Microsoft 365 bietet Unternehmen nicht nur eine Reihe neuer Software­lösung, sondern öffnet die Tür zu einer grundlegend neuen Art der Zu­sam­menarbeit. Entsprechend optimistisch sind Projektteams in der Regel vor Beginn der Microsoft 365-Einführung und nehmen oftmals an, dass die Mit­arbeitenden…

• …nur darauf warten, um endlich mit der Nutzung von Microsoft 365 zu beginnen.
• …direkt einen Mehrwert durch die Nutzung von Microsoft 365 im Arbeitsalltag spüren.
• …die Möglichkeiten zu schätzen wissen und die neuen Applikationen mit großem Interesse erkunden.

Was Mitarbeitende jedoch wirklich über die Einführung der neuen Software­lösung denken ist, dass…

• …es zuallererst eine große Umstellung bedeutet.
• …sie keine Zeit haben, sich mit diesen neuen Möglichkeiten zu befassen, weil Sie zu be­schäftigt sind.
• …die Nutzung deutlich auf­wändiger ist, als die bisherigen Lösun­gen.
• …sie lieber bei dem bleiben, was Sie bereits kennen.

Diese Diskrepanz macht deutlich: Die bloße Bereit­stellung von neuen Software­lösungen reicht nicht aus. Denn in der Praxis hängt der Erfolg von M365 in erster Linie von den menschlichen Faktoren ab. Nur wenn Mitar­bei­tende ihre Arbeits­weisen den neuen Möglichkeiten anpassen, entfaltet sich das volle Potenzial von M365 und eine neue Art der Zu­sam­men­arbeit kann entstehen. Doch weil diese Veränder­ungen an­strengend sind, braucht es Change-Management, um alle Betroffenen in ihrer persön­lichen Veränderung zu unterstützen.

Welche Gründe für Change-Management bei der Microsoft 365-Einführung sprechen und welchen Einfluss es auf den Projekterfolg hat, kannst Du in diesem Artikel nachlesen.

Was ist Change-Management?

Change-Management darf keineswegs ein Selbstzweck sein. Vielmehr geht es darum, dass alle Mitarbeitenden Deines Unternehmens aus ihrem per­sön­lichen Status Quo heraus sicher durch die Veränderung geführt werden und geschlossen in dem angestrebten Zielzustand ankommen. Das Change-Management Institut Prosci definiert Change-Management fol­gender­maßen:

Change-Management ist die An­wendung eines strukturier­ten Pro­zesses und einer Reihe von Werk­­zeugen, um die menschliche Seite der Verän­derung zum ge­wünsch­ten Ergebnis zu lenken. Wir wenden Change-Management an, indem wir Personen, die von einer Verän­derung be­troffen sind, dabei unter­stützen, einen er­folgreichen per­sön­lichen Wandel zu vollziehen. Dieser er­möglicht es ihnen, sich auf die Veränderung einzulassen, sie anzu­nehmen und daraus einen Mehr­wert zu generieren.

Bezogen auf die Einführung von Microsoft 365 kann das bedeuten, dass alte Verhaltensweisen gezielt abgelegt werden müssen. Damit ist z. B. das Ver­schicken von E-Mails zum Austausch mit Kollegen gemeint. Anschließend muss eine bewusste Auseinander­setzung mit den neuen Möglichkeiten statt­finden. In diesem Fall wäre das der Chat in Microsoft Teams. Dieser kann nur Mehrwert auf Unternehmens­ebene bringen, wenn die Mehrheit aller Mitar­bei­tenden den Chat auch aktiv nutzt.

Wie genau ein solcher durch Change-Management begleiteter Ver­änder­ungs­prozess abläuft, erklären wir Dir Schritt für Schritt in einem anderen Blogartikel. Vorher solltest Du jedoch erstmal die Wirkungsweise von Change-Management verstehen.

Was kann Change-Management bewirken?

Ganz konkret sorgt Change-Manage­ment bei der Einführung von Microsoft 365 für Verbesserungen hin­sichtlich dieser drei Aspekte:

1. Geschwindigkeit: Mitarbeitende beginnen schneller mit der Nutzung von Microsoft 365.
2. Nutzungsgrad: Insgesamt zeigt sich eine höhere Nutzung und mehr Mitarbeitende greifen im Arbeitsalltag auf die neuen Appli­kationen zurück.
3. Leistungsniveau: Mitarbeitende sind in der Lage, die M365-Lösungen deutlich gewinn­bringender in ihren Arbeitsalltag zu integrieren.

Durch die Begleitung der mensch­lich­en Seite, lassen sich also die zentralen Erfolgs­faktoren von Microsoft 365 adressieren. Wer sich eine erfolgreiche M365-Einführung wünscht, sollte Change-Management nicht vernach­lässigt. Denn je höher die Akzeptanz der neuen Applikationen ist, desto größer sind auch die Vorteile auf Seiten des Unternehmens.

Gründe für Change-Management: Baust Du nur das Schiff oder sorgst Du auch dafür, dass Deine Crew an Bord ist?

Welche Gründe für eine Microsoft 365-Einführung mithilfe von Change-Management sprechen, verdeutlicht ein Beispiel besonders gut. Dabei handelt es sich um ein von Prosci entworfenes Szenario, welches die Wirkung von Change-Maßnahmen anschaulich darstellt.

Um in dieses Gedankenexperiment einzutauchen, stellen wir uns vor, dass zwei Schiffe eines älteren Modells gegen neue, perfekt konstruierte Schiffe ausgetauscht werden. Die alten Schiffe waren in keinem guten Zustand mehr, denn sie waren langsam und deswegen sehr kostspielig. Die neuen Schiffe sind im Gegensatz dazu um ein Vielfaches schneller und sparen somit einiges an Budget ein. Beide der neuen Frachtschiffe haben nun den­selben Auftrag erhalten: Sie wurden mit Gütern beladen und sollen inner­halb einer gewissen Zeit den Pazifik überqueren. Dazu wird ihnen jeweils eine voll funktionsfähige Mann­schaft und ein Kapitän zur Ver­fügung gestellt. Diese Schiffe haben bis hierhin exakt die gleichen Voraus­setzungen, um diese Expedition auf hoher See zu meistern. Nun be­trachten wir die beiden Schiffe etwas genauer.

The Empty Ship

Die Besatzung dieses Schiffes hat den Bau und die Beladung mit Gütern aufmerksam verfolgt. Jedoch wurde ihnen weder erklärt, warum dieses Schiff überhaupt gebaut wurde, noch was für einen Auftrag dieses Schiff verfolgt. Die einzelnen Auf­gaben­gebiete an Deck des Schif­fes, die Zusammenhänge zwischen den Aufgaben der Crew­mitglieder und deren Gewicht für den Erfolg der Expedi­tion, ist der Crew nicht deutlich geworden. Der Kapitän hat sich dazu entschieden, seinen Fokus auf etwas anderes zu setzen. Er schaut aus­schließlich auf das perfekt kon­struierte und mit Waren beladene Schiff. Jedoch vergisst er dabei, dass sich dieses Schiff nicht von alleine fährt. Die Crew ist ausschlaggebend, um es sicher in den Zielhafen zu lenken.

Sätze, die die Crew zu Ohren be­kom­men hat, sind: “Eure alten Schiffe waren so marode und unzeit­gemäß, da dachte ich, dass Ihr an Bord springt, sobald Ihr dieses tolle Holz und die moderne Verarbeitung seht.” oder “Ich habe Euch jetzt erklärt, was unser Zielhafen ist und wann wir dort ankommen müssen. Ich dachte, dass wären alle Informationen, die Ihr für diese Expedi­tion auf hoher See benötigt. Was wollt Ihr denn noch wissen?”. Als das Schiff in See stech­en soll, steht die Crew noch im Hafen und macht keine Anstalten, dass Schiff zu betreten. Lieber will die Crew zu ihrem alten, maroden Schiff zurück. Denn dort wussten sie wenigstens, was sie erwartet und was sie zu tun haben.

Und was hat das mit der Einführung von M 365 zu tun?

Jetzt stell Dir vor, dieses Schiff wäre ein abgeschlossenes Microsoft 365-Projekt, bei dem die Mitar­beitenden mit der Veränderung allein gelassen wurde. Der Projektleiter versteht einfach nicht, warum die Mitar­beitenden die neuen Appli­kationen nicht nutzen wollen. Er war davon überzeugt, dass die vorherigen Soft­warelösungen dermaßen schlecht waren, dass die Mitar­bei­tenden selbst­ständig umsteigen würden. Durch die Kommunikation des Projekt­zeitplanes, der Meilen­steine, der Fortschritte und der Design­details ist der Projektleiter weiterhin davon ausgegangen, dass das mittlere Management selbstständig heraus­finden würde, was zu tun ist. Außerdem dachte der Projekt­leiter, dass die Führungs­kräfte dies den Mitar­beitenden kommunizieren würden. Funktioniert hat es nicht, da die Projekt­leitenden die menschliche Seite der Veränderung ignoriert haben.

The Full Ship

Die Besatzung dieses Schiffes hat den Bau und die Beladung mit Gütern aufmerksam verfolgt und wurde früh­zeitig in die einzelnen Arbeits­schritte aktiv eingebunden. Der Kapitän nahm sich Zeit, um der Be­satzung Schritt für Schritt alles Wichtige zu erklären. Z. B. warum das Schiff gebaut wird, was daran be­sonders ist und wie die Crew es mit Leben füllen muss, damit der Auftrag ein Erfolg wird. Die Schiffscrew hatte genug Zeit, um sich mit den einzelnen Aufgaben an Deck vertraut zu machen. Zusätzlich haben sie ver­standen, wieso sie als Team zusammenarbeiten müssen und wie wichtig jeder einzelne von ihnen für den Erfolg ist. Der Kapitän hat den Fokus schon zu Beginn nicht nur auf die technische Seite des Baus gesetzt, sondern auch auf die Crew. Denn ihm war bewusst, dass ein Schiff ohne funktionierende Crew wohl kaum zum Leben erweckt werden und dass nur diese es sicher in den Zielhafen bringen können.

Sätze, die die Crew zu Ohren bekom­men hat, sind: “Ich habe ver­standen, dass wir diese Expedition nur erfolgreich abschließen können, wenn sich jeder einzelne von Euch dazu entschließt, sein Bestes zu geben.” oder “Ich habe Euch all Eure Fragen beantwortet – warum Euer altes Schiff nicht mehr getaugt hat, warum dieses Schiff perfekt für unsere bevorstehende Reise ist und was für Euch am Ende dabei herumkommt.“. Als das Schiff in See sticht, befindet sich die gesamte Besatzung ge­schlos­sen an Bord und hat sich bewusst dazu entschieden, ein Teil dieser Expedition auf hoher See zu sein. Auch eine raue See kann der Besatzung nichts anhaben, denn alle sind optimal auf den Wellengang vorbereitet. Die Crew ist froh darüber, dass alte Schiff nicht mehr nutzen zu müssen. Sie sind jetzt an Bord eines modernen und windschnittigen Schif­fes.

Und was hat das mit M 365 zu tun?

Jetzt stell Dir vor, dieses Schiff wäre ein abgeschlossenes Microsoft365-Projekt, bei dem die Mitarbeitenden effektiv bei der Veränderung begleitet wurden. Die Projektleiter haben erkannt, dass der Wunsch nach Veränderung eine persönliche Ent­schei­dung ist. Die Mit­ar­bei­tenden haben diese Ent­schei­dung getroffen. Die Kommunikation der Botschaften, die die Mitar­bei­tenden hören wollten – warum die Veränderung notwendig war, wie sie mit der Geschäfts­aus­richtung übereinstimmt und was für jeden Einzelnen drin ist (WIIFM) – hat dazu geführt, dass Projektleitende nun zufrieden auf die einsatzbereiten Mitarbeitenden blicken können. Denn diese sind jetzt bereit, die neuen Applikationen langfristig in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Mittlere Führungskräfte agieren als Change Leader, haben ein offenes Ohr für kri­tisches Feedback und begleiten die Mitarbeitenden bei der Ver­änder­ung. Auch anfängliche Schwierigkeiten können den Mitarbeitenden nichts anhaben, denn die Projektleitenden haben effektives Change-Management bei der Einführung von Microsoft 365 angewandt.

Fazit

Change-Management ist ein oft unterschätzter oder bewusst ignorierter Teil von Projekten. Doch nur wenn Mitarbei­tende es schaffen Microsoft 365 gewinn­bringend in ihrem Arbeits­alltag zu inte­grieren, ergeben sich daraus die gewünschten Mehr­werte auf Unternehmens­ebene. Dazu müs­sen Mitar­bei­tende aus Ihrem indi­viduellen Status Quo ausbrechen, alte Ver­haltens­weisen ablegen und gemein­sam die neuen Appli­kationen an­wenden. Genau dafür sorgt Change-Mangement und ist damit ausschlag­gebend für den Erfolg von Microsoft 365.

Plant Dein Unternehmen die Ein­führung von Microsoft 365 und möchte nicht an denselben Hin­dernis­sen scheitern, wie bereits andere Unternehmen? Dann verein­bare ein persönliches Beratungs­gespräch mit einem unserer Change-Experten und erfahre, welche Maßnahmen zu einem erfolgreichen Abschluss führen können.

Und halte die Augen offen: Bald erscheint ein weiterer Artikel zum Thema Change-Management, in dem wir Dir Schritt für Schritt erklären wie Du Dein Veränderungsprojekt mit Change-Management begleitest.