In den letzten Jahren ist die Bedeutung von interner Kommunikation als Teil der Unternehmenskommunikation immer weitergewachsen – denn den meisten Unternehmen ist inzwischen ziemlich klar, wie viel interne Kommuni­kation bewirken kann! Von der positiven Employee Experience über die Unternehmenskultur bis hin zur Begleitung während Change-Prozessen und zur Einbindung von mobilen Mitarbeitenden – all das sind Use Cases, die IK bedient. Verschenken wollen diese Chance die wenigsten. Funktionieren kann das Ganze aber nur mit akzeptierten und gut genutzten Kommunika­tions­tools und einem Intranet, welches in der Lage ist, das Herzstück dieser Kommunikationslandschaft zu bilden.

Dabei arbeiten viele Unternehmen immer noch mit veralteten Lösungen – seien es Mitarbeiterportale, E-Mail-Kommunikation oder Tools, die eigentlich gar nicht für eine Intranet-Nutzung gedacht sind. Was bei all diesen veralteten Lösungen gleich ist? Sie verschenken jede Menge Potenzial! Längst gibt es bessere Lösungen in Form von modernen Social Intranets auf dem Markt. Das einzige Manko: Der Wechsel bleibt nicht aus. Aber auch das wird für Dein Unternehmen nicht zum Hindernis, wenn Du Schritt für Schritt vorgehst und Dich bei Schwierigkeiten von einer Agentur begleiten lässt!

In diesem Artikel erfährst Du nicht nur mehr über die Gründe für einen An­bieterwechsel, sondern wir bieten Dir auch eine strukturierte Anleitung für ein erfolgreiches Vorgehen beim Intranet-Wechsel sowie einen Überblick über mögliche Softwarelösungen.

Gründe für den Wechsel des Intranet-Anbieters

Bevor wir uns mit dem genauen Vorgehen befassen, schauen wir uns die Gründe an, die Unternehmen dazu bewegen, ihren Intranet-Anbieter zu wechseln. Dabei können ganz unterschiedliche Faktoren eine Rolle spielen, einige von ihnen sind:

• Wachsende Anforderungen: Durch Veränderungen im Unternehmen wie z. B. die Unternehmensgröße oder die Einführung von Remote Work verliert das bestehende Intranet an Relevanz.
• Veraltete Technologie durch fehlende Funktionen: Durch Veränder­ungen in der Kommunikation werden Funktionen zur Bottom-up-Kom­munikation und zur Interaktion benötigt.
• Veraltetes Design: Obwohl das genutzte Intranet die richtigen Funk­tionen, einen schnellen Zugriff etc. bietet, ist das Design so stark aus der Mode gekommen, dass die Mitarbeitenden die Nutzung nicht mehr ansprechend finden.
• Zugriff: Im Unternehmen wird der mobile Zugriff auf das Intranet be­nötigt.
• Komplexe Tool-Landschaft: Genutzte Tools sollen vereinheitlicht wer­den, es fehlen Integrationsmöglichkeiten in das bestehende Intranet.
• Geringe Usability: Das bestehende Intranet kann nicht intuitiv bedient werden, dadurch wird das Intranet von der Belegschaft nicht genutzt und erzeugt zusätzliche Kosten ohne echten Mehrwert.
• Preiserhöhungen: Der Softwareanbieter hat erhebliche Preiser­höh­ungen in die Wege geleitet, die so nicht mehr tragbar oder hinnehmbar sind.
• Strategiewechsel: Eine Änderung der Unternehmensausrichtung kann die Diversifikation von Software-Lieferanten erfordern.

Schritt für Schritt: Vorgehen beim Wechsel des Intranet-Anbieters

Will Dein Unternehmen den Intranet-Anbieter erfolgreich wechseln, erfordert dies ein gründliches Vorgehen. Schließlich soll das neue Intranet den An­for­derungen entsprechen und Deinen Mitarbeitenden endlich einen echten Mehrwert bieten! Dazu solltest Du schrittweise vorgehen. Unser bewährter Prozess sieht folgendermaßen aus:

Schritt 1: Identifikation und Aufnahme von Anforderungen

Damit der Intranet-Wechsel erfolgreich wird, sollten als Erstes alle An­forder­ungen an die neue Software gesammelt werden. Das kann durch Inter­views, Mitarbeiterumfragen oder Workshops geschehen.

Du willst mehr über die Anforderungsaufnahme im Zuge eines Intranet-Projekts erfahren? In unserem ausführlichen Artikel beleuchten wir die gängigsten Anfor­derungen und Möglichkeiten, um diese treffsicher zu ermitteln!

Schritt 2: Anforderungen spezifizieren und priorisieren

Nachdem die Anforderungen erfasst wurden, müssen sie spezifiziert und priorisiert werden. Klare Zielsetzungen erleichtern die spätere Bewertung potenzieller Intranet-Anbieter.

Schritt 3: Kriterien für die Anbieterauswahl definieren

Basierend auf den Anforderungen müssen klare Kriterien für die Auswahl des neuen Anbieters festgelegt werden. Dies kann Aspekte wie Benutzer­freund­lichkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit umfassen.

Schritt 4: Markt sondieren und Anbieter vorselektieren

Eine umfassende Marktrecherche hilft dabei, potenzielle Anbieter zu iden­tifizieren. Dabei ist es wichtig, die Auswahl auf solche zu beschränken, die den definierten Kriterien entsprechen.

Schritt 5: Softwarehersteller vergleichen

Nach der Vorauswahl sollten die Softwarehersteller verglichen werden. Dies kann z. B. durch Demo-Versionen und Produktbewertungen erfolgen.

Schritt 6: Angebote einholen

Durch das konkrete Einholen von Angeboten kann die Kostenstruktur der Anbieter verglichen werden und sichergestellt werden, dass das Budget eingehalten wird.

Schritt 7: Entscheidung validieren und freigeben

Die finale Entscheidung sollte auf einer gründlichen Validierung basieren. Die Einbeziehung relevanter Stakeholder ist dabei entscheidend. Nach der Ent­scheidung erfolgt die Freigabe für den Wechsel des Intranet-Anbieters!

Mögliche Softwarelösungen

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Intranet-Lösungen, für die sich der Wechsel lohnt – immer wieder bewährt haben sich dabei Haiilo, MangoApps und workai. Diese Plattformen bieten nicht nur eine moderne und benutzer­freundliche Oberfläche, sondern erfüllen auch die Anforderungen an ein zeitgemäßes Intranet.

• Haiilo: Haiilo zeichnet sich durch seine intuitive Benutzeroberfläche und umfassenden Funktionen zur Inhalterstellung und der Publikation von Unternehmensnews aus. Die Plattform ermöglicht einen regen Aus­tausch und bietet zudem auch einen mobilen Zugriff über eine native App an.
• MangoApps: Das modular aufgebaute Intranet MangoApps bietet einen besonders hohen Funktionsumfang: Statische Seiten, Kollaborations­räume, Wikis, Lernmodule, Chats und Gamification-Elemente können genutzt werden. Eine gute Mehrsprachigkeitsfunktion und die Möglich­keit zur Personlisierung runden dieses Angebot ab.
• Workai: Als Plattform für die interne Kommunikation bietet workai Funktionen zu Seiten- und Newserstellung und zum Wissens­manage­ment über ein Wiki. Vordefinierte Formatvorlagen ermöglichen die schnelle und einfache Erstellung von Inhalten. Der mobile Zugriff ist ebenfalls möglich.

Fazit

Der Wechsel des Intranet-Anbieters ist eine strategische Entscheidung, die sorgfältige Planung und Durchführung erfordert. Durch das klare Verständnis der Gründe für den Wechsel und die Umsetzung eines strukturierten Vor­gehens können Unternehmen nicht nur reibungslos wechseln, sondern auch sicherstellen, dass das neue Intranet den individuellen Anforderungen gerecht wird!

Dein Unternehmen möchte den Intranet-Anbieter wechseln und benötigt dabei Unterstützung? Kronsteg hat bereits zahlreiche Unternehmen beim Intranet-Wechsel begleitet. Vereinbare hier einen Termin mit uns und wir geben Dir einen ausführlichen Einblick in unsere Vorgehens­weise!