Für ein erfolgreiches Intranet-Projekt oder die erfolgreiche Einführung einer Mitarbeiter-App zählt mehr als nur die Installation der Software. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekten zu kennen, hilft Dir dabei, typische Fallstricke und Hürden im Projekt zu umgehen!

Damit Du die Einführung einer neuen Softwarelösung erfolgreich meistern kannst, stellen wir Dir nachfolgend die 6 wichtigsten Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekten vor:

1. Das passende System

Eine fundierte Softwareauswahl ist der Grundstein, um Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekten optimal zu nutzen. Dies geht am besten mit einem detailliertem Anforderungs­katalog. Besonders die Gewichtung der einzelnen Anforderungen ist dabei entscheidend. Gibt es bei Euch im Unternehmen viele Mitarbeitende, die keinen Zu­griff auf einen Desktop-PC haben und häufig unter­wegs sind? Dann solltest Du zum Beispiel einen größeren Fokus auf die mobile Verfüg­bar­keit des zukünftigen Intranets legen.

2. Die richtige Informationsarchitektur

Sie ist das Grund­gerüst eines jeden Intranets und legt fest, wie Inhalte (z. B. Seiten und Dateien) strukturiert und benannt werden sollten. Für Mitarbeitende bedeutet eine gute Informations­architektur, dass sie alle Inhalte intuitiv schnell und finden. Wie gut das klappt, hängt u. a. von der Such­funktion und der Navi­gations­struktur ab. Eine Ver­besserung der Suche lässt sich vor allem durch eine sinnvolle Verschlag­wortung der Inhalte erreichen. Um die Navi­gations­struktur möglichst nah an die Erwartungen der Mitarbeitenden zu entwerfen, eignen sich außerdem Methoden wie Card Sorting.

3. Das langfristige Change-Management

Die bloße Bereit­stellung neuer Tech­nologien ver­ändert Ein­stellungen, Arbeits­weisen und Kommuni­kations­verhalten in Unternehmen nicht oder nur gering­fügig. Ohne die Definition und Ver­breitung neuer Arbeitsweisen werden Mitarbeitende die neuen Möglich­keiten des Intranets in ihre gewohnten Vorgehens­weisen pressen. So sind die Verbesserungs­potenziale damit von vornherein stark limitiert. Deshalb sollten Nutzern, über konkrete Anwen­dungs­beispiele, die Mehr­werte des neuen Systems aufgezeigt werden. Um Mitarbeitende nicht mit der Fülle an neuen Funktionen zu überladen, lohnt es sich, das Intranet zunächst in Pilot­gruppen zu testen, bevor es unternehmen­sweit aus­gerollt wird. Ebenso wirken sich Schulungen und Gamification-Elemente (die Übertragung von spieltypischen Elementen und Vorgängen ins Intranet) positiv auf die Akzeptanz des Systems aus.

4. Die begleitende Kommunikation

Bei einer gelungenen Unter­nehmens­kommunikation (Internen Kommunikation) geht es nicht nur darum, dass Mitarbeitende von der neuen Plattform und deren Potenzialen erfahren. Indem Du schon zu Beginn des Projektes mit kommunikativen Maßnahmen startest, sorgst Du dafür, dass die Mitarbeitende sich auf die Um­stellung einstellen und mit dem neuen System vertraut machen können. Das gelingt am besten, indem Du das Vorhaben, das Projekt­team und die Meilen­­steine früh­zeitig vor­stellst. Während des Projekts sollten dann zusätzlich Dialog­räume geschaffen und Zwischen­­ergebnisse präsentiert werden. Events wie ein Namenswettbewerb sorgen außerdem dafür, dass sich eine größere An­zahl an Mit­arbeitenden mit dem Projekt identi­fizieren kann. Zum Start des neuen Intranets ist es zudem wichtig auch Führungs­­kräfte einzubinden, um die Be­deutung zu unterstreichen und Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekten bestmöglich zu nutzen.

5. Die stabile Technik

Wenn von der technischen Seite alles stimmt, dann fällt das selten auf. Kommt es jedoch häufig zu System­ausfällen oder langen Lade­zeiten, sind Nutzer schnell frustriert. Deshalb ist es wichtig, tech­nische Aspekte (wie z. B. Server­kapa­zitäten) möglichst früh­zeitig zu klären und testen. Auch die IT-Sicherheit und der Daten­schutz sind sensible Themen, die auf keinen Fall ignoriert werden dürfen. Hier sollten die Verant­wortlich­keiten klar geregelt sein, auch für den Fall, dass Rückfragen aufkommen.

6. Das effektive Projektmanagement

Projekt­methoden und eine struk­turierte Vorgehens­weise sind natürlich nicht per se ein Garant für ein erfolg­reiches Intranet-Projekt. Sie bilden allerdings das prozessuale und methodische Fundament dafür. Da Projekte grund­sätzlich anders funktionieren als das normale Tagesgeschäft, ist es hierbei von besonderer Wichtig­keit, die Ent­scheidungs­­kompetenzen, die zeitliche Verfüg­bar­keiten und die Reporting­wege im Voraus zu definieren. Nur so lassen die vorhandenen Ressourcen optimal nutzen und Risiken frühzeitig abwenden.

Fazit

Bei Betrachtung der Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekten lässt sich festhalten: Intranet-Projekte sind keine reinen IT-Projekte und zeichnen sich durch ihre Interdisziplinarität aus. Obwohl technische Rahmen­bedingungen kritisch für ein erfolgreiches Projekt sind, reicht eine alleinige Betrachtung dieser Aspekte nicht aus. Viel­mehr sollte der Fokus auf einer guten Software­auswahl und der an­schließenden Informations­­architektur liegen. Um die dadurch geschaffenen Poten­ziale auszuschöpfen, braucht es sowohl Change-Management als auch interne Kommuni­kation. Gutes Projekt­management hilft dabei, möglichst alle Auf­gaben in der vorgesehenen Zeit zu er­füllen und bildet damit den Ab­schluss für die erfolg­reiche Ein­führung eines Digital Workplace.

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