Es steht fest: In Deinem Unternehmen soll ein Intranet her – und Du bist als Projektmanager verantwortlich für die Einführung. Diese Herausforderung gilt es erfolgreich zu meistern, denn die Einführung der passenden Software­lösung ist ein strategisch wichtiges Projekt und die Erwartungen der Kollegen sind hoch. Daraus ergibt sich eine wichtige Frage, wird das Projekt mit internen Ressourcen oder mit der Unterstützung einer Intranet-Agentur umgesetzt?

Es ist praktisch sich für ein erfolgreich und reibungslos laufendes Projekt Unterstützung zu holen: Intranet-Agenturen kennen die typischen Stolper­steine von Intranet-Projekten ebenso wie Quick-Wins, die mit kleinem Aufwand große Wirkung entfalten. Was sonst noch dafür spricht, Dich von einer Intranet-Agentur beraten und begleiten zu lassen, erfährst Du in diesem Artikel.

Anforderungen erheben und Marktübersicht verschaffen

Um die passende Software­lösung für Dein Unternehmen zu finden, bedarf es einer fundierten Anforderungsaufnahme und Übersicht zu den Softwarelösungen am Markt. Vielleicht hast Du schon eine grobe Vorstellung, auf welche Anforderungen es hierbei ankommt – die Expertise einer Agentur stellt sicher, dass keine außer Acht gelassen wird. Ebenso bietet sie die nötige Methodenkenntnis, um Deine Mitarbeiter in den Auswahlprozess miteinzubeziehen und ihre Bedürfnisse herauszuarbeiten.

Sich daraufhin eine Marktübersicht zu verschaffen, ist ebenso wichtig wie zeitintensiv.  Denn in den meisten Fällen müssen zunächst Demo-Instanzen der Software­lösungen angefragt und durchgetestet werden. Nur so erhältst Du ein realistisches Bild der Stärken und Schwächen einer Software und teilweise verstecken sich die Ausschlusskriterien im Detail. Insgesamt sind die Anforderungserhebung und Software­evaluation ohne Erfahrungswerte schwierig zu improvisieren – das kostet ohne eine Agentur viel Zeit. Korrektur­versuche nach einer falschen Wahl können zudem teurer werden als eine externe Beauftragung.

Die Konfiguration des Systems

Du hast die passende Software für Dein Unternehmen gefunden? Klasse! Nun muss sie anhand der Anforderungen Deines Unternehmens optimal eingerichtet werden. Diese Einrichtung will im Vorfeld gut geplant werden. Dazu müssen alle Funktionen der gewählten Software bekannt sein, genauso wie deren Auswirkungen für die Nutzer.

Diese Erfahrungen selbst zu machen, kann frustrierend sein. Es bietet sich an, stattdessen von einer Agentur zu erfahren, wie Du Fehler vermeidest. Hier kann Dir eine Agentur mit ihrer Expertise weiterhelfen und Dich als verlängerte Werkbank auch bei der Fleißarbeit entlasten, falls Dir Ressourcen fehlen. Besonders vorteilhaft ist es für Dich, wenn ein Festpreis vereinbart wurde, sollten sich unvermeidbare Aufwände ergeben.

Verankerung im Alltag Deiner Mitarbeiter

Du hast die passende Software für Deine Mitarbeiter gefunden und sie maßgeschneidert eingerichtet – nun steht dem Erfolg des Intranets nichts mehr im Wege. Oder? Nicht ganz, denn für Deinen Projekterfolg zählt vor allem auch, die zukünftigen Nutzer für das Intranet zu begeistern. Ohne begleitende Maßnahmen besteht das Risiko, dass das Intranet von einigen Mitarbeitern schlechter angenommen wird – und das auch erst nach einer längeren Zeit.

Daher ist es wichtig, ein strukturiertes Vorgehen für das Change Management im Projekt anzuwenden, wie etwas das Prosci ADKAR® Model. So kannst Du frühzeitig mögliche Risiken und Widerstände identifizieren, um darauf entsprechend zu reagieren. Dafür reicht Kommunikation alleine nicht aus – auch auf die richtigen Schulungen und die Vorbildfunktion von Entscheidern kommt es an. Eine Agentur kennt die hier nötigen Schritte, um das Intranet langfristig im Arbeitsalltag der Mitarbeiter zu verankern.

Fazit

Im Ergebnis lohnt sich der Einsatz einer Intranet-Agentur für Dich, wenn Du schnell und qualitativ Dein Projekt umsetzen möchtest. So schonst Du Deine Nerven und kannst eine höhere Nutzerakzeptanz für das System schaffen. Die Agentur kann zudem als Mediator für verschiedene Parteien dienen, etwa mit dem Betriebsrat.

Du willst bei Deinem Intranet-Projekt Zeit sparen und auf Nummer sicher gehen? Dann unterstützen wir Dich gerne – vereinbare einfach ein persönliches Erstgespräch mit uns.