Die Intranet Einführung ist auch in Deinem Unter­nehmen gerade ein Thema? Kein Wunder, denn moderne (Social) Intranets sind echte Allround-Talente für den digitalen Arbeits­platz: Sie dienen als Einstieg und bündeln je nach Wunsch viel­fältige Funktionen zur Kommuni­kation, Zusammen­arbeit, Wis­sens­verteilung und Vernetzung. Intranet-Projekte sind durch die unzähligen Anpassungs­möglichkeiten jedoch durchaus anspruchs­voll. Anforderungen müssen identifiziert, oftmals mit bereits bestehenden Möglich­keiten zusam­men­gebracht und in der Praxis umgesetzt werden. Welche Vorgehens­weise sich dafür erprobt hat, zeigen wir Dir hier.

Schritt 1: Anforderungsaufnahme & Systemauswahl

Zu Beginn eines jeden Intranet-Projekts steht die Anforderungs­aufnahme. Dazu erstellst Du einen Anforderungs­katalog, welcher je nach Größe und Branche Deines Unter­nehmens 80–200 Anforderungen umfassen kann. Diese sollten in Form von User Storys fest­gehalten werden, damit An­forder­ungen leicht verständ­lich und möglichst genau beschrieben werden.

Auf Basis der Anforderungen kann dann die System­auswahl stattfinden. Allerdings sind die Anforderungen auch in der späteren Konzeptions­phase nützlich: So können alle ursprünglichen Wünsche nachvoll­zogen und das System kann best­möglich konfiguriert werden, z. B. bei der Gestaltung der Startseite.

Mehr Informationen rund um die Anforderungs­aufnahme und System­auswahl findest Du hier. Sind die Anforderungen geklärt und das System steht fest, beginnt die eigentliche Intranet Einführung. Wie Du bei der Konzeptions- und Umsetzungs­phase vorgehen solltest, haben wir nach­folgend beschrieben.

Schritt 2: Konzeption

Nun folgt die Konzeption der Soft­ware. Beachte dabei, dass nicht alle Schritte für jedes Projekt zwingend erforder­lich sind.

Sitemap

Da es grundsätzlich zwei verschiedene Arten von Nutzenden gibt, darf eine gute Site­map nicht fehlen. Die einen benutzen zum Finden von Informa­tionen im System die Such­funktion. Die anderen benötigen eine Seiten­struktur, um sich an dieser zu orien­tieren und dann die gewünschte Information zu finden.

Erstelle deswegen mithilfe einer Site­map eine hierarch­ische Auflistung aller zu erstel­lenden Seiten und Gruppen­räume. Mit einer Navigations­struktur in Form eines Baum­diagramms schaffst Du anschließend Klar­heit und Struktur.

Benutzergruppen

Damit Rechte und Rollen schnell sowie fehler­frei an verschiedene Mit­arbeit­enden über­tragen werden können, bieten sich Benutzer­gruppen an.

Überlege welche für Dein Unter­nehmen sinn­voll sind: Dabei kann eine Auf­teilung nach Region, Gesellschaft, Standort, Bereich, Position oder Sonder­rolle sinnvoll sein.

Rollen & Rechte

Um auf Systemebene Nutzenden die für ihre Rolle entscheid­enden Rechte zu geben, wird ein Rechte- und Rollen­konzept benötigt. Beispielsweise soll der „Fach­redakteur“ nur News, die den eigenen Bereich betreffen, veröf­fent­lichen. Für die unternehmens­weiten Nachrichten wäre dann der „Zentral­redakteur“ zuständig.

Erarbeite also ein Rollen- und Rechte­konzept für unterschiedliche Be­nutzer­gruppen. Wer zählt zu den Standard-Nutzern, wer ist zuständig für redak­tionelle Inhalte (Zentral- und Fach­redakteur) und benötigt demnach erweiterte Rechte und wer soll womöglich Zugriff auf das gesamte System erhalten (System­admin)?

Personalisierung von Inhalten & News

Eine grundlegende Funktion von Intranets ist die zielgruppengerechtere Aus­spielung von Informationen. Beispiels­weise benötigt der Vertrieb Zugriff auf Vertriebs­prozesse und soll Nachrichten über neue Produkt­entwicklungen erhalten. Wenn die Nutzenden des Intranets nur für sie relevante Infor­ma­tionen erhalten, schafft dies zusätzliche Akzeptanz für die neue Soft­ware.

Lege eine Personalisierung für die ausge­arbeitete Sitemap fest, damit die gewünschte Leser­schaft die richtigen Inhalte erhält. Entscheide dabei, welche Inhalte öffentlich oder nur für eine bestimmte Nutzer­gruppe zu­gänglich sein sollen.

Systemkonfiguration

Out-of-the-box-Intranet Lösungen sollten in Bezug auf die System­einstellungen immer individuell auf die jeweiligen Wünsche Deines Unter­nehmens angepasst werden, um ihr volles Potenzial zu entfalten.

Um die bestmögliche Konfigura­tion durchführen zu können, sollte sich Dein Unternehmen die Auswirkungen der Funktionen in der Praxis bewusst machen. Bei der Anpassung der Notifications gibt es z. B. die Möglich­keit, diese per Push-Mitteilung im Handy, im Browser oder aber per E-Mail zustellen zu lassen. Für jede Mög­lich­keit gibt es diverse Vor- und Nachteile – diese sollte Dein Unter­nehmen sammeln und abwiegen. Entscheide dann, welche System­einstellungen vorgenommen werden müssen.

Gestaltung der Startseite

Um den Nutzenden des Intranets möglichst relevante Funktionen und Inhalte anzu­bieten, sollte Dein Unternehmen im ersten Schritt überlegen, was auf der Start­seite zu finden sein sollte. In einem zweiten Schritt werden dann die Struktur sowie die optische Gestaltung geplant. Die Start­seite könnte dabei als zentrale Informations­quelle dienen und alle wichtigen Neuig­keiten für Mitarbei­tende gebündelt darstellen. Sie könnte aber auch ganz explizit die Ver­netzung fördern.

Redaktionskonzept

Redaktions­konzepte geben Deinen unternehmens­internen Redakteuren Sicherheit und garantieren nebenbei, dass immer genügend Inhalte zur Verfügung stehen. Dabei sollte das Aufgaben­gebiet von Zentral- und Fach­redakteuren sowie die Prozesse zwischen beiden Nutzer­gruppen beachtet werden.

Zur Erarbeitung des Redaktions­konzepts werden dann folgende Infor­mationen gesammelt: Kommunika­tions­kanal und zugehöriger Themen­schwerpunkt, Verantwortlich­keiten, Publikations­frequenz, Publi­kations­kriterien und Ausspielung. Beachte dabei, dass Redaktions­konzepte immer weiter­entwickelt werden und sich im Laufe der Zeit verändern. Tipps für ansprechende Intranet-Artikel gibt es hier.

Inhalts- & Migrationskonzept

Damit beim Go Live des neuen Intra­nets alle wichtigen Inhalte vor­handen sind, benötigt es i. d. R. die Zuarbeit von vielen Redakteuren.

Damit das koordiniert abläuft und nichts Wichtiges vergessen wird, sollte ein Fahr­plan inkl. Struktur erarbeitet werden: Welche Inhalte werden von wem, wann und wo erstellt? Halte alles in einem Inhalts- und Migrations­konzept fest.

Trainingskonzept

Mitarbeitende sollen möglichst gut mit dem neuen Intranet umgehen können – dazu müssen sie möglichst gut ge­schult werden! Sorge dafür, dass alle Nutzenden ein gutes Angebot bekommen, dass den aktuellen Wissens­stand berück­sichtigt.

Erarbeite dazu ein Trainings­konzept mit Trainings­maßnahmen, bei dem Du die Trainings­formate (z. B. Schulung, Screencast, E-Learning etc.) festlegst sowie den Zeit­plan, die durchführende Person, die Teilnehmenden usw. definierst.

Styleguide & Design für das System

Das Intranet soll sich für die Nutzen­den vertraut anfühlen oder zu mindestens einen Wieder­erkennungs­wert haben. Deswegen spielen die Richt­linien des Corporate Designs auch hier eine Rolle.

Definiere z. B. vorab Primär- und Sekundär­farben. Lege eine Schrift­art fest. Ein kleiner Tipp: Ist Dein Unter­nehmen auf die Unter­nehmens­website stolz? Dann orientiere Dich daran.

Name & Logo

Um den Spaß­faktor, das Interesse sowie die Identifikation mit dem neuen Intranet zu erhöhen, solltest Du die Chance nutzen und einen ein­präg­samen Namen finden. Inspiration und Ideen für kreative Namen findest Du hier.

Netiquette & Intranet Guidelines

Klar festgelegte „Dos and Don’ts“ helfen den Mitarbei­tenden bei der sicheren Nutzung des neuen Intranets. Das schafft Akzeptanz und sorgt schneller für Aktivität. Beispiels­weise solltest Du Verhaltens­weisen und Richt­linien fest­legen, die alle Mitar­beitenden dabei unter­stützen, einen angemessenen Umgangs­ton im Intranet zu pflegen.

Schritt 3: Umsetzung

Nun folgt die Umsetzung der oben beschriebenen Bestand­teile, sprich die Ein­richtung des Systems. Die Logos werden erstellt und im System hoch­geladen, die zuvor definierten Farben konfiguriert, die Nutz­ungs­bedingungen hinter­legt usw.

Und noch ein wichtiger Tipp: Der Fokus sollte auf dem Inhalts- und Migrations­konzept liegen, denn gerade hier wird der Arbeits­aufwand oftmals unterschätzt.

Schritt 4: Kommunikation & Schulungen 

Auch die Kommunikations- und Schulungs­maßnahmen werden häufig als nicht besonders wichtig eingestuft. Damit hier alles glatt­läuft, haben wir wichtige Informationen bereits in ausführ­lichen Artikeln zusammen­gefasst, die Du Dir nicht entgehen lassen solltest!

Change-Management

Warum Dein Unternehmen bei der Einführung eines neuen Intranets neben der Bereit­stellung der neuen Software auch die persönliche Veränderung der Mitarbeitenden durch Kommunikations- und Change-Maß­nahmen unter­stützen sollte, erklären wir hier. Und wie lassen sich solche Maßnahmen konkret durchführen? Das kannst Du hier nachlesen.

Intranet-Schulungen durchführen

Zu guter Letzt wollen wir Dir unsere Anleitung für die perfekte Intranet-Schulung ans Herz legen. Eine bereits vor­gefertigte Agenda gibt es direkt zum Down­load mit dazu!

Fazit

Beachtet Dein Unternehmen diese Vorgehens­weise bei der Einführung eines Intranets, stehen die Chancen für einen erfolg­reichen Ablauf gut! Wie Du siehst, ist auch bei Out-of-the-box-Lösungen noch Anpassungs- und Konfigura­tions­aufwand notwendig, um das volle Potenzial aus der Software­lösung zu kitzeln. Dabei kann Dir unser erprobtes Vorgehen helfen.

Du hast Fragen zur Vorgehens­weise oder benötigst Unter­stützung bei der Intranet Einführung? Dann bekommst Du hier einen Überblick darüber, wie wir Dich bei der Einführung unterstützen können. Vereinbare ein persönliches Beratungsgespräch mit uns, um weitere Informationen zu bekommen!