
6 Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekten
Für ein erfolgreiches Intranet-Projekt oder eine erfolgreiche Mitarbeiter-App zählt mehr als die Installation der Software. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekten zu kennen, hilft Dir dabei typische Fallstricke und Hürden im Projekt zu umgehen.
Damit Du die Einführung einer neuen Softwarelösung erfolgreich meistern kannst, stellen wir Dir nachfolgend die 6 wichtigsten Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekten vor:
Das System
Eine fundierte Softwareauswahl ist der Grundstein um Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekten optimal zu nutzen. Dies geht am besten mit detaillierten Anforderungskatalog. Besonders die Gewichtung der einzelnen Anforderungen ist dabei entscheidend. Gibt es bei Euch im Unternehmen viele Mitarbeiter, die keinen Zugriff auf einen Desktop-PC haben und häufig unterwegs sind? Dann solltest Du zum Beispiel einen größeren Fokus auf die mobile Verfügbarkeit des zukünftigen Intranets legen.
Die Informationsarchitektur
Sie ist das Grundgerüst eines jeden Intranets und legt fest, wie Inhalte (z.B. Seiten und Dateien) strukturiert und benannt werden sollten. Für Mitarbeiter bedeutet eine gute Informationsarchitektur, dass sie alle Inhalte intuitiv schnell und finden. Wie gut das klappt, hängt u.a. von der Suchfunktion und der Navigationsstruktur ab. Eine Verbesserung der Suche lässt sich vor allem durch eine sinnvolle Verschlagwortung der Inhalte erreichen. Um die Navigationsstruktur möglichst nah an die Erwartungen der Mitarbeiter zu entwerfen, eignen sich außerdem Methoden wie Card Sorting.
Das Change-Management
Die bloße Bereitstellung neuer Technologien verändert Einstellungen, Arbeitsweisen und Kommunikationsverhalten in Unternehmen nicht oder nur geringfügig. Ohne die Definition und Verbreitung neuer Arbeitsweisen werden Mitarbeiter die neuen Möglichkeiten des Intranets in ihre gewohnten Vorgehensweisen pressen und die Verbesserungspotenziale damit von vornherein stark limitieren. Deshalb sollten Nutzern, über konkrete Anwendungsbeispiele, die Mehrwerte des neuen Systems aufgezeigt werden. Um Mitarbeiter nicht mit der Fülle an neuen Funktionen zu überladen, lohnt es sich das Intranet zunächst in Pilotgruppen zu testen, bevor es unternehmensweit ausgerollt wird. Ebenso wirken sich Schulungen und Gamification-Elemente (die Übertragung von spieltypischen Elementen und Vorgängen ins Intranet) positiv auf die Akzeptanz des Systems aus.
Die Kommunikation
Bei einer gelungenen Unternehmenskommunikation geht es nicht nur darum, dass Mitarbeiter von der neuen Plattform und deren Potenziale erfahren. Indem Du schon zu Beginn des Projektes mit kommunikativen Maßnahmen startest, sorgst Du dafür, dass die Mitarbeiter sich auf die Umstellung einstellen und mit dem neuen System vertraut machen können. Das gelingt am besten, indem Du das Vorhaben, das Projektteam und die Meilensteine frühzeitig vorstellst. Während des Projekts sollten dann zusätzlich Dialogräume geschaffen und Zwischenergebnisse präsentiert werden. Events wie ein Namenswettbewerb sorgen außerdem dafür, dass sich eine größere Anzahl an Mitarbeitern mit dem Projekt identifizieren kann. Zum Start des neuen Intranets ist es zudem wichtig auch Führungskräfte einzubinden, um die Bedeutung zu unterstreichen und Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekten bestmöglich zu nutzen.
Die Technik
Wenn von der technischen Seite alles stimmt, dann fällt das selten auf. Kommt es jedoch häufig zu Systemausfällen oder langen Ladezeiten, sind Nutzer schnell frustriert. Deshalb ist es wichtig technische Aspekte (wie z.B. Serverkapazitäten) möglichst frühzeitig zu klären und testen. Auch die IT Sicherheit und der Datenschutz sind sensible Themen, die auf keinen Fall ignoriert werden dürfen. Hier sollten die Verantwortlichkeiten klar geregelt sein, auch für den Fall, dass Rückfragen aufkommen.
Das Projektmanagement
Projektmethoden und eine strukturierte Vorgehensweise sind natürlich nicht per se ein Garant für ein erfolgreiches Intranet-Projekt. Sie bilden allerdings das prozessuale und methodische Fundament dafür. Da Projekte grundsätzlich anders funktionieren als das normale Tagesgeschäft ist es hierbei von besonderer Wichtigkeit, die Entscheidungskompetenzen, die zeitliche Verfügbarkeiten und die Reportingwege im Voraus zu definieren. Nur so lassen die vorhandenen Ressourcen optimal nutzen und Risiken frühzeitig abwenden.
Fazit
Bei Betrachtung der Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekten lässt sich festhalten: Intranet-Projekte sind keine reinen IT-Projekte und zeichnen sich durch ihre Interdisziplinarität aus. Obwohl technische Rahmenbedingungen kritisch für ein erfolgreiches Projekt sind, reicht eine alleinige Betrachtung dieser Aspekte nicht aus. Vielmehr sollte der Fokus auf einer guten Softwareauswahl und der anschließenden Informationsarchitektur liegen. Um die dadurch geschaffenen Potenziale auszuschöpfen braucht es sowohl Change-Management als auch interne Kommunikation. Gutes Projektmanagement hilft dabei möglichst alle Aufgaben in der vorgesehenen Zeit zu erfüllen und bildet damit den Abschluss für die erfolgreiche Einführung eines Digital Workplace.