Der Markt für Intranet-Lösungen ist groß. Neben vielen kommer­ziellen An­geboten finden sich dort auch kostenlose Intranet-Softwarelösungen wie beispiels­weise HumHub. Gerade preis­bewusste Unternehmen könnten daher versucht sein, diese einzuführen – warum auch nicht, wenn es Geld spart? Was sie dabei nicht im Blick haben: Eine Reihe strategischer Argumente sprechen womöglich dagegen. Welche das sind und ob diese für Dich relevant sind, erfährst Du im Artikel.

Warum gibt es kostenlose Intranet-Softwarelösungen?

Neben kommerziellen Ent­wicklungen gibt es schon lange Angebote für kostenfreie Intranet-Lösungen – der Grund­gedanke dabei ist freie Verfügbarkeit durch Offenlegung des Quellcodes. Daher kommt auch die Bezeich­nung „Open-Source-Software“. Bei dieser gibt es einen oder mehrere Entwickler, die den Code schreiben. Diese stellen ihn dann der Community zur Verfügung. Ab diesem Punkt wird das Projekt auch wesentlich von der Com­munity getragen – denn jeder kann Ergänz­ungen vornehmen und vor allem früh­zeitig Fehler finden.

Die Community als Rückgrat

Dieses Konzept bringt bereits einige Vor- und Nachteile mit sich: Die Com­munity hat in aller Regel einen großen Einfluss auf den Projekt­verlauf und die Pro­dukt­entwicklung. Dadurch können Wünsche unmittelbar aufge­nommen und umgesetzt werden. Jedoch fehlt auf der anderen Seite häufig die ein­heitliche Vision, wohin sich die Software entwickeln soll – also eine verläss­liche Pro­dukt­strategie.

In der Theorie ist es ein Vorteil, wenn viele Augen nach Fehlern und Sicher­heitslücken suchen und diese auch ggf. direkt schlie­ßen. Allerdings hängt der Nutzen stark von der Grö­ße der Com­munity ab – und die Nische für kosten­freie Intranet-Lösungen ist klein mit ver­gleichsweise we­nigen Mit­gliedern.

Einführungskosten und -aufwand

Der Anschaffungspreis entfällt bei Open-Source-Software in der Regel – das entbindet jedoch nicht von Server- und Be­triebs­kosten. Hinzu kommt, dass die kostenfreien Intranet-Lösungen im Standard kom­mer­ziellen Produk­ten nach­stehen: In Sachen Funk­tionalität, Usa­bility und Sicherheit. Will Dein Unter­nehmen hier nachbessern, kom­men Ent­wicklungs­aufwand und -kosten hinzu. Ein Vorteil ist, dass diese Anpassungen durch ver­fügbare Schnitt­stellen und gute Software-Dokumentation bes­ser durch­zuführen sind als bei den meisten kommerziellen Pro­dukten.

Zu bedenken bleibt, dass neue Versionen der Open-Source-Lösung eventuell nicht mit ei­genen Anpassungen kompatibel sind – so muss kontinuierlich nach­­­gebessert oder auf Up­dates verzichtet werden. Für viele Un­ternehmen sind das zwei glei­chermaßen unattraktive Optionen.

Hinzu kommt der wichtige Faktor, dass kostenlose Intranet-Softwarelö­sungen häu­fig nicht in der Cloud zu Verfügung stehen. Also von den Un­ternehmen auf eig­enen Servern installiert werden müssen (OnPrem) – im Ge­gensatz zu kom­­merziellen An­ge­boten. Hier wird die Software für das Unter­nehmen ge­hostet.

Administration & Support

Nicht nur die Installation, auch die Adminis­tration muss selbst vor­ge­nommen werden. Beispielsweise sollte die Ver­fügbarkeit garan­tiert sein und Updates eingespielt werden. Ver­sionsupdates kom­men jedoch bei Open-Source-Intranet-Lösun­gen ohnehin seltener vor. Es ist zu­dem unklar, ob die Software ab einem gewissen Zeitpunkt gar keine Updates mehr er­hält. Das pas­siert bei kostenfreien Angeboten manchmal recht plötzlich.

Der Support der Software schwankt wiederum stark mit dem Einsatz der Kern­­entwickler – bei akuten Fragen ist es gut möglich, dass die Ant­wort des Pro­grammierers auf sich warten lässt. Im Vergleich haben kom­merzielle An­bieter einen hö­heren Anreiz eine gute Service­qualität anzubieten. Das ge­schieht in der Regel durch gut erreichbare, speziell aus­gebildete Mitarbei­ter. Wird das Open-Source-Projekt abge­brochen, kann es sogar passieren, dass es gar keinen Support mehr gibt.

Sicherheit

Theoretisch ist es gerade ein Vorteil von Open-Source-Projekten, dass die Community auf gra­vierende Sicherheitslücken hinweisen kann. Das heißt je­doch nicht unbedingt, dass der Ent­wickler in der Praxis immer zwangs­läufig sofort auf solche Hinweise reagiert. Wird das Pro­jekt ganz abgebrochen, kann es passieren, dass diese Sicher­heits­lücken gar nicht mehr geschlos­sen werden und somit potenzielle Sicherheitsprobleme für das Unternehmen auf­treten. Der einzige Ausweg wäre dann der Systemwechsel – ein teures und aufwendiges Unterfangen, das frustrierend für die Nutzer ist.

Fazit

In der Anschaffung sind kostenlose Intranet-Softwarelösungen eine kosten­günstige Möglich­keit, wenn das Un­ter­nehmen eine On-Prem-Instal­lation wünscht und die User Exper­ience, Funktionen und Security im Standard den An­sprüchen genügen. Für die meisten Unter­nehmen sind die Einschränk­ungen bzw. der Mehraufwand jedoch in­ak­zep­tabel. Denn Zuver­lässigkeit, konstante An­sprech­partner, eine klare Produkt­strategie und Sicherheits­fragen gehören meistens zum Anspruch an Professionalität.

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