In der heutigen digitalen Geschäftswelt sind effiziente Kommunikation und rei­bungs­lose Zusammenarbeit entscheidend für den Erfolg eines Unter­neh­mens. Hierbei spielt das Intranet eine zentrale Rolle: Ein gut konzi­piertes Intranet kann die interne Kommunikation verbessern und den Informa­tions­austausch erleichtern! Doch wie kann die Einrichtung eines Intranets aus­sehen? Welche Schritte sind notwendig, um sicherzustellen, dass es den Bedürfnissen und Zielen Deines Unternehmens entspricht?

In diesem Artikel werden wir in die Welt des Intranets eintauchen und Dir einen umfassenden Einblick geben, wie die Einrichtung eines Intranets bestmöglich ablaufen kann!

Schritte zur optimalen Intranet-Einrichtung

Auswahl des Systems

Viele Unternehmen setzen heutzutage auf Intranets Out-of-the-box. Und das ist auch sinnvoll, denn vorgefertigte Intranet-Lösungen decken häufig einen Großteil aller Anwendungsfälle im Unternehmen ab. Nebenbei fällt die lang­wierige Entwicklungsphase und der kontinuierliche technische Aufwand, um das System technisch aktuell zu halten, weg. Das übernimmt bei Out-of-the-box Lösungen nämlich der Softwareanbieter – und nimmt Deinem Unter­nehmen dabei jede Menge Arbeit ab.

Auch bei Out-of-the-box-Lösungen gibt es jedoch nicht nur die eine Stan­dard­lösung, demnach sollte auch hier eine gründliche Auswahl stattfinden. Der erste Schritt bei der Einrichtung des Intranets besteht also darin, das richtige System auszuwählen. Da es am deutschen Markt mittlerweile eine breite Pa­lette von Standardlösungen gibt, stehen die Chancen gut, dass Dein Unter­nehmen eine Software findet, die einen Großteil der Muss-An­forder­ungen abdeckt. Dazu sollten zuerst die Anforderungen in Deinem Unternehmen sorgfältig ermittelt werden. Erst nachdem die Anforderungen klar definiert sind, kannst Du eine gezielte Auswahl aus dem Angebot treffen und das für Dein Unternehmen am besten geeignete Intranet auswählen! Das bildet ein solides Fundament, um ein Intranet zu schaffen, das die Erwartungen aller Mitarbeitenden in Deinem Unternehmen voll und ganz erfüllt.

Konzeption des Intranets

Nachdem Dein Unternehmen die „Basisversion“ des Intranets erworben haben, die bereits Möglichkeiten für zahlreiche Layout- und Designoptionen sowie Funktionen enthält, ist der nächste Schritt die Konzeption. Jetzt wird das Intranet zum Leben erweckt! Das erfordert die Berücksichtigung ver­schied­ener Aspekte:

Im Rahmen der Informationsarchitektur wird jetzt z. B. die Navigation und die Sitemap definiert. Eine benutzerfreundliche Navigation ist entscheidend, damit Mitarbeitende problemlos auf benötigte Informationen zugreifen kön­nen. Erstelle eine klare Sitemap und strukturiere das Intranet so, dass alle Informationen schnell und intuitiv zu finden sind. Dein Unternehmen sollte in Bezug auf die Sitemap auch festlegen, wie die Inhalte des Intranets persona­li­siert werden. Welche Informationen werden von welchen Benutzer­gruppen benötigt? Nachdem die Struktur und die Personalisierung basierend auf den Bedürfnissen der Mitarbeitenden festgelegt wurden, kann mit der Einrichtung der Navigationselemente und der Sitemap begonnen werden!

Die Systemkonfiguration ist ein weiterer wesentlicher Schritt, der sich aus der Anpassung sämtlicher Einstellungen im System zusammensetzt. Dabei können z. B. Einstellungen zur Systemsprache, zu Sicherheitsaspekten oder zur Authentifizierung. Bei diesen Anpassungen sollte stets im Blick behalten werden, wie sich die Änderungen in der Praxis auf die Nutzenden auswirken. Auf dieser Grundlage sollten dann die Vor- und Nachteile der jeweiligen Systemeinstellungen identifiziert und diese dann entsprechend umgesetzt werden.

Ebenso gehört zur Konzeptionsphase des Intranets die Entwicklung eines Rechte- und Rollenkonzepts. Hierbei solltest Du zunächst Benutzergruppen identifizieren und anschließend auf Grundlage dieser die erforderlichen Be­rechtigungen und Rollen zuweisen. Dabei hat ein technischer Admin bei­spielsweise andere Berechtigungen als ein Zentralredakteur.

Auch die Gestaltung der Startseite ist ein wichtiger Schritt in der Konzep­tions­phase. Denn diese ist das Erste, was Mitarbeitende beim Öffnen des Intranets sehen. In diesem Zusammenhang sollte Dein Unternehmen über­legen, welche Informationen so wichtig sind, dass sie unmittelbar sichtbar sein sollen. Zusätzlich sollte Dein Unternehmen überprüfen, ob es sinnvoll ist, möglicherweise mehrere Startseiten für unterschiedliche Zielgruppen einzu­richten. Nachdem diese Überlegungen abgeschlossen sind, kann in einem weiteren Schritt die Struktur und das Design der Startseite geplant und umgesetzt werden.

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Umsetzung zum fertigen Intranet

Nun folgen die Migration von bestehenden Inhalten und die Seitenerstellung! Wenn Dein Unternehmen bereits ein traditionelles Intranet verwendet hat, muss es nun auswählen, welche Inhalte übernommen, welche möglicher­weise überarbeitet und welche gänzlich entfernt werden sollen. Dieser Prozess basiert auf einem detaillierten Inhalts- und Migrations­konzept. Bevor das Intranet live geht, solltest Du sicherzustellen, dass alle wichtigen Inhalte eingepflegt worden sind und die Mitarbeitenden kein leeres System vorfinden. Denn Mitarbeitende werden das Intranet nur dann regelmäßig besuchen, wenn es ihnen einen echten Mehrwert in ihrer alltäglichen Arbeit bietet.

Zudem werden in der Umsetzungsphase zur Einrichtung des Intranets auch Designanpassungen, ggf. auch durch CSS-Anpassungen vorgenommen, Formulare eingerichtet und die AD-Anbindung für den Import der Nutzer vorgenommen. Zusätzlich werden in der Umsetzungsphase oft Integrationen (z. B. Microsoft 365) und eine White Label App eingerichtet sowie Trainingsmaterialien hinterlegt.

Fazit

Jetzt kennst Du alle wichtigen Schritte, die Du beim Einrichten des Intranets beachten solltest! Dabei handelt es sich um die Basics – weitere Maß­nahmen, wie die Befähigung der Mitarbeitenden durch Schulungen und Trainings und die Erarbeitung eines Redaktionskonzepts folgen anschließend.

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