Die unternehmensinterne Kom­munikation befindet sich im Umbruch – damit verändern sich auch die Tools der internen Kommunikation. Digitale Kom­munikations­kanäle sind auf dem Vor­marsch, Top-Down und Bottom-Up-Kom­munikation im Wandel. Auch der Informations­bedarf von Mitarbeitenden wird sich in den nächsten Jahren drastisch ändern.

IK-Abteilungen von Unter­nehmen stehen dadurch vor immer neuen Heraus­forderungen. Damit Dein Unternehmen sich im Jahr 2024 best­möglich auf­stellen kann und die interne Kommunikation an die neuen Bedürf­nisse an­passen kann, haben wir die Vor- und Nach­teile der gängigen internen Kom­muni­kations­kanäle aufgelistet.

Kriterien zur Gewicht­ung der Tools für die interne Kommunikation

Aktualität / Schnelligkeit

Wie aktuell ist die Information, wenn sie die Mitarbeitenden erreicht? Wie schnell erreicht die Information die Mitarbeitenden?

Erreichbarkeit / Reichweite

Erreicht die Information die gesamte Ziel­gruppe?

Emotionalität / Storytelling

Gibt es eine Möglich­keit, die Information emotional zu vermitteln (z. B. GIFs, Bild- oder Video­formate)?

Wertigkeit

Strahlt das Medium materielle Wertig­keit aus, z. B. dadurch, dass es Deine Mitarbeitenden in der Hand halten können oder die Auf­bereitung und Fertig­stellung mit einem hohen Aufwand ver­bunden war? Wenn es sich um ein digi­tales Medium handelt: Wie aufwendig war die Ge­staltung? Ist diese beson­ders hoch­wertig, kann auch ein digitales Medium Wertig­keit vermitteln.

Interaktion / Feedback

Lässt das Medium Möglich­keiten zur Inter­aktion und zum Feed­back zu?

Dauer der Verfügbarkeit

Wie lange ist die Infor­mation verfügbar? Haben Mitarbeitende auch zu einem späteren Zeit­punkt die Möglich­keit erneut auf die Information zuzugreifen oder verschwindet die Information nach einiger Zeit im digitalen Nirwana?

Zentral / Dezentral

Wie zentral ist der Zugriff auf die Information? Sind die Informationen eines Themas gebündelt aufrufbar?

Die gängigen Tools der internen Kommunikation

1. Digital Signage

Unter Digital Signage kannst Du Dir eine Art digitale Pinnwand mit wech­seln­den Inhalten (z. B. News, Bilder und Videos) vorstellen. Bild­schirme hängen an frequen­tierten Bereichen z. B. in den Fluren der Firma oder in Fertigungs­hallen von Produktions­unternehmen und spielen diverse Inhalte zur Ver­mittlung von Informa­tionen aus.

Vorteile

Das Tool verspricht sowohl Aktualität (Informa­tionen können jederzeit an­gepasst werden) als auch Schnellig­keit (die Informationen sind un­mittelbar auf dem Bild­schirm sichtbar). Emotionalität kann je nach Bot­schaft durch­aus gegeben sein, ist jedoch über einen großen Bild­schirm an der Wand mö­glicher­weise schwerer zu ver­mitteln. Informationen sind so lange ver­fügbar, wie Dein Unter­nehmen es sich wünscht.

Nachteile

Die Informa­tionen gelangen nur ans Ziel, wenn die jeweiligen Mitarbeitenden den Bild­schirm passieren und die Informationen bewusst konsu­mieren. Das Tool vermittelt auf­grund der Schnell­lebigkeit keine Wertig­keit. Mitarbeitende haben zudem keine Möglichkeit, auf die Inhalte zuzugreifen, wenn dieser bereits erneuert wurde. Möglich­keiten zur Inter­aktion oder zum Feedback sind nicht gegeben.

2. Schwarzes Brett

Das tradi­tionelle Schwarze Brett kennen wir mit Sicherheit alle – eine phy­sische Pinn­wand, an der wichtige Informa­tionen in Papier­form ihren Platz finden. Diese hat häufig dort ihren Platz, wo ihre Ziel­gruppe sie garantiert sieht. Zum Beispiel in der Kantine oder da, wo Mitarbei­tende keinen festen PC-Arbeits­platz haben, wie in Produktions- oder Industrie­hallen.

Vorteile

Ein großer Vorteil des Schwarzen Bretts ist der zentrale Zugriff auf die Informa­tionen. Die Mitarbei­tenden wissen, dass wichtige Informationen dort i.d.R. aufge­hangen werden und werfen üblicher­weise regel­mäßig einen Blick darauf.

Nachteile

Jedoch kann die IK nicht kontrollieren, dass die Information auch wirklich am Schwarzen Brett landet: Sie schickt die vor­bereitete Meldung an eine Person vor Ort. Ob diese den Aushang dann auch aus­druckt und aufhängt, liegt nicht in der Hand der IK. Auch Aktualität ist nicht immer garantiert: Bis die IK die Informa­tion auf­bereitet und aus­gedruckt hat, kann schonmal ein Tag vergehen. Ob dann jeder Mitarbeitende die Informa­tion unmittelbar sieht, ist unklar. Dies führt auch zum Kriterium der Erreich­barkeit: Zuständige für die interne Kommunikation können nicht nachvoll­ziehen, ob die Ziel­gruppe diese wirklich erhalten hat. Die Informationen sind zudem nicht dauer­haft zugäng­lich: Irgendwann wird der Zettel auch wieder entfernt. Zu­sätzlich lässt sich Emotionali­tät auf einem Blatt Papier, auf dem in der Regel nur die wichtigsten Informationen herunter­gebrochen werden, schwer ver­mitteln. Dasselbe gilt für das Kriterium der Wertig­keit. Darüber hinaus gibt das Schwarze Brett nur spärliche Möglich­keiten zur Inter­aktion.

Mit Blick auf die zahl­reichen ausgereifteren Alter­nativen über­wiegen die Nachteile des Schwarzen Bretts heutzutage also eher.

3. Social Intranet / Mitarbeiter-App

Moderne Social Intranets und Mitarbeiter-Apps gehen über die bekannten Unternehmens­nachrichten hinaus. Sie dienen als Einstieg in den digitalen Arbeits­platz und bündeln viel­fältige Funktionen zur Kommuni­kation, Wis­sens­verteilung und Ver­netzung – am Desktop oder über eine mobile App.

Vorteile

Informa­tionen können per Klick aktualisiert werden und sind zentral lang­fristig an einem Ort auf­findbar. So wissen Mitarbeitende immer, wo sie die be­nötigten Informa­tionen finden können. Die Inhalte können ziel­gruppen­gerecht aus­gespielt werden, oft­mals gibt es sogar eine Gelesen-Funktion. Das Tool bietet Möglich­keiten zur Inter­aktion: Zum Beispiel kann durch Kommentar- und Like-Funktionen direktes Feed­back gegeben werden. Durch Story­telling, Bilder, Videos etc. kann Emotionalität ver­mittelt werden. Die auf­wändige und hoch­wertige Gestaltung des Tools vermittelt Wertig­keit.

Nachteile

Um ein Social Intranet oder eine Mitarbeiter-App nutzen zu können, be­nötigen Mitarbeitende eine gewisse IT-Affinität. Diese ist Voraus­setzung für den Umgang mit PC oder Smartphone. Der Zugang (BYOD oder Firmen­device) kann eine zusätzliche Heraus­forderung dar­stellen.

4. Mitarbeiterzeitung

Eine klassische Variante der internen Kommunikation – die Mitarbeiter­zeitung erscheint üblicher­weise in einem vorab definierten Rhythmus in ge­druckter Form. Als Informations­quelle und Binde­glied zwischen Beleg­schaft und Geschäfts­leitung, kann die Mitarbeiter­zeitung jedoch auch digital (z. B. als PDF) erscheinen. Diese Variante ist aller­dings eher un­üblich, da sie die ursprüng­liche Wertig­keit einer ge­druckten Mitarbeiter­zeitung verliert.

Vorteile

Eine Mitarbeiter­zeitung vermittelt vor allem eine gewisse Wertig­keit: Beim Konsumieren der Neuig­keiten halten die Mitarbeitenden eine gedruckte, illustrierte und ansprechend ge­staltete Zeitung in der Hand. Die Informa­tionen, die sich in der Zeitung befinden, sind lang­fristig verfüg­bar für den Mitarbeitenden, wenn er die Zeitung nicht nach ein­maligem Lesen in den Papier­korb schmeißt. Zusätzlich hat sie eine große Reich­weite: Jede Person, die die Zeitung ausge­händigt bekommt, kann die Inhalte darin lesen. Diese bietet außerdem auch zahl­reiche Möglich­keiten zur Vermit­tlung von Emotionalität.

Nachteile

In Sachen Aktualität und Schnellig­keit steht die Mit­arbeiter­zeitung im Vergleich zu den anderen Tools deutlich hinten­an, denn sie benötigt wohl die längste Vorbereitungs­zeit. Gegebenen­falls sind Informa­tionen dann nicht mehr aktuell. Für dringende Informa­tionen, die unmit­telbar ihre Ziel­gruppe erreichen müssen, bietet sich dieses Medium nicht an. Möglich­keiten zur Inter­aktion bleiben aus. Zentra­lität ist nicht wirklich vorhanden, da Mitar­bei­tende die Zeitung wohl kaum immer zur Hand haben werden oder lang­fristig auf­bewahren.

5. Persönliches Gespräch / Team-Meetings

Eine Form der internen, zentralen Kommunikation, die Inter­aktion ermöglicht und einen Infor­mations­fluss in beide Richtungen sicher­stellt. Team-Meetings werden oftmals im wöchen­tlichen Rhythmus angesetzt, persön­liche Ge­spräche mit der Führungs­kraft alle paar Wochen oder Monate.

Vorteile

Ein Gespräch an sich bein­haltet Inter­aktion, ohne diese würde der Dialog zu einem Monolog werden. Dabei lassen sich Emotionen gut ver­mitteln. Das Gesagte kommt direkt bei den Teil­nehmenden an – die Er­reichbar­keit ist garantiert.

Nachteile

Bei einem persön­lichen Gespräch sind mindestens zwei Personen oder sogar ein ganzes Team involviert. Dafür muss natürlich ein pas­sender Termin ge­funden werden. Je nach Gegeben­heit kann es also sein, dass die Aktu­alität nicht mehr voll gegeben ist. Zusätzlich ist ein Gespräch weder zentral noch dauer­haft verfüg­bar und es besteht die Gefahr, dass Infor­ma­tionen nicht eins zu eins weiter­gegeben werden – es sei denn, der Inhalt wird proto­kolliert und an einem zentralen Ort zugäng­lich gemacht. Materielle Wertig­keit ist nicht vor­handen, da es sich um ein Gespräch handelt.

6. Videokonferenz

Ein digitales Gespräch per Video – gerade für Meetings zwischen verteilten Teams oder die de­zentrale Kom­munikation sind Video­konferenzen beliebt.

Vorteile

Ähnlich wie beim persönlichen Gespräch schließt auch eine Video­konferenz die Möglich­keit zur Inter­aktion ein. Auch die Er­reichbar­keit ist garantiert. Zusätzlich lässt sich eine Video­konferenz heutzu­tage häufig schneller und unkompli­zierter ansetzen als ein Gespräch in persona. Die Emotiona­lität geht bei einem Video­gespräch häufig ver­loren, da ein solcher Austausch un­persön­licher ist. Dennoch lassen sich hier eher Emotionen ver­mitteln als bei einem Schrift­stück.

Nachteile

Eine Video­konferenz ist weder zentral noch dauer­haft ver­fügbar – es sei denn, die Konferenz wird auf­gezeichnet, der Inhalt proto­kolliert und an einem zentralen Ort zu­gänglich gemacht. Materiel­le Wertig­keit ist auch hier nicht vor­handen, da es sich um ein Gespräch handelt.

7. Website

Eine (teilweise) Abwicklung der internen Kommunikation über die Web­site, bietet sich lediglich bei all­gemeinen Infor­mationen an, die keiner Ver­traulich­keit unterliegen.

Vorteile

Durch die digitale Abbildung der Informa­tionen ist die Aktua­lität zu jedem Zeit­punkt gegeben. Inhalte finden sich zentral an einem Ort – der Website – wieder und sind dort lang­fristig verfügbar. Wertigkeit ist dann gegeben, wenn die Website besonders hoch­wertig gestaltet ist.

Nachteile

Die Unter­nehmens­website wird oftmals gar nicht erst als Tool für die interne Kommunikation wahrgenommen. Daraus ergibt sich die Konse­quenz, dass Mitarbei­tende diese nicht zwangs­läufig regel­mäßig besuchen. Zusätzlich ist sie häufig stark auf Werbebot­schaften fixiert, wodurch grund­legende Ak­zeptanz verloren geht. Möglich­keiten zur Inter­aktion gibt es nicht. Emo­tiona­lität wird auf diesem Weg in der Regel nicht vermittelt.

8. E-Mails / Newsletter

E-Mail-Runds­chreiben oder interne News­letter sind eine traditio­nelle Variante, um Mitarbeitenden Infor­mationen schnell und strukturiert zu über­mitteln. Der Turnus und die Anzahl der Themen können dabei indi­viduell bestimmt werden. News­letter bieten die Möglich­keit Informa­tionen ansprechend per Video, Grafik, etc. zu ver­mitteln, E-Mails bein­halten meistens einen text­lichen Fokus.

Vorteile

E-Mails oder News­letter lassen sich tages­aktuell aus­senden und sind somit in der Regel auf dem neusten Stand. Die Erreich­barkeit ist dabei i.d.R. garantiert. Emotionalität kann je nach Inhalt über­mittelt werden, muss jedoch nicht unbedingt. Die Informa­tionen landen immer zentral im Post­fach und lassen sich dort auch dauer­haft ab­speichern.

Nachteile

Da das Postfach jedoch privat ist, gibt es keinen all­gemeinen zentralen Ort, wo sich Informa­tionen wieder­finden lassen. Zusätzlich wird ein E-Mail-Post­fach schnell un­über­sichtlich. Eine direkte Möglich­keit zum Inter­agieren ist nicht gegeben, dennoch können Mitar­beitende natürlich auf die E-Mail antworten. Auch die Persona­lisierung fällt weg. Ein Gefühl von Wertig­keit wird nicht geweckt, da Mitarbeitende i.d.R. ziemlich viele E-Mails am Tag erhalten und sie in der Gestaltung keinen beson­deren Aufwand benötigen.

9. Townhall-Meeting / CEO-Talk

Gerade für die Vermittlung von Unter­nehmens­werten, -strategie oder zentralen Neuig­keiten ist eine solche Form der Top-Down-Infor­mations­vermit­tlung beliebt – z. B. als Rede bei der Mitar­beitenden- Ver­sammlung.

Vorteile

Bei allen teil­nehmenden Personen ist die Er­reichbar­keit garantiert. Durch die persönliche An­sprache ist Emo­tionalität gegeben.

Nachteile

Solche Zusammen­künfte bieten sich nicht für die unmit­telbare Weiter­gabe kurz­fristiger Informationen an, sondern eher für die An­kündigung größerer Verän­derungen wie neuer Produkte, Systeme, Vorstände etc. Meistens handelt es sich dabei um eine ein­seitige Ver­mittlung von Infor­mationen – Interaktion ist in diesem Fall nicht gegeben. Dazu kommt, dass die News nicht unbedingt lang­fristig verfügbar sind und dadurch auch nicht zentral auf­findbar sind. Materielle Wertig­keit ist auf­grund der Monolog­form nicht gegeben.

10. Flyer

Kompakte Flyer, die z. B. der Gehalts­abrechnung bei­liegen, nutzen Unternehmen dann, wenn zentrale Infor­mationen gebündelt alle Mitarbei­tenden erreichen sollen.

Vorteile

Die Reich­weite bei dieser Form der internen Kommunikation ist hoch. Durch das bedruckte Papier wird, ähnlich wie bei der Mitarbeiter Zeitung, Wertig­keit vermittelt. Informa­tionen sind lang­fristig verfügbar, jedoch vielleicht nicht immer unbedingt zur Hand.

Nachteile

Auch ein Flyer benötigt ein gewisses Maß an Vor­arbeit. Aufgrund der fehl­enden Schnel­ligkeit bietet sich dieser daher nicht für jede Art der Infor­mation an. Emotionali­tät wird nicht ver­mittelt, Möglich­keiten zur Inter­aktion sind eben­falls nicht gegeben. Zusätzlich muss auch be­dacht werden, dass auch hier die Informa­tionen nicht zwangs­läufig lang­fristig zugäng­lich sind.

Beispiel: Die Gewichtung der Tools

Unsere Empfehlung ist es, die drei wichtig­sten Kriterien individuell nach Wichtig­keit zu bestimmen und zu bewerten. Wir haben eine solche Be­wertung exemplar­isch aus unserer Sicht für die Kriterien Aktualität / Schnellig­keit”, “Erreich­barkeit / Reich­weite” und “Emotiona­lität / Story­telling” in der nach­folgenden Tabelle durch­geführt.

Wichtig dabei: Dein Unternehmen sollte die für die Mitar­beitenden richtigen Tools der internen Kommunikation auswählen. Denn diesen sollen sie in erster Linie nutzen! Das funktioniert nur, wenn die internen Kommu­nikations­kanäle auf deren Be­dürfnisse abge­stimmt und einfach nutz­bar sind. Dein Unter­nehmen sollte die Wahl nicht davon abhängig machen, welche Tools gerade im Trend liegen oder von der Führungs­ebene besonders gut ange­nommen werden.

Fazit

Jedes Tool der internen Kommunikation bringt Vor- und Nach­teile mit sich. Welche Gewichtung im Einzelnen sinn­voll ist, kann Dein Unter­nehmen nur selbst entscheiden. Grundsätzlich ist auf­fällig, dass digitale Tools insgesamt besser abschneiden. Dennoch bieten sich je nach Art der Information auch oft klassische Instrumente oder aber eine Kombi­nation aus beiden an. Um hier Klar­heit zu gewinnen, sollte Dein Unter­nehmen identi­fizieren, wie sich Mitarbei­tende am ehesten Erreichen lassen und daraus schließend die pas­senden Kanäle auswählen. Dort wo sich die Ziel­gruppe (digital) aufhält – in diesem Fall die Mitarbei­tenden – sollte die Kommuni­kation statt­finden. Der Medienmix macht’s rund!

Mit einem Intranet kann Dein Unter­nehmen dabei einen Kanal dazu gewinnen, der neben den Print­kanälen effizient und ziel­gruppen­gerichtet alle Mitarbei­tenden mit einbe­ziehen kann! Informa­tionen und wert­volles Wissen sind lang­fristig verfügbar und bilden damit einen echten Mehr­wert im Alltag Deiner Mitarbei­tenden.

Du möchtest Ein­blicke erhalten, wie andere Unter­nehmen Intranets gewinn­bringend im Arbeits­alltag nutzen? Dann vereinbare ein persönliches Gespräch mit uns und wir bringen Licht ins Dunkle!