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Das sind die gängigsten Anforderungen an ein modernes Intranet
17
Apr 2023

Das sind die gängigsten Anforderungen an ein modernes Intranet

Moderne Intranets bieten die verschieden¬≠sten Funktionen, k√∂nnen dadurch sehr viel¬≠¬≠f√§ltig einge¬≠setzt werden und erf√ľllen dabei unter¬≠schied¬≠liche Anforderungen. M√∂chte Dein Unternehmen ein neues Intranet ausw√§hlen, ist es deswegen auch ent¬≠sprechend wichtig, dass ihr Eure indivi¬≠¬≠duellen Anforderungen identi¬≠¬≠fiziert und anschlie√üend eine L√∂sung ausw√§hlt, die alle gew√ľnschten Funk¬≠tionen abdeckt. Wo f√§ngt Dein Unter¬≠nehmen da am besten an?

Um Dir einen ersten √úberblick dar√ľber zu geben, wie der Aufbau eines guten Intranets aus¬≠sehen kann, haben wir hier 8 typische Anforderungen, die Unter¬≠¬≠nehmen immer wieder an moderne Intranets stellen, gesammelt. Vielleicht kann sich Dein Unter¬≠¬≠nehmen bereits in der ein oder anderen Anforderung wieder¬≠¬≠finden. Zudem geben wir einen kleinen Einblick in g√§ngige Methoden, die Unternehmen und Agenturen zur Bestimmung von indivi¬≠duellen Anforderungen nutzen.

Typische Anforderungen, die Unternehmen an moderne Intranets stellen

Zielgruppenspezifische News

Moderne Intranets bieten unterschied¬≠liche M√∂glich¬≠keiten, um Unternehmens¬≠¬≠nachrichten ganz ziel¬≠gerichtet zu verbreiten. Das kann in Form von Artikeln oder als Post im News¬≠feed geschehen. Dabei lassen sich die Beitr√§ge persona¬≠lisieren ‚Äď so erhalten Mitar¬≠beitende auch wirklich nur die Informa¬≠tionen, die f√ľr sie auch relevant sind. Das kann dann so aussehen, dass bestimmte Nachrichten nur pro Bereich, Team oder Abteilung ausge¬≠spielt werden. Denn F√ľhrungs¬≠kr√§fte haben beispiels¬≠weise einen ganz anderen Informations¬≠bedarf als Azubis.

Volltext-Suche

Eine √ľbergreifende Suche im Intranet durchsucht alle Inhalte, ganz egal, ob es sich dabei um einen Wiki-Artikel, ein Dokument oder eine im Intranet publi¬≠zierte Nachricht handelt. Je nachdem welche Software¬≠l√∂sung zum Einsatz kommt, k√∂nnen sogar weitere Systeme, wie Apps aus Microsoft 365, durch¬≠sucht werden. Filter helfen zudem bei der Ein¬≠grenzung von Such¬≠ergebnissen. Die ewige Sucherei liegt damit in der Vergangen¬≠heit, heute ist Finden ange¬≠sagt!

Mobiler Zugriff √ľber eine App

Au√üendienst, Homeoffice oder Branchen, in denen Mitarbeitende nicht am Schreib¬≠tisch im B√ľro arbeiten: Heutzutage gibt es in Unternehmen viele F√§lle, die eine mobile Erreich¬≠barkeit des Intranets erfordern. Der mobile Zugriff geh√∂rt mittler¬≠weile zu den meist¬≠genannten Anforderungen in Unternehmen. Damit alle Mitarbeitenden gleich¬≠wertig einge¬≠bunden werden ‚Äď ganz egal wann, wo und wie sie arbeiten ‚Äď geh√∂rt die Nutzung in vollem Umfang auf mobilen End¬≠ger√§ten in das Standard¬≠repertoire von modernen Software¬≠l√∂sungen.

Mitarbeiterverzeichnis

Jeder Mitarbeitende kann in einem modernen Intranet ein eigenes Profil in einem umfang­reichen Mitarbeiter­verzeichnis erhalten. Das kann neben Kontakt­informationen auch Kompetenzen, Vertretungen bei Abwesen­heiten und gegebenen­falls auch persön­liche Informa­tionen wie den Geburtstag oder Hobbys enthalten. Dadurch stärkt das Intranet die Vernetzung innerhalb des Unternehmens und ermöglicht Mitarbeitenden, passende Ansprechpersonen im Arbeitskontext zu finden.

Communitys

In einem modernen Intranet k√∂nnen sich Mitarbeitende √ľber ihre Interessen in Communitys aus¬≠tauschen. Das sind themen¬≠bezogene Gruppen, die entweder offen f√ľr alle oder geschlossen sind. Dann ist der Beitritt auf Ein¬≠ladung bzw. Anfrage hin m√∂glich ist. Communitys k√∂nnen dabei ganz unter¬≠schied¬≠liche Themen haben: Von der Rolle im Unter¬≠nehmen (‚ÄěArbeit¬≠nehmer¬≠vertretung‚Äú), einem ganz bestimmten Zweck (‚ÄěMitfahr¬≠zentrale‚Äú) oder auch einem Hobby (‚ÄěBuch¬≠club‚Äú) ist alles m√∂glich.

Liken, Kommentieren & Teilen

Soziale Funktionen sind in einem modernen Intranet unab­dingbar: Diese stärken die Inter­aktion von Mitar­beitenden, den Austausch unter­einander und die Transpa­renz im Unter­nehmen maßgeblich. Dabei sind uns Funktionen zum Liken, Kommen­tieren und Teilen von Beiträgen schon aus unserem privaten Um­feld bekannt. Ergänzt wird das Angebot bei Bedarf durch einen Chat.

Statistiken

Statistiken im Intranet messen die Nutzung und Effekti¬≠vit√§t und unter¬≠st√ľtzen bei der Analyse von Ma√ü¬≠nahmen zur internen Kommuni¬≠kation. Die Erfassung von Daten zu Seiten¬≠aufrufen, Besucher¬≠zahlen, Suchan¬≠fragen oder Klick¬≠zahlen zu bestimmten Inhalten geben Ein¬≠blicke in relevante Themen und das Nutzungs¬≠verhalten von Mitar¬≠beitenden. Auf Basis der Daten k√∂nnen Inhalte dann konti¬≠nuierlich ange¬≠passt, die User Experience ver¬≠bessert und die interne Kommuni¬≠kation optimiert werden.

Microsoft 365-Integration

Die Integration von Microsoft 365 in das Intranet erzielt unterschied¬≠liche Vorteile: Durch einen Single Sign-On im Intranet melden sich Mitarbei¬≠tende unkompli¬≠ziert an, um Zugang zu allen weiteren Anwen¬≠dungen zu bekommen. Durch die Voll¬≠text-Suche werden dann auch relevante Infor¬≠ma¬≠tionen aus Quellen wie SharePoint Online mit einbe¬≠zogen. So zeigt das Intranet Ergeb¬≠nisse √ľbersichtlich auf einer Seite an und macht damit Infor¬≠mationen f√ľr Mitarbeitende leichter zug√§nglich. Wenn Mitarbeitende √ľber das Mitar¬≠beiter¬≠verzeichnis Ansprechpersonen suchen, k√∂nnen sie die Kontakt¬≠aufnahme per Anruf oder Chat √ľber Microsoft Teams direkt im Intranet starten. Finden Bekanntmachungen oder Einladungen zu Events √ľber das Intranet statt, synchronisiert dieses den Termin unkompli¬≠ziert mit dem Outlook-Kalender. Das Intranet dient so als Br√ľcke zu den Anwen¬≠dungen von Microsoft 365.

So kannst Du die individuellen Anforderungen Deines Unternehmens an das Intranet ermitteln

Fokusgruppen

Hier werden Personen¬≠gruppen gebildet, die gemein¬≠same Aufgaben und Interessen im Unter¬≠nehmen haben. Ein moderiertes Gespr√§ch soll dann Meinungen, Einstel¬≠lungen, W√ľnsche und Bed√ľrf¬≠nisse der Gruppen in Bezug auf das neue Intranet in Erfahr¬≠ung bringen. Gemeinsam werden dann auf Grund¬≠lage des Gespr√§chs Anforderungen an das neue Intranet identi¬≠fiziert und die Gestaltung einer Start¬≠seite besprochen. Um auf die unterschied¬≠lichen Bedarfe einzugehen, werden verschied¬≠ene Fokus¬≠gruppen gebildet. Eine Frage kann dabei z. B. sein, wie das aktuelle Intranet bewertet wird.

Einzelinterviews

In einem Einzelinterview findet ein Gespr√§ch zwischen einer zu inter¬≠viewenden Person und dem Inter¬≠viewer statt. Dieser stellt Fragen rund um das Thema ‚ÄěNeuein¬≠f√ľhrung des Intranets‚Äú und versucht detail¬≠lierte Antworten und Meinungen zu bekommen. Diese dienen dann als Grund¬≠lage zur Er¬≠mit¬≠tlung von Anforderungen. Auch hier sollten Interviews mit unterschied¬≠lichen Personen stattfinden. Eine Frage kann dabei z. B. sein, welche Informa¬≠tionen f√ľr die t√§gliche Arbeit wichtig sind.

Umfragen

Durch Umfragen werden Daten von vielen Mitarbeitenden gesam¬≠melt. Auch dabei sollen Einstel¬≠lungen gegen√ľber der Neuein¬≠f√ľhrung deutlich werden. Die Umfrage kann dabei √ľber einen Frage¬≠bogen auf Papier oder auch digital statt¬≠finden. Eine zu stellende Frage kann dabei z. B. sein, welche W√ľnsche die Person an eine neue Platt¬≠form hat.

Kontextuelle Interviews

Unter der Vorgehensweise der kontextuellen Interviews kannst Du Dir klas¬≠sische Tiefen¬≠interviews vorstellen, die mit der Beobach¬≠tung des Mitarbei¬≠tenden im Kontext der Nutzung von Arbeits¬≠mitteln verbunden werden. Das bedeutet, dass der Interviewer die zu inter¬≠viewende Person dabei begleitet, wie sie einer bestimmten T√§tig¬≠keit nachgeht, um dann in geeigneten Mo¬≠menten Fragen zu stellen. Diese Art des Interviews soll erm√∂glichen, dass der Ablauf von Arbeits¬≠prozessen im Arbeitsalltag realistisch nachvoll¬≠zogen wird: Demnach beleuchtet der Interviewer das Verhalten und die Einstel¬≠lung der interviewten Person in Bezug auf die Neu¬≠einf√ľhrung. Die Fragen formuliert er dabei flexibel und passt diese auf die spezi¬≠fischen Abl√§ufe sowie Antworten der inter¬≠viewten Person an. Dabei wird z. B. beleuchtet, wie die Person sich √ľber unternehmens¬≠bezogenen Neuig¬≠keiten auf dem Laufenden h√§lt.

Fazit

Jetzt hast Du die 8 g√§ngigsten Anforderungen an Intranet-Software und n√ľtz¬≠liche Methoden zur Daten¬≠erhebung in Bezug auf Anforderungen in Deinem Unternehmen kennen¬≠gelernt. Wir hoffen, dass Du so bereits einen guten √úber¬≠blick √ľber m√∂gliche Funk¬≠tionen bekommen, die ein neues Intranet Deinem Unternehmen bieten kann.

Dein Unternehmen ben√∂tigt Unter¬≠st√ľtzung bei der Identi¬≠fikation von Anforderungen an ein neues Intranet? Du willst wissen, welche Software Eure Anforderungen erf√ľllen kann?