Du bist für die interne Kom­munikation (IK) in Deinem Unter­nehmen zuständig und fragst Dich, wie Du Intranet-Artikel schreiben kannst, die gerne ge­lesen werden?

Gut gestaltete Intranet-Artikel sind das Aushänge­schild für die interne Kom­munikation! Damit diese also ab­wechs­lungsreich und spannend bleibt, sol­ltest Du ein wenig Zeit investieren, um sprachlich interessant zu schrei­ben. Das Gute daran? Schriftliche Fähig­keiten lassen sich durch einfache Tricks erheblich verbessern! Des­weg­en haben wir in diesem Artikel wichtige Tipps für Deinen nächsten Intranet-Artikel zusammen­gefasst.

Das ist bei digitalen Texten anders

Digitale Texte werden anders ge­lesen als gedruckte: Und zwar ca. 30% langsamer. Zusätzlich ist das Lesen selektiv: User über­fliegen die Website und bleiben an Head­lines und Bildern hängen. Behalte das im Kopf, wenn Du Deinen nächsten Intranet-Artikel schreibst.

Mit der Headline beginnt’s

“News vom 24.03.2021” – Das klingt nicht besonders spannend! So geht es besser: Achte darauf, dass die Head­line die Kern­aussage Deines Intranet-Artikels trifft. Damit sie zum Weiter­lesen animiert, sollte Deine Head­line Emotionen beim Leser erzeugen. “Fünf bekannte Probleme im Arbeits­alltag – Welche möchtest Du über­winden?” hört sich doch gleich viel aufregender an, oder?

Wichtige Infos, die Du nicht mehr in der Head­line unter bekommst, finden direkt zu Beginn des Textes ihren Platz.

Besser kurz als lang

Für Texte gilt: Weniger ist mehr. For­muliere daher alle Infor­mationen mög­lichst auf den Punkt. Besonders digitale Texte sollten nochmals ca. 50% kürzer sein als Texte auf Papier.

Für Sätze gilt dasselbe. Bereits ab 26 Wörtern gilt ein Satz, als schwer zu lesen. Mit neun Wörtern ist die Satz­länge optimal, 18-20 Wörter bilden die Ober­grenze der Verständlich­keit. Orientiere Dich zu Beginn an diesen Zahlen. Nach einer Weile wirst Du automatisch kürzere Sätze formu­lieren. Vermeide zusätzlich Schachtel­sätze.

Neben der Text- und Satz­länge ist die Wort­länge von Bedeutung. Wörter mit ein bis zwei Silben sind leicht ver­ständ­lich. Zu lange Wörter sollten mit Binde­strichen getrennt werden.

Ohne Struktur geht’s nicht

Bereits auf den ersten Blick sollte die Struktur verständlich sein. Verwende Zwischen­abschnitte, um Deinen Intra­net-Artikel zu strukturieren. Diese fassen besten­falls den Inhalt des Ab­satzes zusammen. Auch Bullet Points sind oftmals sinn­voll. Verlinkungen werden deutlich benannt: Leser müs­sen wis­sen, wo sie nach dem Klick landen.

Der Stil muss zum Unternehmen passen

Gibt es interne Vorgaben zum Unter­nehmens­stil? Wird geduzt oder ge­gendert? Dann sollte sich dieser Sprach­stil auch im Intranet-Artikel wieder­finden. Einheit­liche Richt­linien, die unternehmens­weit gelten, helfen hier allen.

Ansonsten werden Texte mit einem abwechslungs­reichen und lebendigen Sprach- und Satz­rhythmus gerne ge­lesen. Die Anrede sollte immer da, wo es möglich ist, personalisiert werden. Darüber hinaus sollten Formu­lierungen nicht zu umständlich und einfach zu lesen sein.

Konkrete Stil­tipps, die Dir helfen das zu erreichen:

• Adjektive sparsam verwenden, denn oftmals doppelt sich hier der Sinn:

z. B.: neu renoviert → renovieren, kritisch hinterfragen → hinterfragen

• Adverbien weglassen oder verbisieren:

z. B.: Das Auto fuhr schnell um die Ecke. → Das Auto raste um die Ecke.

• Direkte Formulier­ungen im Aktiv verwenden, Passiv vermeiden:

z. B.: Verbesserungen konnten durch­geführt werden. → Wir haben es verbessert.

• Konjunktiv vermeiden:

z. B.: Ich hätte da noch einen Vor­schlag… → Ich schlage vor, dass…

• Mit Hauptwörtern und Hilfs­verben sparen:

z. B.: Von etwas Gebrauch machen → etwas nutzen

• Partizip vermeiden:

z. B.: In der durchgeführten Ver­sammlung → In der Versammlung

• Negative Formulierungen ver­meiden:

z. B.: Ohne Krankmeldung ist ein entschuldigtes Fern­bleiben nicht möglich. → Mit einer Krankmeldung ist ein Fernbleiben entschuldigt.; Das ist gar nicht teuer. → Das ist günstig.

• Endungen vermeiden (-keit, -ion, -ung, -heit):

z. B.: Wir haben die Verständlich­keit erhöht. → Jetzt versteht es jeder.; Auf die Einfachheit
der geschriebenen Sprache ist Wert zu legen. → Bitte schreiben Sie einfach.)

• Wenige Wortwieder­holungen, stattdessen Synonyme ver­wenden

z. B.: Sie können… / Sie haben die Möglichkeit… / Nutzen Sie die Gelegenheit… / Haben Sie gewusst, dass…

Der Schluss macht’s rund

Denke an den Call to Action (CTA). Du hast Deinen Kollegen von einem span­nenden Workshop berichtet, der bald in Eurem Unter­nehmen statt­findet? Dann animiere im letzten Absatz dazu, sich beim Work­shop anzumelden und verlinke alle wichtig­en Details. Der CTA sollte einen klare „Aufforderung“ kommunizieren.

Checkliste: Abschließende Qualitätskontrolle

• Lies den Text aufmerksam und überprüfe die Rechtschreibung.
• Ist jedes Adverb und Adjektiv wirklich notwendig?
• Ist der Text als Ganzes ver­ständlich?
• Klingt er auch laut gelesen flüssig und rhythmisch?
• Bei wichtigen Inhalten und aus­reichenden zeitlichen Ressourcen: Lasse den Text von einem Team­mitglied auf Verständ­lichkeit und Flüssigkeit überprüfen.

Fazit

Bereits einige Fein­heiten können Dir helfen, Intranet-Artikel zu schreiben, die gerne gelesen werden! So wertest Du die interne Kom­munikation Deines Unter­nehmens erheblich auf und trägst zu einem guten Betriebs­klima bei. Also probiere doch beim nächsten Artikel mal aus, was für Dich hilf­reich ist und wo sich Potenzial ergibt. Und vergiss dabei nicht, dass Fotos und Grafiken Deinen Intranet-Artikel abrunden!

Du möchtest zusätzliche Tipps rund um das Thema Intranet oder benötigst Unter­stützung bei der Text­erstellung? Dann vereinbare jetzt ein persönliches Gespräch mit uns!