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4 Puzzleteile einer erfolgreichen Intranet-Systemevaluation
12
Okt 2018

4 Puzzleteile einer erfolgreichen Intranet-Systemevaluation

Das aktuelle Intranet ist in die Jahre gekommen und soll ersetzt werden. Aber welches System ist das richtige? Um das herauszufinden, hilft eine meth­odisch fundierte
System­evaluation.

In der Praxis fehlt hierzu jedoch häufig die nötige Zeit und Erfahrung. Deshalb erhältst Du hier einige Tipps, wie Deine Intranet-System­evaluation trotzdem gelingt.

Analysiere den Markt

Im ersten Schritt solltest Du Dir einen Überblick über die in Frage kommenden Systeme ver­schaffen. Dabei helfen Dir sowohl die Web­seiten der Anbieter als auch Intranet-Rankings und -Studien. Wahrscheinlich wird Dir der Markt zuerst sehr unübersichtlich vorkommen. Dass viele Anbieter mit ähnlichen Funktionen und Mehrwerten werben, macht die Sache nicht leichter.

Reduziere die Komplexität

Darum solltest Du zuerst die Komplexität reduzieren. Das gelingt, indem Du die verschiedenen Systeme nach ihren Einsatzzwecken gruppierst. Dabei hilft Dir die Frage, worauf der Fokus der jeweiligen Software liegt. Ist es zum Beispiel die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, die Unterstützung der Zusammenarbeit oder das Abbilden von Prozessen?

Das beste System gibt es nicht

Anschließend solltest Du Dich selbst fragen, welcher Aspekt Dir für das zukünftige Intranet am wichtigsten ist. Das hilft Dir um herauszufinden, welche Systeme Du Dir genauer anschauen solltest. Denn: Mögliche Softwarelösungen ohne Vorauswahl zu evaluieren ist ähnlich zielführend wie ein Besuch im Schuhgeschäft ohne Dir vorher zu überlegen, ob Du einen Anzugs- oder Wanderschuh brauchst.

Auf die Kultur kommt es an

Bei Deiner Entscheidung über den zukünftigen Schwerpunkt des neuen Systems solltest Du ebenfalls Eure Unternehmenskultur berücksichtigen. Sind die Mitarbeiter bereits eine sehr dynamische Kommunikation gewöhnt, dann könntet Ihr zu einer Messaging Platform greifen. Ist Dir die Abbildung einer Navigation zur Orientierung wichtiger, sind Social Intranets vielleicht eher vorzuziehen.

Vergleiche die favorisierten Systeme

Hast Du Dich für eine Kategorie entschieden, solltest Du die darin enthaltenen Systeme genauer unter die Lupe nehmen. Einen ersten kannst Du dabei durch die Einrichtung einer Demoversion gewinnen. Anschließend solltest Du die Systeme bewerten. Die folgenden Kriterien helfen Dir dabei:

  1. Kosten

    Wichtig ist, dassDu beim Vergleich der Kosten neben Lizenzpreisen auch die Kosten für Anpassungen, Hosting, Service und Integrationen berücksichtigst. Außerdem solltest Du die Kosten am besten über einen längeren Zeitraum (z.B. 5 Jahre) vergleichen. So bekommst Du eine bessere Übersicht über die Auswirkungen von einmaligen und wiederkehrenden Kosten.


  2. Anforderungen

    Um die verschiedenen Anforderungen festzuhalten solltest Du am besten einen Anforderungskatalog erstellen. Wie das geht, erfährst Du hier. Anschließend kannst Du die ausgewählten Systeme hinsichtlich der einzelnen Anforderungen bewerten. So erhältst Du am Ende ein quantitatives Ergebnis und kannst direkt erkennen, welches System besonders gut abgeschnitten hat.


  3. User Experience

    Hier zählt der erste Eindruck. Dieser bildet sich innerhalb weniger Sekunden und ändert sich später meist nicht mehr bedeutend. Hör also ruhig auf Dein Bauchgefühl, wenn Du Dich fragst, ob ein System eine gute User Experience hat. Möchtest Du die User Experience messbar machen, helfen Dir Live-Demos, in denen Du mit Deinen Kollegen einige Anwendungsfälle ausprobieren kannst. Achtet hierbei nicht nur auf das Design, sondern auch wie viele Klicks es beispielsweise benötigt um verschiedene Aktionen durchzuführen.


Abschließend kannst Du die oben aufgeführten Kriterien noch gewichten. Bei knappem Budget beispielsweise solltest Du „Kosten“ eine stärke Gewichtung als den „Anforderungen“ geben.

Anhand der vorgestellten Methode kannst Du eine fundierte Intranet-Systemevaluation durchführen und erhältst ein aussagekräftiges Ergebnis. Damit wiederum legst Du die Basis für einen langfristigen Projekterfolg. Dein Chef und Deine Kollegen werden es Dir danken!

Wir wünschen Dir viel Spaß dabei! Sollest Du Fragen oder Anregungen haben, dann schreib und gerne eine E-Mail an info@kronsteg.de.

Ricardo Thiele ist Gründer und Geschäftsführer von Kronsteg. Vor seiner Zeit bei Kronsteg war er bereits für zwei Konzerne als Intranet-Projektmanager tätig. Jetzt bringt er diese Expertise in die Kundenprojekte von Kronsteg ein.

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