Moderne Intranets bieten die verschieden­sten Funktionen, können dadurch sehr viel­­fältig einge­setzt werden und erfüllen dabei unter­schied­liche Anforderungen. Möchte Dein Unternehmen ein neues Intranet auswählen, ist es deswegen auch ent­sprechend wichtig, dass ihr Eure indivi­­duellen Anforderungen identi­­fiziert und anschließend eine Lösung auswählt, die alle gewünschten Funk­tionen abdeckt. Wo fängt Dein Unter­nehmen da am besten an?

Um Dir einen ersten Überblick darüber zu geben, wie der Aufbau eines guten Intranets aus­sehen kann, haben wir hier 8 typische Anforderungen, die Unter­­nehmen immer wieder an moderne Intranets stellen, gesammelt. Vielleicht kann sich Dein Unter­­nehmen bereits in der ein oder anderen Anforderung wieder­­finden. Zudem geben wir einen kleinen Einblick in gängige Methoden, die Unternehmen und Agenturen zur Bestimmung von indivi­duellen Anforderungen nutzen.

Typische Anforderungen, die Unternehmen an moderne Intranets stellen

Zielgruppenspezifische News

Moderne Intranets bieten unterschied­liche Möglich­keiten, um Unternehmens­­nachrichten ganz ziel­gerichtet zu verbreiten. Das kann in Form von Artikeln oder als Post im News­feed geschehen. Dabei lassen sich die Beiträge persona­lisieren – so erhalten Mitar­beitende auch wirklich nur die Informa­tionen, die für sie auch relevant sind. Das kann dann so aussehen, dass bestimmte Nachrichten nur pro Bereich, Team oder Abteilung ausge­spielt werden. Denn Führungs­kräfte haben beispiels­weise einen ganz anderen Informations­bedarf als Azubis.

Volltext-Suche

Eine übergreifende Suche im Intranet durchsucht alle Inhalte, ganz egal, ob es sich dabei um einen Wiki-Artikel, ein Dokument oder eine im Intranet publi­zierte Nachricht handelt. Je nachdem welche Software­lösung zum Einsatz kommt, können sogar weitere Systeme, wie Apps aus Microsoft 365, durch­sucht werden. Filter helfen zudem bei der Ein­grenzung von Such­ergebnissen. Die ewige Sucherei liegt damit in der Vergangen­heit, heute ist Finden ange­sagt!

Mobiler Zugriff über eine App

Außendienst, Homeoffice oder Branchen, in denen Mitarbeitende nicht am Schreib­tisch im Büro arbeiten: Heutzutage gibt es in Unternehmen viele Fälle, die eine mobile Erreich­barkeit des Intranets erfordern. Der mobile Zugriff gehört mittler­weile zu den meist­genannten Anforderungen in Unternehmen. Damit alle Mitarbeitenden gleich­wertig einge­bunden werden – ganz egal wann, wo und wie sie arbeiten – gehört die Nutzung in vollem Umfang auf mobilen End­geräten in das Standard­repertoire von modernen Software­lösungen.

Mitarbeiterverzeichnis

Jeder Mitarbeitende kann in einem modernen Intranet ein eigenes Profil in einem umfang­reichen Mitarbeiter­verzeichnis erhalten. Das kann neben Kontakt­informationen auch Kompetenzen, Vertretungen bei Abwesen­heiten und gegebenen­falls auch persön­liche Informa­tionen wie den Geburtstag oder Hobbys enthalten. Dadurch stärkt das Intranet die Vernetzung innerhalb des Unternehmens und ermöglicht Mitarbeitenden, passende Ansprechpersonen im Arbeitskontext zu finden.

Communitys

In einem modernen Intranet können sich Mitarbeitende über ihre Interessen in Communitys aus­tauschen. Das sind themen­bezogene Gruppen, die entweder offen für alle oder geschlossen sind. Dann ist der Beitritt auf Ein­ladung bzw. Anfrage hin möglich ist. Communitys können dabei ganz unter­schied­liche Themen haben: Von der Rolle im Unter­nehmen („Arbeit­nehmer­vertretung“), einem ganz bestimmten Zweck („Mitfahr­zentrale“) oder auch einem Hobby („Buch­club“) ist alles möglich.

Liken, Kommentieren & Teilen

Soziale Funktionen sind in einem modernen Intranet unab­dingbar: Diese stärken die Inter­aktion von Mitar­beitenden, den Austausch unter­einander und die Transpa­renz im Unter­nehmen maßgeblich. Dabei sind uns Funktionen zum Liken, Kommen­tieren und Teilen von Beiträgen schon aus unserem privaten Um­feld bekannt. Ergänzt wird das Angebot bei Bedarf durch einen Chat.

Statistiken

Statistiken im Intranet messen die Nutzung und Effekti­vität und unter­stützen bei der Analyse von Maß­nahmen zur internen Kommuni­kation. Die Erfassung von Daten zu Seiten­aufrufen, Besucher­zahlen, Suchan­fragen oder Klick­zahlen zu bestimmten Inhalten geben Ein­blicke in relevante Themen und das Nutzungs­verhalten von Mitar­beitenden. Auf Basis der Daten können Inhalte dann konti­nuierlich ange­passt, die User Experience ver­bessert und die interne Kommuni­kation optimiert werden.

Microsoft 365-Integration

Die Integration von Microsoft 365 in das Intranet erzielt unterschied­liche Vorteile: Durch einen Single Sign-On im Intranet melden sich Mitarbei­tende unkompli­ziert an, um Zugang zu allen weiteren Anwen­dungen zu bekommen. Durch die Voll­text-Suche werden dann auch relevante Infor­ma­tionen aus Quellen wie SharePoint Online mit einbe­zogen. So zeigt das Intranet Ergeb­nisse übersichtlich auf einer Seite an und macht damit Infor­mationen für Mitarbeitende leichter zugänglich. Wenn Mitarbeitende über das Mitar­beiter­verzeichnis Ansprechpersonen suchen, können sie die Kontakt­aufnahme per Anruf oder Chat über Microsoft Teams direkt im Intranet starten. Finden Bekanntmachungen oder Einladungen zu Events über das Intranet statt, synchronisiert dieses den Termin unkompli­ziert mit dem Outlook-Kalender. Das Intranet dient so als Brücke zu den Anwen­dungen von Microsoft 365.

So kannst Du die individuellen Anforderungen Deines Unternehmens an das Intranet ermitteln

Fokusgruppen

Hier werden Personen­gruppen gebildet, die gemein­same Aufgaben und Interessen im Unter­nehmen haben. Ein moderiertes Gespräch soll dann Meinungen, Einstel­lungen, Wünsche und Bedürf­nisse der Gruppen in Bezug auf das neue Intranet in Erfahr­ung bringen. Gemeinsam werden dann auf Grund­lage des Gesprächs Anforderungen an das neue Intranet identi­fiziert und die Gestaltung einer Start­seite besprochen. Um auf die unterschied­lichen Bedarfe einzugehen, werden verschied­ene Fokus­gruppen gebildet. Eine Frage kann dabei z. B. sein, wie das aktuelle Intranet bewertet wird.

Einzelinterviews

In einem Einzelinterview findet ein Gespräch zwischen einer zu inter­viewenden Person und dem Inter­viewer statt. Dieser stellt Fragen rund um das Thema „Neuein­führung des Intranets“ und versucht detail­lierte Antworten und Meinungen zu bekommen. Diese dienen dann als Grund­lage zur Er­mit­tlung von Anforderungen. Auch hier sollten Interviews mit unterschied­lichen Personen stattfinden. Eine Frage kann dabei z. B. sein, welche Informa­tionen für die tägliche Arbeit wichtig sind.

Umfragen

Durch Umfragen werden Daten von vielen Mitarbeitenden gesam­melt. Auch dabei sollen Einstel­lungen gegenüber der Neuein­führung deutlich werden. Die Umfrage kann dabei über einen Frage­bogen auf Papier oder auch digital statt­finden. Eine zu stellende Frage kann dabei z. B. sein, welche Wünsche die Person an eine neue Platt­form hat.

Kontextuelle Interviews

Unter der Vorgehensweise der kontextuellen Interviews kannst Du Dir klas­sische Tiefen­interviews vorstellen, die mit der Beobach­tung des Mitarbei­tenden im Kontext der Nutzung von Arbeits­mitteln verbunden werden. Das bedeutet, dass der Interviewer die zu inter­viewende Person dabei begleitet, wie sie einer bestimmten Tätig­keit nachgeht, um dann in geeigneten Mo­menten Fragen zu stellen. Diese Art des Interviews soll ermöglichen, dass der Ablauf von Arbeits­prozessen im Arbeitsalltag realistisch nachvoll­zogen wird: Demnach beleuchtet der Interviewer das Verhalten und die Einstel­lung der interviewten Person in Bezug auf die Neu­einführung. Die Fragen formuliert er dabei flexibel und passt diese auf die spezi­fischen Abläufe sowie Antworten der inter­viewten Person an. Dabei wird z. B. beleuchtet, wie die Person sich über unternehmens­bezogenen Neuig­keiten auf dem Laufenden hält.

Fazit

Jetzt hast Du die 8 gängigsten Anforderungen an Intranet-Software und nütz­liche Methoden zur Daten­erhebung in Bezug auf Anforderungen in Deinem Unternehmen kennen­gelernt. Wir hoffen, dass Du so bereits einen guten Über­blick über mögliche Funk­tionen bekommen, die ein neues Intranet Deinem Unternehmen bieten kann.

Dein Unternehmen benötigt Unter­stützung bei der Identi­fikation von Anforderungen an ein neues Intranet? Du willst wissen, welche Software Eure Anforderungen erfüllen kann?