Interne Kommunikation (IK) ist ein erheblicher Bestand­teil in vielen Unter­nehmen. Dabei unterstützt IK Dein Unternehmen dabei, Kontakt zu den Mitarbei­tenden aufzu­bauen und zu fördern, Informa­tionen zu vermitteln und den Dialog zu er­höhen. Ist das Unternehmen z. B. mit internen Verän­derungen konfron­tiert, ist es die IK, die den Wandel erklärt und das ‘Warum?’ für die Mitarbei­tenden greif­bar macht. Dadurch wird Transpa­renz geschaffen, die Bindung von Mitarbeitenden an das Unternehmen geför­dert und der Marken­kern gestärkt.

In der Praxis unter­schätzen viele Unter­nehmen jedoch immer noch den positiven Effekt einer gut funktionierenden IK. Dabei lassen sie jede Menge Potenzial auf dem Weg liegen. Das muss nicht so sein: Moderne Social Intranets können die interne Kommunikation erheblich verbessern – und das unter den einfach­sten Voraus­setzungen! Als zentraler Haupt­kanal in einem Zusammen­spiel aus unterschied­lichen Kommunikations­kanälen kann das Social Intranet zum reibungslosen Ablauf der internen Kommunikation beitragen. Diese Chance sollten Unter­nehmen nicht auslassen!

Damit Du Dir besser vorstellen kannst, wie das im Arbeits­alltag abläuft, haben wir drei gängige Anwendungs­fälle gesammelt. Diese geben Dir einen Einblick, wie Dein Unter­nehmen das Social Intranet nutzen kann, um die interne Kommunikation zu verbessern.

So kannst Du die interne Kommunikation durch ein Social Intranet verbessern

Szenario 1: Wechsel der Geschäftsführung

Stell Dir vor, dass es im Unternehmen einen Wechsel in der Geschäfts­führung gibt. Der neue Geschäfts­führer Herr Müller ist den Mitarbei­tenden noch unbe­kannt. Die IK startet eine Kommunikations­kampagne: Über das Social Intra­net findet die Bekannt­machung von Herr Müller statt. Mitarbeitende bekom­men dabei die Möglich­keit, sich gedank­lich auf den Wechsel vorzu­bereiten und Herrn Müller als Person kennen­lernen.

Die Kampagne über das Social Intranet besteht u. a. aus wöchent­lichen Blog-Ankündigungen. Herr Müller möchte seinen zukünftigen Mitarbeitenden in diesen Beiträgen einen Einblick in seine Persönlich­keit geben und seine Visionen und Ziele für das Unternehmen vermitteln. Ergänzt wird das Ganze durch ein Interview, welches die Unternehmens­kommunikation mit Herrn Müller durch­führt und im Social Intranet veröffent­licht. Das Interview eröffnet eine zusätz­liche Perspektive auf den Wechsel. Zudem gibt es eine Woche vor dem offi­ziellen Wechsel eine Video­botschaft, in der Herr Müller sich ganz persön­lich bei seinen neuen Mitarbei­tenden vorstellt. Die Botschaft wird dann bis zum Tag des Wechsels auf der Start­seite des Social Intranets platziert.

Dabei haben Mitarbeitende die Möglichkeit unter jedem dieser Beiträge ihre Gedanken, Fragen und An­liegen zu teilen. Herr Müller beantwortet Kommen­tare und tritt so bereits vorab in den Dialog mit seinen zukünf­tigen Mitarbei­tenden. Dadurch stellt die IK sicher, dass die Stimmung im Unternehmen aufge­fangen und Ängste ge­mildert werden. So wird eine erhöhte Fluk­tuation aufgrund des Wechsels vermieden. Das Social Intranet als Kommunikations­kanal kann hier maß­geblich dazu bei­tragen, die interne Kommunikation zu verbessern!

Szenario 2: Nutzung des internen Weiterbildungsangebotes

Das Weiterbildungs­angebot im Unternehmen wird nicht gut genutzt und soll bekannter gemacht werden. Von E-Learning-Ange­boten, Online- und Prä­senz­schulungen bis zu indivi­duellen Coaching-Sitzungen bietet das Unter­nehmen ein breites Angebot an Möglich­keiten, die speziell auf die Bedürf­nisse der Mitarbeitenden zuge­schnitten sind. Jetzt sollen Mitarbeitende er­mutigt werden, von diesen Ange­boten auch Gebrauch zu machen und so das Beste aus ihrem beruf­lichen Potenzial heraus­zuholen.

Über das Social Intranet werden Kommunikations­maßnahmen gestartet, um ver­tieft über das Weiterbildungs­angebot zu informieren: Regelmäßige Erin­ner­ungen auf der Startseite machen Mitarbeitende auf den bevor­stehenden Start und die recht­zeitige Anmeldung zum jeweiligen Angebot aufmerksam. Zudem wird eine umfang­reiche statische Seite mit den Angeboten und allen wichtigen Informa­tionen dazu be­stückt. Ein Link zu dieser Seite platziert die IK prominent auf der Startseite. Es gibt die Möglich­keit, sich über ein Formu­lar im Intranet schnell und unkompli­ziert zum Angebot anzu­melden. Zudem werden Gruppen im Social Intranet einge­richtet, in denen Mitarbeitende konkrete Info’s und wichtige Dokumente zu der ent­sprechenden Weiter­bildung finden. In dieser Gruppe gibt es ebenfalls die Möglich­keit, sich zum Angebot auszu­tauschen und nach Beendigung Feed­back dazulassen.

So erreicht die IK, dass Mitarbeitende wissen, welche Angebote es über­haupt gibt und diese bei Interesse auch aktiv nutzen. Durch die unkompli­zierte An­meldung direkt im Intranet ver­ringert sich die Hemm­schwelle zusätzlich. Als Folge dessen sollen sich Mitarbeitende ge­fördert fühlen. Das wiederum wirkt auf die Zufrieden­heit und Effekti­vität der all­täglichen Arbeit aus!

Szenario 3: Umstrukturierung im Unternehmen

Im Unternehmen wird umstrukturiert – einige Abteilungen werden zusammen­gelegt, andere Abteilungen werden ausge­lagert. Da eine solche Umstruk­turierung oft Unsicher­heiten und Sorgen hervor­ruft, soll sicherge­stellt werden, dass sich die Mitarbeitenden durch die interne Kommunikation sicherer fühlen und wissen, was auf sie zukommt. Dabei wird verdeut­licht, dass diese Verän­derung notwendig ist, um wettbewerbs­fähig zu bleiben und Kunden weiter­hin bestmögliche Dienst­leistungen anbieten zu können.

Zur Ankündigung der Veränderung findet ein Townhall Meeting mit allen Mitarbeitenden statt. Dort verkündet die bisherige Geschäfts­führung, dass Informa­tionen über den Fort­schritt der Umstruk­turierung ab sofort im Social Intranet zu finden sind. Alle Mitarbeitenden, egal ob direkt betroffen oder nicht, können sich dann über einen News-Kanal regel­mäßig und wieder­holend zum aktuellen Stand erkundigen. Zudem werden zusätzliche Unterstützung- und Schulungs­möglichkeiten für alle betroffenen Mitarbei­tenden über das Intranet bereit­gestellt, wie z. B. eine wöchent­liche Sprech­stunde, in der Bedenken und Sorgen laut ausgesprochen werden dürfen.

Dadurch wird sichergestellt, dass der Übergang so reibungslos wie möglich abläuft, sich niemand allein­gelassen fühlt und die Auswirkungen auf die Mitarbeitenden so gering wie möglich sind. Durch die transparente interne Kommunikation werden die Gründe und der Ablauf für alle im Unternehmen verständ­licher gemacht. Dadurch steigt die Chance, dass Mitarbeitende auch nach der Veränderung im Unternehmen bleiben wollen und lang­fristig zu­frieden sind!

Fazit

Als Mittelpunkt kann das Social Intranet in einem Zusammen­spiel aus verschied­enen Kanälen die interne Kommunikation erheblich verbessern! Insgesamt ist die IK ein wichtiger Bestand­teil, um den Dialog mit Mitarbei­tenden zu fördern, Transparenz zu schaffen, die Bindung zu stärken und den Marken­kern zu festigen! Das Social Intranet dient dabei als einfache und effektive Lösung, um das Potenzial von IK voll und ganz auszu­schöpfen.

Du möchtest die interne Kommunikation in Deinem Unternehmen eben­falls verbessern und von den viel­fältigen Vorteilen eines Social Intranet profi­tieren? Dann melde Dich bei uns!