Mit der digitalen Transformation in Unternehmen haben Intranets einen wichtigen Platz eingenommen, um die Vernetzung und den Informa­tions­austausch zu fördern. Moderne Intranet-Softwarelösungen zeichnen sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit aus und bieten eine breite Palette von Funktionen, um Informationen und Wissen im Unternehmen zu verteilen! Doch sind Intranets wirklich die eierlegende Wollmilchsau für die interne Kommunikation oder bringen sie auch Nachteile mit sich?

In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die Vorteile und Nachteile, die Intranet-Lösungen mit sich bringen und zeigen, wie sie den Unternehmens­alltag beeinflussen.

Die Vorteile und Möglichkeiten eines innovativen Intranets

Im Endeffekt kommt es immer darauf an, wie effektiv Unternehmen das Intranet nutzen, ob sie die richtigen Anwendungsfälle identifizieren und dazu den vollen Spielraum des Intranets ausnutzen. Setzen sie dies so um, ent­stehen aus der Nutzung eines Intranets vielfältige Vorteile:

Mitarbeitende werden erheblich dabei unterstützt, in ihrem Arbeitsalltag das richtige Wissen schnell und unkompliziert zu finden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven! Ein Intranet trägt aber nicht nur dazu bei, dass ge­suchte Dokumente oder anderes Wissen schneller gefunden wird – auch Ansprechpersonen oder Kollegen mit einer bestimmten Expertise werden dank des intuitiven Intranets zügig ausfindig gemacht. Zudem werden Prozes­se und Abläufe transparenter und damit auch einfacher im Arbeitsalltag um­zu­setzen. Insgesamt verbessert sich durch all diese positiven Effekte die interne Kommunikation und Zusammenarbeit!

Wodurch entstehen diese Vorteile?

(Social) Intranets bieten eine breite Palette von Funktionen, die vielfältige Anwendungsschwerpunkte ermöglichen. Dabei können die Schwerpunkte unterschiedlicher Intranet-Lösungen auch variieren. Bei der Entscheidung für ein Intranet ist es deswegen besonders wichtig sicherzustellen, dass die gewünschten Funktionen in Eurer Intranet-Lösung verfügbar sind. Nur so kann Dein Unternehmen Vorteile aus der Intranet-Plattform ziehen!

Wird eine passende Lösung ausgewählt, können sich die Vorteile des Intra­nets voll entfalten: Die Plattform gibt Deinem Unternehmen die Möglich­keit, Unternehmensnachrichten zielgerichtet oder unternehmensweit zu verbreiten. Durch smarte Personalisierungsmöglichkeiten erhalten Mitarbeitende in ihrem oft schon von Informationen überladenen Arbeitsalltag dann nur noch die Nachrichten, die für sie auch wirklich wichtig sind! Digitale Arbeitsräume und ein integrierter Chat unterstützen Dein Unternehmen zusätzlich beim Teilen von Dokumenten, dem Verwalten von Aufgaben und dem Austausch mit der Kollegschaft.

Ein umfassendes Mitarbeiterverzeichnis enthält Profile einer jeden Person, die im Unternehmen arbeitet. Kontaktdaten, Kompetenzen, Vertretungen und auf Wunsch auch persönliche Informationen sind so transparent für jeden im Unternehmen einsehbar. Die Suche nach der richtigen Ansprechperson hat somit endlich ein Ende. Das mächtigste Werkzeug des Intranets ist darüber hinaus wohl die globale Volltextsuche, die alle Inhalte im Intranet durchsucht. Egal ob Dokument, Profile von Mitarbeitenden, News-Beiträge, Wiki-Artikel, integrierte Inhalte aus Microsoft 365 – all das wird per Klick in Sekunden­schnelle durchforstet. Filter helfen Deinen Mitarbeitenden Such­er­gebnisse noch ergiebiger zu machen.

Abgerundet werden diese Funktionen im (Social) Intranet durch den mobilen Zugriff. Ganz egal, ob Mitarbeitende von unterwegs, im Homeoffice oder am Büroarbeitsplatz von den Funktionen profitieren wollen – das ist möglich über eine native App.

Nachteile? Gibt’s die überhaupt?

Natürlich bringt eine Intranet-Einführung, besonders während der Implemen­tierungsphase, einen finanziellen Aufwand mit sich. Hinzu kommen dann noch monatliche Lizenzkosten für die Nutzung der Software. Jedoch wiegen für viele Unternehmen die Vorteile stärker als die Kosten. Denn eine effizientere Kommunikation, der vereinfachte Zugang zu Informationen und die ver­besser­te Zusammenarbeit bringen langfristig eine Zeit- und Kosten­er­sparnis mit sich. So lässt sich der finanzielle Aufwand zu Beginn quasi als Investition in einen reibungslosen Arbeitsalltag verstehen.

Entscheidet sich Dein Unternehmen gegen eine Eigenentwicklung und für ein Out-of-the-box Intranet, ist zudem zu bedenken, dass eine gewisse Ab­hängig­keit zum Softwarehersteller besteht. So gibt es beispielsweise keine Möglich­keit beliebig Funktionen hinzuzufügen, wie das bei einer Eigen­entwicklung mit dem entsprechenden Entwickleraufwand der Fall wäre. In unserem White­paper kannst Du nachlesen, wieso ein Out-of-the-box Intranet dennoch oft die bessere Wahl ist!

Auch ohne das erforderliche technische Know-How kann die Einführung zu einer Herausforderung werden. In diesem Fall ist die Unterstützung einer erfahrenen Intranet-Agentur von unschätzbarem Wert. Diese verfügt über das notwendige Wissen und die Erfahrung, um die Implementierung reibungslos und effizient durchzuführen. So wird sichergestellt, dass das Intranet den spezifischen Anforderungen Deines Unternehmens gerecht wird und der Prozess der Einführung deutlich vereinfacht wird. Dein Unternehmen weicht möglichen Nachteilen so geschickt aus und kann die Vorteile des Intranets schneller spürbar machen!

Fazit

Eine moderne Intranet-Lösung ist eine wertvolle Ressource zur Optimierung der internen Kommunikation in Deinem Unternehmen. Mit der richtigen Planung, Implementierung und Unterstützung schöpft Dein Unternehmen die Vorteile des Intranets voll aus, was langfristig zu einer effizienteren und transparenteren Unternehmenskultur führt!

Dein Unternehmen will mehr über die Vorteile und möglichen Nachteile eines Intranets erfahren? Dann kontaktiere uns und wir beantworten Dir Deine Fragen ganz unverbindlich.