Das sind die gängigsten Anforderungen an ein modernes Intranet
Moderne Intranets bieten die verschiedensten Funktionen, können dadurch sehr vielfältig eingesetzt werden und erfüllen dabei unterschiedliche Anforderungen. Möchte Dein Unternehmen ein neues Intranet auswählen, ist es deswegen auch entsprechend wichtig, dass ihr Eure individuellen Anforderungen identifiziert und anschließend eine Lösung auswählt, die alle gewünschten Funktionen abdeckt. Wo fängt Dein Unternehmen da am besten an?
Um Dir einen ersten Überblick darüber zu geben, wie der Aufbau eines guten Intranets aussehen kann, haben wir hier 8 typische Anforderungen, die Unternehmen immer wieder an moderne Intranets stellen, gesammelt. Vielleicht kann sich Dein Unternehmen bereits in der ein oder anderen Anforderung wiederfinden. Zudem geben wir einen kleinen Einblick in gängige Methoden, die Unternehmen und Agenturen zur Bestimmung von individuellen Anforderungen nutzen.
Typische Anforderungen, die Unternehmen an moderne Intranets stellen
Zielgruppenspezifische News
Moderne Intranets bieten unterschiedliche Möglichkeiten, um Unternehmensnachrichten ganz zielgerichtet zu verbreiten. Das kann in Form von Artikeln oder als Post im Newsfeed geschehen. Dabei lassen sich die Beiträge personalisieren – so erhalten Mitarbeitende auch wirklich nur die Informationen, die für sie auch relevant sind. Das kann dann so aussehen, dass bestimmte Nachrichten nur pro Bereich, Team oder Abteilung ausgespielt werden. Denn Führungskräfte haben beispielsweise einen ganz anderen Informationsbedarf als Azubis.
Volltext-Suche
Eine übergreifende Suche im Intranet durchsucht alle Inhalte, ganz egal, ob es sich dabei um einen Wiki-Artikel, ein Dokument oder eine im Intranet publizierte Nachricht handelt. Je nachdem welche Softwarelösung zum Einsatz kommt, können sogar weitere Systeme, wie Apps aus Microsoft 365, durchsucht werden. Filter helfen zudem bei der Eingrenzung von Suchergebnissen. Die ewige Sucherei liegt damit in der Vergangenheit, heute ist Finden angesagt!
Mobiler Zugriff über eine App
Außendienst, Homeoffice oder Branchen, in denen Mitarbeitende nicht am Schreibtisch im Büro arbeiten: Heutzutage gibt es in Unternehmen viele Fälle, die eine mobile Erreichbarkeit des Intranets erfordern. Der mobile Zugriff gehört mittlerweile zu den meistgenannten Anforderungen in Unternehmen. Damit alle Mitarbeitenden gleichwertig eingebunden werden – ganz egal wann, wo und wie sie arbeiten – gehört die Nutzung in vollem Umfang auf mobilen Endgeräten in das Standardrepertoire von modernen Softwarelösungen.
Mitarbeiterverzeichnis
Jeder Mitarbeitende kann in einem modernen Intranet ein eigenes Profil in einem umfangreichen Mitarbeiterverzeichnis erhalten. Das kann neben Kontaktinformationen auch Kompetenzen, Vertretungen bei Abwesenheiten und gegebenenfalls auch persönliche Informationen wie den Geburtstag oder Hobbys enthalten. Dadurch stärkt das Intranet die Vernetzung innerhalb des Unternehmens und ermöglicht Mitarbeitenden, passende Ansprechpersonen im Arbeitskontext zu finden.
Communitys
In einem modernen Intranet können sich Mitarbeitende über ihre Interessen in Communitys austauschen. Das sind themenbezogene Gruppen, die entweder offen für alle oder geschlossen sind. Dann ist der Beitritt auf Einladung bzw. Anfrage hin möglich ist. Communitys können dabei ganz unterschiedliche Themen haben: Von der Rolle im Unternehmen („Arbeitnehmervertretung“), einem ganz bestimmten Zweck („Mitfahrzentrale“) oder auch einem Hobby („Buchclub“) ist alles möglich.
Liken, Kommentieren & Teilen
Soziale Funktionen sind in einem modernen Intranet unabdingbar: Diese stärken die Interaktion von Mitarbeitenden, den Austausch untereinander und die Transparenz im Unternehmen maßgeblich. Dabei sind uns Funktionen zum Liken, Kommentieren und Teilen von Beiträgen schon aus unserem privaten Umfeld bekannt. Ergänzt wird das Angebot bei Bedarf durch einen Chat.
Statistiken
Statistiken im Intranet messen die Nutzung und Effektivität und unterstützen bei der Analyse von Maßnahmen zur internen Kommunikation. Die Erfassung von Daten zu Seitenaufrufen, Besucherzahlen, Suchanfragen oder Klickzahlen zu bestimmten Inhalten geben Einblicke in relevante Themen und das Nutzungsverhalten von Mitarbeitenden. Auf Basis der Daten können Inhalte dann kontinuierlich angepasst, die User Experience verbessert und die interne Kommunikation optimiert werden.
Microsoft 365-Integration
Die Integration von Microsoft 365 in das Intranet erzielt unterschiedliche Vorteile: Durch einen Single Sign-On im Intranet melden sich Mitarbeitende unkompliziert an, um Zugang zu allen weiteren Anwendungen zu bekommen. Durch die Volltext-Suche werden dann auch relevante Informationen aus Quellen wie SharePoint Online mit einbezogen. So zeigt das Intranet Ergebnisse übersichtlich auf einer Seite an und macht damit Informationen für Mitarbeitende leichter zugänglich. Wenn Mitarbeitende über das Mitarbeiterverzeichnis Ansprechpersonen suchen, können sie die Kontaktaufnahme per Anruf oder Chat über Microsoft Teams direkt im Intranet starten. Finden Bekanntmachungen oder Einladungen zu Events über das Intranet statt, synchronisiert dieses den Termin unkompliziert mit dem Outlook-Kalender. Das Intranet dient so als Brücke zu den Anwendungen von Microsoft 365.
So kannst Du die individuellen Anforderungen Deines Unternehmens an das Intranet ermitteln
Fokusgruppen
Hier werden Personengruppen gebildet, die gemeinsame Aufgaben und Interessen im Unternehmen haben. Ein moderiertes Gespräch soll dann Meinungen, Einstellungen, Wünsche und Bedürfnisse der Gruppen in Bezug auf das neue Intranet in Erfahrung bringen. Gemeinsam werden dann auf Grundlage des Gesprächs Anforderungen an das neue Intranet identifiziert und die Gestaltung einer Startseite besprochen. Um auf die unterschiedlichen Bedarfe einzugehen, werden verschiedene Fokusgruppen gebildet. Eine Frage kann dabei z. B. sein, wie das aktuelle Intranet bewertet wird.
Einzelinterviews
In einem Einzelinterview findet ein Gespräch zwischen einer zu interviewenden Person und dem Interviewer statt. Dieser stellt Fragen rund um das Thema „Neueinführung des Intranets“ und versucht detaillierte Antworten und Meinungen zu bekommen. Diese dienen dann als Grundlage zur Ermittlung von Anforderungen. Auch hier sollten Interviews mit unterschiedlichen Personen stattfinden. Eine Frage kann dabei z. B. sein, welche Informationen für die tägliche Arbeit wichtig sind.
Umfragen
Durch Umfragen werden Daten von vielen Mitarbeitenden gesammelt. Auch dabei sollen Einstellungen gegenüber der Neueinführung deutlich werden. Die Umfrage kann dabei über einen Fragebogen auf Papier oder auch digital stattfinden. Eine zu stellende Frage kann dabei z. B. sein, welche Wünsche die Person an eine neue Plattform hat.
Kontextuelle Interviews
Unter der Vorgehensweise der kontextuellen Interviews kannst Du Dir klassische Tiefeninterviews vorstellen, die mit der Beobachtung des Mitarbeitenden im Kontext der Nutzung von Arbeitsmitteln verbunden werden. Das bedeutet, dass der Interviewer die zu interviewende Person dabei begleitet, wie sie einer bestimmten Tätigkeit nachgeht, um dann in geeigneten Momenten Fragen zu stellen. Diese Art des Interviews soll ermöglichen, dass der Ablauf von Arbeitsprozessen im Arbeitsalltag realistisch nachvollzogen wird: Demnach beleuchtet der Interviewer das Verhalten und die Einstellung der interviewten Person in Bezug auf die Neueinführung. Die Fragen formuliert er dabei flexibel und passt diese auf die spezifischen Abläufe sowie Antworten der interviewten Person an. Dabei wird z. B. beleuchtet, wie die Person sich über unternehmensbezogenen Neuigkeiten auf dem Laufenden hält.
Fazit
Jetzt hast Du die 8 gängigsten Anforderungen an Intranet-Software und nützliche Methoden zur Datenerhebung in Bezug auf Anforderungen in Deinem Unternehmen kennengelernt. Wir hoffen, dass Du so bereits einen guten Überblick über mögliche Funktionen bekommen, die ein neues Intranet Deinem Unternehmen bieten kann.
Dein Unternehmen benötigt Unterstützung bei der Identifikation von Anforderungen an ein neues Intranet? Du willst wissen, welche Software Eure Anforderungen erfüllen kann?