
Intranet Einführung: Der Fahrplan zum Erfolg
Die Intranet Einführung ist auch in Deinem Unternehmen gerade ein Thema? Kein Wunder, denn moderne (Social) Intranets sind echte Allround-Talente für den digitalen Arbeitsplatz: Sie dienen als Einstieg und bündeln je nach Wunsch vielfältige Funktionen zur Kommunikation, Zusammenarbeit, Wissensverteilung und Vernetzung. Intranet-Projekte sind durch die unzähligen Anpassungsmöglichkeiten jedoch durchaus anspruchsvoll. Anforderungen müssen identifiziert, oftmals mit bereits bestehenden Möglichkeiten zusammengebracht und in der Praxis umgesetzt werden. Welche Vorgehensweise sich dafür erprobt hat, zeigen wir Dir hier.
Schritt 1: Anforderungsaufnahme & Systemauswahl
Zu Beginn eines jeden Intranet-Projekts steht die Anforderungsaufnahme. Dazu erstellst Du einen Anforderungskatalog, welcher je nach Größe und Branche Deines Unternehmens 80–200 Anforderungen umfassen kann. Diese sollten in Form von User Storys festgehalten werden, damit Anforderungen leicht verständlich und möglichst genau beschrieben werden.
Auf Basis der Anforderungen kann dann die Systemauswahl stattfinden. Allerdings sind die Anforderungen auch in der späteren Konzeptionsphase nützlich: So können alle ursprünglichen Wünsche nachvollzogen und das System kann bestmöglich konfiguriert werden, z. B. bei der Gestaltung der Startseite.
Mehr Informationen rund um die Anforderungsaufnahme und Systemauswahl findest Du hier. Sind die Anforderungen geklärt und das System steht fest, beginnt die eigentliche Intranet Einführung. Wie Du bei der Konzeptions- und Umsetzungsphase vorgehen solltest, haben wir nachfolgend beschrieben.
Schritt 2: Konzeption
Nun folgt die Konzeption der Software. Beachte dabei, dass nicht alle Schritte für jedes Projekt zwingend erforderlich sind.
Sitemap
Da es grundsätzlich zwei verschiedene Arten von Nutzenden gibt, darf eine gute Sitemap nicht fehlen. Die einen benutzen zum Finden von Informationen im System die Suchfunktion. Die anderen benötigen eine Seitenstruktur, um sich an dieser zu orientieren und dann die gewünschte Information zu finden.
Erstelle deswegen mithilfe einer Sitemap eine hierarchische Auflistung aller zu erstellenden Seiten und Gruppenräume. Mit einer Navigationsstruktur in Form eines Baumdiagramms schaffst Du anschließend Klarheit und Struktur.
Benutzergruppen
Damit Rechte und Rollen schnell sowie fehlerfrei an verschiedene Mitarbeitenden übertragen werden können, bieten sich Benutzergruppen an.
Überlege welche für Dein Unternehmen sinnvoll sind: Dabei kann eine Aufteilung nach Region, Gesellschaft, Standort, Bereich, Position oder Sonderrolle sinnvoll sein.
Rollen & Rechte
Um auf Systemebene Nutzenden die für ihre Rolle entscheidenden Rechte zu geben, wird ein Rechte- und Rollenkonzept benötigt. Beispielsweise soll der „Fachredakteur“ nur News, die den eigenen Bereich betreffen, veröffentlichen. Für die unternehmensweiten Nachrichten wäre dann der „Zentralredakteur“ zuständig.
Erarbeite also ein Rollen- und Rechtekonzept für unterschiedliche Benutzergruppen. Wer zählt zu den Standard-Nutzern, wer ist zuständig für redaktionelle Inhalte (Zentral- und Fachredakteur) und benötigt demnach erweiterte Rechte und wer soll womöglich Zugriff auf das gesamte System erhalten (Systemadmin)?
Personalisierung von Inhalten & News
Eine grundlegende Funktion von Intranets ist die zielgruppengerechtere Ausspielung von Informationen. Beispielsweise benötigt der Vertrieb Zugriff auf Vertriebsprozesse und soll Nachrichten über neue Produktentwicklungen erhalten. Wenn die Nutzenden des Intranets nur für sie relevante Informationen erhalten, schafft dies zusätzliche Akzeptanz für die neue Software.
Lege eine Personalisierung für die ausgearbeitete Sitemap fest, damit die gewünschte Leserschaft die richtigen Inhalte erhält. Entscheide dabei, welche Inhalte öffentlich oder nur für eine bestimmte Nutzergruppe zugänglich sein sollen.
Systemkonfiguration
Out-of-the-box-Intranet Lösungen sollten in Bezug auf die Systemeinstellungen immer individuell auf die jeweiligen Wünsche Deines Unternehmens angepasst werden, um ihr volles Potenzial zu entfalten.
Um die bestmögliche Konfiguration durchführen zu können, sollte sich Dein Unternehmen die Auswirkungen der Funktionen in der Praxis bewusst machen. Bei der Anpassung der Notifications gibt es z. B. die Möglichkeit, diese per Push-Mitteilung im Handy, im Browser oder aber per E-Mail zustellen zu lassen. Für jede Möglichkeit gibt es diverse Vor- und Nachteile – diese sollte Dein Unternehmen sammeln und abwiegen. Entscheide dann, welche Systemeinstellungen vorgenommen werden müssen.
Gestaltung der Startseite
Um den Nutzenden des Intranets möglichst relevante Funktionen und Inhalte anzubieten, sollte Dein Unternehmen im ersten Schritt überlegen, was auf der Startseite zu finden sein sollte. In einem zweiten Schritt werden dann die Struktur sowie die optische Gestaltung geplant. Die Startseite könnte dabei als zentrale Informationsquelle dienen und alle wichtigen Neuigkeiten für Mitarbeitende gebündelt darstellen. Sie könnte aber auch ganz explizit die Vernetzung fördern.
Redaktionskonzept
Redaktionskonzepte geben Deinen unternehmensinternen Redakteuren Sicherheit und garantieren nebenbei, dass immer genügend Inhalte zur Verfügung stehen. Dabei sollte das Aufgabengebiet von Zentral- und Fachredakteuren sowie die Prozesse zwischen beiden Nutzergruppen beachtet werden.
Zur Erarbeitung des Redaktionskonzepts werden dann folgende Informationen gesammelt: Kommunikationskanal und zugehöriger Themenschwerpunkt, Verantwortlichkeiten, Publikationsfrequenz, Publikationskriterien und Ausspielung. Beachte dabei, dass Redaktionskonzepte immer weiterentwickelt werden und sich im Laufe der Zeit verändern. Tipps für ansprechende Intranet-Artikel gibt es hier.
Inhalts- & Migrationskonzept
Damit beim Go Live des neuen Intranets alle wichtigen Inhalte vorhanden sind, benötigt es i. d. R. die Zuarbeit von vielen Redakteuren.
Damit das koordiniert abläuft und nichts Wichtiges vergessen wird, sollte ein Fahrplan inkl. Struktur erarbeitet werden: Welche Inhalte werden von wem, wann und wo erstellt? Halte alles in einem Inhalts- und Migrationskonzept fest.
Trainingskonzept
Mitarbeitende sollen möglichst gut mit dem neuen Intranet umgehen können – dazu müssen sie möglichst gut geschult werden! Sorge dafür, dass alle Nutzenden ein gutes Angebot bekommen, dass den aktuellen Wissensstand berücksichtigt.
Erarbeite dazu ein Trainingskonzept mit Trainingsmaßnahmen, bei dem Du die Trainingsformate (z. B. Schulung, Screencast, E-Learning etc.) festlegst sowie den Zeitplan, die durchführende Person, die Teilnehmenden usw. definierst.
Styleguide & Design für das System
Das Intranet soll sich für die Nutzenden vertraut anfühlen oder zu mindestens einen Wiedererkennungswert haben. Deswegen spielen die Richtlinien des Corporate Designs auch hier eine Rolle.
Definiere z. B. vorab Primär- und Sekundärfarben. Lege eine Schriftart fest. Ein kleiner Tipp: Ist Dein Unternehmen auf die Unternehmenswebsite stolz? Dann orientiere Dich daran.
Name & Logo
Um den Spaßfaktor, das Interesse sowie die Identifikation mit dem neuen Intranet zu erhöhen, solltest Du die Chance nutzen und einen einprägsamen Namen finden. Inspiration und Ideen für kreative Namen findest Du hier.
Netiquette & Intranet Guidelines
Klar festgelegte „Dos and Don’ts“ helfen den Mitarbeitenden bei der sicheren Nutzung des neuen Intranets. Das schafft Akzeptanz und sorgt schneller für Aktivität. Beispielsweise solltest Du Verhaltensweisen und Richtlinien festlegen, die alle Mitarbeitenden dabei unterstützen, einen angemessenen Umgangston im Intranet zu pflegen.
Schritt 3: Umsetzung
Nun folgt die Umsetzung der oben beschriebenen Bestandteile, sprich die Einrichtung des Systems. Die Logos werden erstellt und im System hochgeladen, die zuvor definierten Farben konfiguriert, die Nutzungsbedingungen hinterlegt usw.
Und noch ein wichtiger Tipp: Der Fokus sollte auf dem Inhalts- und Migrationskonzept liegen, denn gerade hier wird der Arbeitsaufwand oftmals unterschätzt.
Schritt 4: Kommunikation & Schulungen
Auch die Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen werden häufig als nicht besonders wichtig eingestuft. Damit hier alles glattläuft, haben wir wichtige Informationen bereits in ausführlichen Artikeln zusammengefasst, die Du Dir nicht entgehen lassen solltest!
Change-Management
Warum Dein Unternehmen bei der Einführung eines neuen Intranets neben der Bereitstellung der neuen Software auch die persönliche Veränderung der Mitarbeitenden durch Kommunikations- und Change-Maßnahmen unterstützen sollte, erklären wir hier. Und wie lassen sich solche Maßnahmen konkret durchführen? Das kannst Du hier nachlesen.
Intranet-Schulungen durchführen
Zu guter Letzt wollen wir Dir unsere Anleitung für die perfekte Intranet-Schulung ans Herz legen. Eine bereits vorgefertigte Agenda gibt es direkt zum Download mit dazu!
Fazit
Beachtet Dein Unternehmen diese Vorgehensweise bei der Einführung eines Intranets, stehen die Chancen für einen erfolgreichen Ablauf gut! Wie Du siehst, ist auch bei Out-of-the-box-Lösungen noch Anpassungs- und Konfigurationsaufwand notwendig, um das volle Potenzial aus der Softwarelösung zu kitzeln. Dabei kann Dir unser erprobtes Vorgehen helfen.
Du hast Fragen zur Vorgehensweise oder benötigst Unterstützung bei der Intranet Einführung? Dann bekommst Du hier einen Überblick darüber, wie wir Dich bei der Einführung unterstützen können. Vereinbare ein persönliches Beratungsgespräch mit uns, um weitere Informationen zu bekommen!