Mitarbeitende sollten in Krisenzeiten, wie derzeit durch das Coronavirus, örtlich flexibel einsetzbar sein – schließlich werden teilweise ganze Länder abgeriegelt und Quarantänezonen errichtet. Doch auch in ruhigeren Zeiten arbeiten Immer mehr Menschen in Deutschland im Homeoffice: Waren es 2014 noch 20%, so waren es 2019 schon 39%. Zu effektivem Homeoffice zählt jedoch mehr als nur von Zuhause mit den Kollegen zu telefonieren. Was heute möglich ist und worauf Du dabei achten solltest, erfährst Du in diesem Artikel.

1. Technische Ausstattung

Grundlage für ein modernes Homeoffice sind die technischen Möglichkeiten – in Sachen Hardware, Software und Konnektivität. Als Hardware kommen sowohl private als auch Firmengeräte infrage, die den Systemanforderungen der Software entsprechen. Nicht zu vergessen ist Equipment für Webkonferenzen: Für Webcam, Mikrofon und Kopfhörer sollte Dein Unternehmen im Bestfall gesorgt haben. Denn sei es gegenüber Kunden oder Mitarbeitenden – ein Rauschen im Ton und schlechte Bildqualität machen keine Freude.

Die Software sollte für ein ganzheitliches Homeoffice möglichst verschiedene Anwendungsbereiche abdecken: 

• Kollaboration: Aufgabenzuweisungen, virtuelle Arbeits- und Projekträume
• Kommunikation: Chats, Videotelefonie, Sprachanrufe und interaktiver Newsfeed
• Dokumentenarbeit: Zeitgleiche Text-, Tabellen-, und Präsentationsbearbeitung mit gemeinsamer Dateiablage
• Prozesse: Anträge (Urlaub, Bestellungen etc.) und das Eintragen von Arbeitszeit
• Redaktionelle Inhalte: Wichtige News und Eilmeldungen an die Mitarbeitenden

Damit auf Dateien und Tools in der Cloud zugegriffen werden kann, brauchen Deine Mitarbeitenden zudem eine stabile Datenverbindung – sei es über das hauseigene W-LAN oder als kurzfristige Lösung ein Mobilgerät mit Datenflatrate. So lässt sich etwa der Laptop über Tethering verbinden. Wichtig ist, dass auch ein Zugang zum Unternehmensnetzwerk besteht. Im Bestfall durch eine Cloud-Lösung – wenn auf die Abteilungslaufwerke nur über VPN-Tunnel zugegriffen werden kann, ist dies ein vergleichsweise schwergängiger Weg.

2. Organisation und Unternehmenskultur

Damit die technische Ausstattung nützlich ist, müssen die Arbeitsverträge, (IT-)Richtlinien und Compliance es den Mitarbeitenden erlauben, das Homeoffice zu nutzen. Daraus resultiert die Überholung antiquierter Regelungen: Wenn etwa Anträge bislang noch in Papierform eingereicht werden müssen – sei es für Urlaub oder neue Firmengeräte –, ist nun der Wechsel auf digitale Tools an der Zeit.

Effektives Homeoffice ist aber auch eine Frage der Kultur. Ist es im Büro üblich, Absprachen nebenher am Schreibtisch zu treffen, bleiben Kollegin im Homeoffice außen vor. Daher sollte der Austausch bevorzugt digital ablaufen. Dort ist er transparent und bezieht alle Mitarbeitenden mit ein.

Des Weiteren sollten Videomeetings eine starke Rolle spielen – denn die kommunikativen Signale und Zwischentöne, die ein persönliches Gespräch bietet, gehen selbst beim Einsatz von Emoji im Chat teilweise unter. Dabei sollte auch Raum für ein paar persönliche Worte abseits des Sachaustauschs bleiben, etwa zu Beginn eines Webmeetings. So können die Mitarbeitenden im Homeoffice und die Kollegen im Büro sich besser kennenlernen und über Neuigkeiten austauschen.

3. Mindset der Mitarbeitenden

Damit die Möglichkeiten im Homeoffice genutzt werden, müssen diese zunächst von den Mitarbeitenden akzeptiert und bestenfalls begrüßt werden – das ist eine Frage des Mindsets. Für manche Mitarbeitenden ist es neu, einen Großteil ihrer Gespräche schriftlich zu fixieren, während das gesprochene Wort bisher doch schnell verflogen war. 

Das gilt gerade bei transparenter Kommunikation in Channels oder im Newsstream: Wenn plötzlich „jeder“ den Austausch lesen und liken kann, ist das etwas Anderes als der schnelle Zuruf in der Teeküche. Diese Mitarbeitenden müssen erst Vertrauen zum digitalen Arbeitsplatz fassen. Darin kann man sie unterstützen, indem ihre Vorgesetzten und Kollegen den Wandel vorleben und vor allem positiv und verständnisvoll reagieren, wenn die neuen Möglichkeiten ausprobiert werden.

4. Skillset der Mitarbeitenden

Zum Skillset der Mitarbeitenden gehören Hard- und Softskills. Zu den Hardskills gehört das Wissen und Können, mit Tools wie ToDo, Planner und Teams umzugehen. Um sicherzustellen, dass die Tools für die gemeinsame Abstimmung mit Kollegen und Vorgesetzten nützlich sind, ist es erforderlich, dass die Mitarbeitenden sie verstehen. Daher sollten Schulungen die Einführung der Tools begleiten. Selbst Standardapplikationen wie Outlook könnten Schulungsbedarf bei Mitarbeitenden auslösen, wenn sie bisher noch nie damit gearbeitet haben.

Zum anderen gehören Softskills wie gutes Kommunikationsvermögen und Selbstorganisation zum Homeoffice. Ein Homeoffice-Mitarbeitender ist dazu angehalten, dieselbe Verantwortung für seine Leistung wie im Büro zu tragen. Das bedeutet, sich selbst zu organisieren und auch Pausen einzuräumen, wenn die Kollegen nicht mit einem in die Kantine gehen. Gerade Mitarbeitende, die zuvor Jahrzehnte im Büro arbeiteten, muss der Umgang mit der neuen Situation eventuell erst vermittelt werden.

Der konstruktivste Ansatz, hiermit umzugehen, ist: Viel Orientierung, wenig Kontrolle. Die Mitarbeitenden müssen mit der neuen Freiheit erst umgehen lernen. Darüber hinaus brauchen sie klare Zielvorstellungen, deren Ergebnisse sich letztlich beurteilen lassen. Diese könnt Ihr beispielsweise in einem täglichen Morgenmeeting per Videokonferenzen besprechen. Wie die Ziele im Laufe des Tages dann erarbeitet werden, sollte den Mitarbeitenden überlassen bleiben – solange sie nicht aktiv um Hilfe und Feedback bitten.

Fazit

Grundsätzlich ermöglicht Homeoffice Mitarbeitenden, so zu arbeiten, wie sie es vor Ort im Büro gewöhnt sind. Dazu bedarf es entsprechender Softwarelösungen, die über Telefon und E-Mail hinausgehen – etwa für die Kollaboration in Projekten. Stimmen grundsätzliche Rahmenbedingungen wie der Netzwerkzugang, liegen die eigentlichen Herausforderungen in der Unternehmenskultur. Zudem muss das Mind- und Skillset der Mitarbeitenden auf den notwendigen Stand gebracht werden.

Krisenzeiten zeigen auf, dass Homeoffice wichtig ist. Es lohnt sich also, diese Herausforderungen zu meistern. Gleichzeitig bietet sich so die Chance, Dein Unternehmen langfristig digitaler und flexibler zu gestalten. 

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