Mitarbeiter sollten in Krisenzeiten, wie derzeit durch das Coronavirus, örtlich flexibel einsetzbar sein – schließlich werden teilweise ganze Länder abgeriegelt und Quarantänezonen errichtet. Doch auch in ruhigeren Zeiten arbeiten Immer mehr Menschen in Deutschland im Homeoffice: Waren es 2014 noch 20%, so waren es 2019 schon 39%.

Zu effektivem Homeoffice zählt jedoch mehr als nur von Zuhause mit den Kollegen zu telefonieren. Was heute möglich ist und worauf Du dabei achten solltest, erfährst Du in diesem Artikel.

1. Technische Ausstattung

Grundlage für ein modernes Homeoffice sind die technischen Möglichkeiten – in Sachen Hardware, Software und Konnektivität. Als Hardware kommen sowohl private als auch Firmengeräte infrage, die den Systemanforderungen der Software entsprechen. Nicht zu vergessen ist Equipment für Webkonferenzen: Für Webcam, Mikrofon und Kopfhörer sollte Dein Unternehmen im Bestfall gesorgt haben. Denn sei es gegenüber Kunden oder Mitarbeitern – ein Rauschen im Ton und schlechte Bildqualität machen keine Freude.

Die Software sollte für ein ganzheitliches Homeoffices möglichst verschiedene Anwendungsbereiche abdecken:

Kollaboration:
Aufgabenzuweisungen, virtuelle Arbeits- und Projekträume

Kommunikation:
Chats, Videotelefonie, Sprachanrufe und interaktiver Newsfeed

Dokumentenarbeit:
Zeitgleiche Text-, Tabellen-, und Präsentationsbearbeitung mit gemeinsamer Dateiablage

Prozesse:
Anträge (Urlaub, Bestellungen etc.) und das Eintragen von Arbeitszeit

Redaktionelle Inhalte:
Wichtige News und Eilmeldungen an die Mitarbeiter

Damit auf Dateien und Tools in der Cloud zugegriffen werden kann, brauchen Deine Mitarbeiter zudem eine stabile Datenverbindung – sei es über das hauseigene W-LAN oder als kurzfristige Lösung ein Mobilgerät mit Datenflatrate. So lässt sich etwa der Laptop über Tethering verbinden. Wichtig ist, dass auch ein Zugang zum Unternehmensnetzwerk besteht. Im Bestfall durch eine Cloud-Lösung – wenn auf die Abteilungslaufwerke nur über VPN-Tunnel zugegriffen werden kann, ist dies ein vergleichsweise schwergängiger Weg.

2. Organisation und Unternehmenskultur

Die technische Ausstattung hilft nur dann weiter, wenn sie auch genutzt werden darf: Arbeitsverträge, (IT-)Richtlinien und Compliance müssen Deinen Mitarbeitern das Homeoffice gestatten. Damit einher geht die Überholung antiquierter Regelungen: Wenn etwa Anträge bislang noch in Papierform eingereicht werden müssen – sei es für Urlaub oder neue Firmengeräte –, ist nun der Wechsel auf digitale Tools an der Zeit.

Effektives Homeoffice ist aber auch eine Frage der Kultur. Ist es im Büro üblich, Absprachen nebenher am Schreibtisch zu treffen, bleiben Kollegin im Homeoffice außen vor. Daher sollte der Austausch bevorzugt digital ablaufen. Dort ist er transparent und bezieht alle Mitarbeitenden mit ein.

Des Weiteren sollten Videomeetings eine starke Rolle spielen – denn die kommunikativen Signale und Zwischentöne, die ein persönliches Gespräch bietet, gehen selbst beim Einsatz von Emoji im Chat teilweise unter. Dabei sollte auch Raum für ein paar persönliche Worte abseits des Sachaustauschs bleiben, etwa zu Beginn eines Webmeetings. So können die Mitarbeiter im Homeoffice und die Kollegen im Büro sich besser kennenlernen und über Neuigkeiten austauschen.

3. Mindset der Mitarbeiter

Damit die Möglichkeiten im Homeoffice genutzt werden, müssen diese zunächst von den Mitarbeitern akzeptiert und bestenfalls begrüßt werden – das ist eine Frage des Mindsets. Für manche Mitarbeiter ist es neu, einen Großteil ihrer Gespräche schriftlich zu fixieren, während das gesprochene Wort bisher doch schnell verflogen war.

Das gilt gerade bei transparenter Kommunikation in Channels oder im Newsstream: Wenn plötzlich „jeder“ den Austausch lesen und liken kann, ist das etwas Anderes als der schnelle Zuruf in der Teeküche. Diese Mitarbeiter müssen erst Vertrauen zum digitalen Arbeitsplatz fassen. Darin kann man sie unterstützen, indem ihre Vorgesetzten und Kollegen den Wandel vorleben und vor allem positiv und verständnisvoll reagieren, wenn die neuen Möglichkeiten ausprobiert werden.

4. Skillset der Mitarbeiter

Zum Skillset der Mitarbeiter gehören Hard- und Softskills. Zu den Hardskills gehört das Wissen und Können, mit Tools wie To Do, Planner und Teams umzugehen. Damit sie gemeinsamen Abstimmung mit Kollegen und Vorgesetzten dienlich sind, müssen die Tools auch verstanden werden. Entsprechend sollte ihre Einführung durch Schulungen begleitet werden. Auch Standardapplikationen wie Outlook können zu Schulungsbedarf bei Mitarbeitern führen – wenn bislang noch nie mit ihnen gearbeitet wurde.

Zum anderen gehören Softskills wie gutes Kommunikationsvermögen und Selbstorganisation zum Homeoffice. Ein Homeoffice-Mitarbeiter ist dazu angehalten, dieselbe Verantwortung für seine Leistung wie im Büro zu tragen. Das bedeutet, sich selbst zu organisieren und auch Pausen einzuräumen, wenn die Kollegen nicht mit einem in die Kantine gehen. Gerade Mitarbeitern, die zuvor Jahrzehnte im Büro arbeiteten, muss der Umgang mit der neuen Situation eventuell erst vermittelt werden.

Der konstruktivste Ansatz, hiermit umzugehen, ist: Viel Orientierung, wenig Kontrolle. Die Mitarbeiter müssen mit der neuen Freiheit erst umgehen lernen und brauchen deshalb klare Zielvorstellungen, deren Ergebnisse sich letztlich beurteilen lassen. Diese könnt Ihr beispielsweise in einem täglichen Morgenmeeting per Videokonferenzen besprechen. Wie die Ziele im Laufe des Tages dann erarbeitet werden, sollte den Mitarbeitern überlassen bleiben – solange sie nicht aktiv um Hilfe und Feedback bitten.

Fazit

Grundsätzlich ermöglicht Homeoffice Mitarbeitern, so zu arbeiten, wie sie es vor Ort im Büro gewöhnt sind. Dazu bedarf es entsprechender Softwarelösungen, die über Telefon und E-Mail hinausgehen – etwa für die Kollaboration in Projekten. Stimmen grundsätzliche Rahmenbedingungen wie der Netzwerkzugang, liegen die eigentlichen Herausforderungen in der Unternehmenskultur sowie das Mind- und Skillset der Mitarbeiter auf den notwendigen Stand zu bringen.

Krisenzeiten zeigen auf, dass Homeoffice wichtig ist und es sich lohnt, diese Herausforderungen zu meistern – gleichzeitig bietet sich so die Chance, Dein Unternehmen langfristig digitaler und flexibler zu gestalten.

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