kern. Zwar lassen sich optische Aspekte, wie Hintergrundbilder oder Farb­schemen, teilweise anpassen, den Look & Feel verändert das jedoch nicht. Gleiches gilt auch für die Anordnung von Eingabefeldern oder Einstellungen. Sie sind durch die jeweilige Platform vorgegeben und bieten keinen Spielraum für Modifikationen.

Das bringt aber nicht nur Nachteile mit sich. Wohin ein zu großer Individualisierungsgrad führen kann, zeigen umfangreiche SharePoint Projekte. Hier müssen Unternehmen selbst entscheiden, wie wichtig ihnen technische Modifikations­möglichkeiten sind, die zu steigenden Projekt­kosten und einer höheren Fehler­anfälligkeit beitragen.

Prozesse

Aus manchen Social Intranets sind dem ein oder anderen vielleicht Workflow-Engines bekannt. Mit ihnen lassen sich Prozesse wie Approval-Workflows erstellen. Unter den Messaging Platforms kann das nur Slack. Mit der Hilfe von Message Buttons lassen sich zum Beispiel Rechnungen, Presseinformationen oder Stellenausschreibungen mit nur einem Klick freigeben. Für alle, denen das nicht genug ist bietet Slack dazu ebenfalls eine API, um weitere Anwendungen zu programmieren. Hier haben es einmal vorgemacht:

Message Buttons in Slack

Fazit

Messaging Platforms richten sich vor allem an Unternehmen mit flachen Hierarchien, bei denen die Abbildung von Organisations­strukturen nicht im Mittelpunkt steht. Dort ermöglichen sie eine schnelle Kommunikation zwischen Mitarbeitern und schaffen so die Grundlage für eine dynamische Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Durch den großen mobilen Funktions­umfang können Mitarbeiter auch unterwegs in Kontakt bleiben und auf Inhalte oder angebundene Apps zugreifen. Darüber hinaus glänzen Messaging Platforms besonders in Punkto Benutzerfreundlichkeit. Das führt dazu, dass sie von Nutzern gerne genutzt werden und macht umfangreiche Trainingskonzepte überflüssig.

Für die Anforderungen von eher konservativen Unternehmen bieten Messaging Platforms zu wenige Möglichkeiten, um hierarchische Strukturen abzubilden um ihre Informationen darüber zu kommunizieren. Zusammen mit dem häufig kritisierten Datenschutz und Chaträumen, die schon mal unübersichtlich werden können, sind das Argumente gegen eine Nutzung von Messaging Platforms.

Im Studium der Wirtschaftspsychologie geht Patrik gerne Arbeitsweisen und Nutzerverhalten auf den Grund. Bei Kronsteg wird er aufzeigen, wie die Potenziale des Digital Workplace genutzt werden können.

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