Für ein erfolgreiches Intranet-Projekt oder eine erfolgreiche Mitarbeiter-App zählt mehr als die Installation der Software. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekten zu kennen, hilft Dir dabei typische Fallstricke und Hürden im Projekt zu umgehen.

Damit Du die Einführung einer neuen Softwarelösung erfolgreich meistern kannst, stellen wir Dir nachfolgend die 6 wichtigsten Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekten vor:

Das System

Eine fundierte Softwareauswahl ist der Grundstein um Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekten optimal zu nutzen. Dies geht am besten mit detail­lierten Anforderungs­katalog. Besonders die Gewichtung der einzelnen Anforderungen ist dabei entscheidend. Gibt es bei Euch im Unternehmen viele Mitarbeiter, die keinen Zu­griff auf einen Desktop-PC haben und häufig unter­wegs sind? Dann solltest Du zum Beispiel einen größeren Fokus auf die mobile Verfüg­bar­keit des zukünftigen Intranets legen.

Die Informationsarchitektur

Sie ist das Grund­gerüst eines jeden Intranets und legt fest, wie Inhalte (z.B. Seiten und Dateien) strukturiert und benannt werden sollten. Für Mitarbeiter bedeutet eine gute Informations­architektur, dass sie alle Inhalte intuitiv schnell und finden. Wie gut das klappt, hängt u.a. von der Such­funktion und der Navi­gations­struktur ab. Eine Ver­besserung der Suche lässt sich vor allem durch eine sinnvolle Verschlag­wortung der Inhalte erreichen. Um die Navi­gations­struktur möglichst nah an die Erwartungen der Mitarbeiter zu entwerfen, eignen sich außerdem Methoden wie Card Sorting.

Das Change-Management

Die bloße Bereit­stellung neuer Tech­nologien ver­ändert Ein­stellungen, Arbeits­weisen und Kommuni­kations­verhalten in Unternehmen nicht oder nur gering­fügig. Ohne die Definition und Ver­breitung neuer Arbeits­weisen werden Mitarbeiter die neuen Möglich­keiten des Intranets in ihre gewohnten Vorgehens­weisen pressen und die Verbesserungs­potenziale damit von vornherein stark limitieren. Deshalb sollten Nutzern, über konkrete Anwen­dungs­beispiele, die Mehr­werte des neuen Systems aufgezeigt werden. Um Mitarbeiter nicht mit der Fülle an neuen Funktionen zu überladen, lohnt es sich das Intranet zunächst in Pilot­gruppen zu testen, bevor es unternehmen­sweit aus­gerollt wird. Ebenso wirken sich Schulungen und Gamification-Elemente (die Übertragung von spieltypischen Elementen und Vorgängen ins Intranet) positiv auf die Akzeptanz des Systems aus.

Die Kommunikation

Bei einer gelungenen Unter­nehmens­kommunikation geht es nicht nur darum, dass Mitarbeiter von der neuen Plattform und deren Potenziale erfahren. Indem Du schon zu Beginn des Projektes mit kommunikativen Maßnahmen startest, sorgst Du dafür, dass die Mitarbeiter sich auf die Um­stellung einstellen und mit dem neuen System vertraut machen können. Das gelingt am besten, indem Du das Vorhaben, das Projekt­team und die Meilen­­steine früh­zeitig vor­stellst. Während des Projekts sollten dann zusätzlich Dialog­räume geschaffen und Zwischen­­ergebnisse präsentiert werden. Events wie ein Namenswettbewerb sorgen außerdem dafür, dass sich eine größere An­zahl an Mit­arbeitern mit dem Projekt identi­fizieren kann. Zum Start des neuen Intranets ist es zudem wichtig auch Führungs­­kräfte einzubinden, um die Be­deutung zu unterstreichen und Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekten bestmöglich zu nutzen.

Die Technik

Wenn von der technischen Seite alles stimmt, dann fällt das selten auf. Kommt es jedoch häufig zu System­ausfällen oder langen Lade­zeiten, sind Nutzer schnell frustriert. Deshalb ist es wichtig tech­nische Aspekte (wie z.B. Server­kapa­zitäten) möglichst früh­zeitig zu klären und testen. Auch die IT Sicher­heit und der Daten­schutz sind sensible Themen, die auf keinen Fall ignoriert werden dürfen. Hier sollten die Verant­wortlich­keiten klar geregelt sein, auch für den Fall, dass Rückfragen aufkommen.

Das Projektmanagement

Projekt­methoden und eine struk­turierte Vorgehens­weise sind natürlich nicht per se ein Garant für ein erfolg­reiches Intranet-Projekt. Sie bilden allerdings das prozessuale und methodische Fundament dafür. Da Projekte grund­sätzlich anders funktionieren als das normale Tages­geschäft ist es hierbei von besonderer Wichtig­keit, die Ent­scheidungs­­kompetenzen, die zeitliche Verfüg­bar­keiten und die Reporting­wege im Voraus zu definieren. Nur so lassen die vorhandenen Ressourcen optimal nutzen und Risiken frühzeitig abwenden.

Fazit

Bei Betrachtung der Erfolgsfaktoren von Intranet-Projekten lässt sich festhalten: Intranet-Projekte sind keine reinen IT-Projekte und zeichnen sich durch ihre Interdisziplinarität aus. Obwohl technische Rahmen­bedingungen kritisch für ein erfolgreiches Projekt sind, reicht eine alleinige Betrachtung dieser Aspekte nicht aus. Viel­mehr sollte der Fokus auf einer guten Software­auswahl und der an­schließenden Informations­­architektur liegen. Um die dadurch geschaffenen Poten­ziale auszuschöpfen braucht es sowohl Change-Management als auch interne Kommuni­kation. Gutes Projekt­management hilft dabei möglichst alle Auf­gaben in der vorgesehenen Zeit zu er­füllen und bildet damit den Ab­schluss für die erfolg­reiche Ein­führung eines Digital Workplace.