Warum Change-Management für Microsoft 365 wichtig ist, weißt Du jetzt bereits. Möglicherweise fragst Du Dich nun, wie die erfolgreiche Umsetzung von Change-Management für Microsoft 365 im Detail aussieht. In diesem Artikel findest Du eine Schritt für Schritt Anleitung, wie Du bei Deinem Veränderungsprojekt vor­gehen kannst und die Einführung von Microsoft 365 mit Hilfe von Change-Mangement so zu einem vollen Erfolg machst.

Organisationale Veränderungen geschehen im Kleinen

Um zu verstehen, wie Du die entsteh­enden Veränderungen durch Microsoft 365 in Deinem Unternehmen ins Positive umsetzen kannst, solltest Du Dir vor Augen führen, wie organi­sationale Änderungen grundsätzlich ablaufen: Unternehmen entwickeln sich nur dann in Richtung des Ziel­zustandes, wenn eine kollektive Veränderung der einzelnen Mitar­beitenden eintritt. Denn wenn Microsoft 365 breitflächig im Unter­nehmen ein­geführt wird, dann tritt kaum der Fall ein, dass das gesamte Unternehmen plötzlich intuitiv und geschlossen erfolgreich Microsoft 365 einsetzt. In der Realität muss zuvor jeder einzelne Mitarbeitende aus seinem aktuellen Status Quo aus­brechen und zu einer neuen Art der Zusammenarbeit ge­langen. Jedoch gelingt dies nicht durch einen großen Sprung, viel eher müssen Mitarbei­tende viele kleine Schritte in Richtung der Microsoft-Umgebung machen.

ADKAR-Modell

Welche Phasen der persönlichen Veränderung dabei jede Person durch­laufen muss, zeigt das ADKAR-Modell. Dieses besteht aus fünf Stufen, die alle notwendig sind, um eine Veränderung zu akzeptieren. Auf dem Weg zum Zielzustand kann dabei keine Stufe übersprungen werden, ohne dass es sich negativ auf das Projekt auswirkt. Hier eine Übersicht der fünf verschie­denen Phasen:

Phase 1: Bewusstsein (Awareness) für die Notwendigkeit und die Gründe der Veränderung entwickeln

Wenn Mitarbeitende diese Phase durchlaufen haben, dann…
… haben sie ein Verständnis für die Art der Veränderung entwickelt.
… kennen sie die Gründe für die Veränderung inklusive der internen und externen Treiber, welche die Veränderung notwendig machen.
… verstehen sie das Risiko, sich nicht zu verändern.
… wissen sie, welche persönlichen Auswirkungen die Veränderung auf sie hat.

Phase 2: Wunsch (Desire) an der Veränderung zu partizipieren

Wenn Mitarbeitende diese Phase durchlaufen haben, dann…
… haben sie die Bereitschaft die Veränderung zu unterstützen.
… möchten sie Teil der Veränderung sein.

Phase 3: Wissen (Knowledge) für die Umsetzung der Veränderung bereitstellen

Wenn Mitarbeitende diese Phase durchlaufen haben, dann…
… kennen sie die notwendigen Fähigkeiten zur Umsetzung des Wandels.
… wissen sie, welche Verhaltens­weisen für die Umsetzung der Veränderung notwendig sind.

Phase 4: Fähigkeiten (Abilty) für die Umsetzung der Veränderung schaf­fen

Wenn Mitarbeitende diese Phase durchlaufen haben, dann…
… können sie ihr Wissen in die Tat umsetzen.
… können sie Gelerntes auf ihren Arbeitskontext übertragen.

Phase 5: Verstärkung (Rein­forcement) für eine nach­haltige Verankerung der Veränderung hervorrufen

Wenn Mitarbeitende diese Phase durchlaufen haben, dann…
… erhalten sie Unterstützung zur Akzeptanz der Veränderung.
… bekommen sie positive Rückmeldung für die Anwendung neuer Verhaltensweisen.
… kennen sie die Konsequenzen für die Ablehnung der Veränderung.

Prosci 3-Phasen-Prozess

Damit Dein Unternehmen Microsoft 365 erfolgreich nutzen kann, müssen alle Deine Mitarbeitenden die ADKAR Phasen durch­laufen. Um das auf Projekt­ebene umzusetzen, wurde der Prosci 3-Phasen-Prozess entwickelt. Dieser Ansatz von Prosci, dem größten Change-Management-Institut der Welt, wird auch von Microsoft zur Unterstützung der Einführung von Microsoft 365 empfohlen. Dabei geht dieser Prozess von drei Phasen aus, die dazu dienen die Veränderung vorzubereiten, den Wandel vor­an­zu­treiben und in einem letzten Schritt langfristig zu sichern.

Phase 1: Wandel vorbereiten

Zu Beginn sollte Dein Unternehmen eine Strategie als Fundament für das Vorgehen im weiteren Projekt ent­wickeln. Dafür solltest Du folgende Fragestellungen beantworten:

• Wie veränderungsresistent ist Deine Organisation? Gab es vergleich­bare Projekte, von denen Du auf die Einstellung Deiner Mitarbeitenden schließen kannst?
• Wie umfangreich und tiefgreifend sind die Veränderungen, die das Projekt mit sich bringt? Handelt es sich um eine inkrementelle An­passung oder einen komplexen Wandel?

Aus diesen beiden Faktoren kannst Du das Risiko für Dein Projekt ableiten und dann individuell festlegen, wie viel Change-Management Dein Unter­nehmen benötigt. Denn je veränder­ungs­resistenter und umfang­reicher der Wandel, desto mehr Aufmerksamkeit solltest Du dem Thema Change-Management widmen.

Weiterhin solltest Du die Team- und Sponsoren­struktur bestimmen und dabei folgende Fragestellungen für Dich beantworten:

• Wer soll das Projekt betreuen?
• Welches Teammitglied ist für welchen Aufgabenbereich zuständig? Gibt es spezielle Experten für jeden Bereich oder sollen Aufgaben flexibel verteilt werden?
• Wer sind Stakeholder und Sponsoren?

Anschließend solltest Du die er­ar­beitete Strategie von deinem Projekt­sponsor verifizieren lassen, damit auf allen Seiten ein klares Bild zum Projektansatz besteht.

Phase 2: Wandel vorantreiben

Nun geht es ans Eingemachte. In der zweiten Projektphase stehen die Change-Management Pläne an. Deren Erstellung und Umsetzung ist am auf­wendigsten und rückt deshalb zwangs­läufig in den Fokus jedes Change-Management-Projektes.

Jeder dieser Pläne adressiert dabei eine spezifische Phase im ADKAR-Prozess und hilft so, die Mitarbei­tenden auf Ihrem persönlichen Weg durch die Veränderung zu begleiten. Folgende fünf Bausteine gehören dazu: Der Kommunikations­plan, der Sponsoren­fahrplan, der Coaching Plan, der Schulungsplan und das Widerstandsmanagement.

Baustein 1: Kommunikationsplan

Die Definition der Kernbotschaften ist bei der Erstellung des Kommu­ni­ka­tions­plan ausschlaggebend. Für jede dieser Kernbotschaften solltest Du außerdem festlegen, wer die Ziel­gruppe ist, von wem diese ausgeht, zu welchem Zeitpunkt sie gesendet und in welchem Format die Botschaft ver­packt werden soll. Informiere Deine Mitar­beitenden gezielt und flächen­deck­end: Warum findet der Wandel statt? Warum ist jetzt der richtige Zeit­punkt? Was passiert, wenn der Wandel nicht stattfindet? Das Ziel dieser Maß­nahmen ist die Schaffung von Bewusstsein und Verstärkung.

Häufige Fehler, die wir hier oftmals beobachten, sind:

• Festlegung des falschen Senders (z. B. sendet hier häufig das Projekt­team, dabei wollen Mit­arbeitende Veränderungen in den meisten Fällen von direkten und Führungskräften erfahren)
• Zu wenig Kommunikation, in Zuge dessen fehlen Informationen zu zentralen Fragen
• Die Kommunikation startet zu spät und Mitarbeitende entwickeln das Gefühl, dass sie vor voll­endete Tatsachen gestellt werden
• Informationen fließen ausschließlich in eine Richtung, anstatt dass Möglichkeiten zum Austausch und Feedback ge­schaf­fen werden
• Persönliche Kommunikation wird unterschätzt

Baustein 2: Sponsorenfahrplan

Der Sponsorenfahrplan sollte die Verantwortlichkeiten der involvierten Personen festlegen und die Rolle der Sponsoren in jeder Phase des Projek­tes definieren. Dieser Plan kann in Form von Checklisten an die Spon­soren übergeben werden. Während der gesamten Einführung sollten sich ganz besonders Spon­soren ihrer Rolle bewusst sein und in dieser unter­stützt werden. Ziel ist die Schaffung von Bewusstsein, Wunsch und Verstärkung.

Häufige Fehler, die wir hier oftmals beobachten, sind:

• Unterschätzen des eigenen Einflusses
• Delegieren der Rolle
• Botschaften sind nicht authen­tisch, Sponsoren leben diese nicht vor und gehen nicht als gutes Beispiel voran
• Sponsoren sind nur zu Beginn sichtbar und tauchen im Laufe des Projektes unter

Baustein 3: Coaching Plan

Im Coaching Plan sollte die Unter­stützung von Vorgesetzten definiert werden. Dazu werden Sponsoren- und Kommunikations­aktivitäten sicher­gestellt, Führungskräfte auf den Wandel bei sich selbst und an­schließend auf die Begleitung des Wandels ihrer Mitarbeitenden vor­bereitet. Dieser Baustein sollte alle Bewusstseinsphasen der Veränderung ansprechen.

Häufige Fehler, die wir hier oftmals beobachten, sind:

• Führungskräfte werden nicht frühzeitig abgeholt und dadurch entsteht ein Dilemma: Wenn sie selbst noch nicht den Wunsch zur Veränderung entwickelt haben, können sie Mitarbeitende auch nicht dabei unter­stützen

Baustein 4: Schulungsplan

Im Schulungsplan wird festgehalten, wann und wie das Wissen und die Fähigkeiten zur Umsetzung der Ver­änderung an Mitarbeitende weiter­gegeben wird. Dazu sind die Schu­lungs­zielgruppen zu identifizieren, die Ist-Situation und der daraus ent­stehende Schulungsbedarf zu er­heben und die Schulungsformate zu gestalten und umzusetzen. Dabei werden die Phasen Wissen und Fähigkeiten angesprochen.

Häufige Fehler, die wir hier oftmals beobachten, sind:

• Wunsch an der Veränderung zu partizipieren ist noch nicht ent­standen und dadurch verpufft die Wirkung der Schulungen
• Schulungsformate sind nicht mit dem Arbeitsalltag zu vereinbaren (z. B. weil diese zu lang, nicht praxisbezogen oder in einem unpassenden Format sind)
• Reine Schulung der Tools, Fähigkeiten bleiben außen vor (z. B. wie man die Kommunikation effektiv gestaltet oder mit der Zeitplanung umgeht)

Baustein 5: Widerstands­management

Das Widerstandsmanagement ist ein proaktiver Ansatz, um Widerstände zu antizipieren und einen einheitlichen Umgang mit ihnen sicherzustellen. Dabei müssen mögliche Widerstände zuerst identifiziert und dann ein iden­tisches Vorgehen mit diesen fest­gelegt werden. Das Projektteam validiert das Vor­gehen bestenfalls mit dem Haupt­sponsor. Angesprochen wird die Bewusstseinsphase Wunsch.

Häufige Fehler, die wir hier oftmals beobachten, sind:

• Eine falsche Annahme wird getroffen und alle denken, es gäbe keine Widerstände
• Augen werden bewusst vor Widerständen verschlossen: “Ach, das klappt schon.”
• Vorbereitung hat nicht statt­gefunden und die Reaktion auf mögliche Konfrontationen erfolgt spontan und ist somit nicht zur Lösung dienlich
• Widerstände werden umgangen, anstatt einen Weg zu finden, mit diesen umzugehen

Nachdem Du die Maßnahmen definiert hast, solltest Du die Pläne nun in ihrer zeitlichen Abfolge umsetzen.

Phase 3: Wandel verstärken

Die dritte Projektphase besteht aus der Nachkorrektur nach dem Go-Live. An dieser Stelle ist es wichtig Feedback der Mitarbeitenden einzuholen und dieses zu analysieren. Daraus können eventuelle Lücken abgeleitet sowie Widerstände ermittelt werden. An­schließend sollten korrektive Maß­nahmen ergriffen werden. So wird die Veränderung nachhaltig etabliert und der Pro­jekt­erfolg erkennbar. Diese Phase sollte nicht unterschätzt wer­den, da der Projekterfolg gege­benen­falls nur vorübergehend eintritt und Mitarbeitende sonst schnell in ihre gewohnten Verhaltensweisen zurückfallen.

Fazit: Change is all about the people

Ein Großteil des Projekterfolges hängt von menschlichen Faktoren ab. Um diese Seite des Wandels nicht zu vernachlässigen, solltest Du die ADKAR-Phasen kennen und verstehen – denn immerhin muss die gesamte Beleg­schaft diese durchlaufen. Mach Dir dazu den Prosci-3-Phasen-Prozess zunutze und setze Schritt für Schritt jeden einzelnen Baustein davon um.

Vergiss dabei nicht, dass Widerstand eine automatische Reaktion auf Ver­änderung ist. Jedoch hast Du es in der Hand: Ausschlaggebend ist, wie um­fassend Du den firmeninternen Wandel vorbereitest und wie gründlich Du Dich auf zu erwarteten Widerstand ein­stellst.

Du möchtest Microsoft 365 in Deinem Unternehmen einführen und das Change-Management dabei von Ex­perten begleiten lassen? Wir helfen Dir die menschliche Seite nicht außer Acht zu lassen und begleiten Eure Projekte nach der von Microsoft empfohlenen Methodik. Von der erfolg­reichen Kommu­nikation über Schulungen und dem Widerstands­management wird die M365-Einführung eine echte Erfolgs­story.