Homeoffice ist derzeit wegen COVID-19 in aller Munde – und viele Unternehmen stehen vor der Frage, wie sie in diesen Zeiten einen Digital Workplace realisieren können, der sie bei den anstehenden Herausforderungen unterstützt. Für Projekte hat sich schließlich ein nutzerzentrierter Ablauf bewährt – geht das auch digital? Kronsteg hat ein Vorgehen entwickelt, das die späteren Nutzer auch ohne Termine vor Ort in den Fokus stellt. Wie, das erfährst Du in diesem Artikel. 

Voraussetzungen für Remote-Projekte

Die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Homeoffice-Arbeit haben wir bereits ausführlich dargelegt. Für die gemeinsame Projektarbeit sind dabei folgende Aspekte besonders wichtig: 

Hardware: Jeder Projektbeteiligte (auch Workshop-Teilnehmer) sollten Zugang zu Endgeräten mit Bildschirm, Mikro, Kopfhörern und Internetzugang haben.

Software: In den Bereichen, wo Dein Unternehmen geeignete bereits Lösungen für Kommunikation, Kollaboration und Dokumentation bereits etabliert hat, adaptieren wir diese gerne. Ansonsten setzen wir für Projektmanagement auf Planner, für Kommunikation auf Teams und in den Workshops auf diverse weitere Tools (siehe unten). Sobald geklärt ist, welche Softwarelösung bei Euch eingeführt wird, kann das Projektteam auch über diese kommunizieren – so werdet Ihr direkt mit der neuen Plattform vertraut gemacht. 

Skillset: Jemand muss den Beteiligten die Schritte verständlich erläutern – zum Beispiel wie sie in Teams beitreten und die vorhandenen Tools nutzen. Ein gutes Changemanagement greift bereits hier, indem Du als Projektleiter die Skills Deines Projektteams erhebst und – gerne durch unser Coaching begleitet – auf das nötige Level bringst. 

Alles im Griff: Projektmanagement remote 

Bei gutem Projektmanagement haben alle Beteiligten stets den Projektstand und ihre Aufgaben im Blick – genau das kann vermeintlich durch Remote-Arbeit in Gefahr geraten: Tauschen sich die Beteiligten hinreichend aus? Weiß jeder Einzelne, was gerade bei ihm ansteht und was seine Rolle im Projekt ist? Diese Risiken werden umso größer, je verteilter das Team ist – und im Homeoffice sitzt immerhin jeder für sich allein. Zum Glück haben wir für all das vorgesorgt. 

Die Projektübersicht wahren wir ohnehin in jedem Projekt über Planner – dem virtuellen Kanban-Board von Microsoft. Anhand der Aufgabenkarten sieht jeder, welche Arbeitspakete und Aufgaben gerade in Bearbeitung, fertig oder für später geplant sind – und welche davon ihm zugewiesen wurden. Der Zugriff erfolgt über den Browser oder die mobile App und ist entsprechend niedrigschwellig. Einzige Voraussetzung ist eine Office-365-Lizenz ab F1. 

Den Projektstand besprechen wir gemeinsam mit Deinem Projektteam bei regelmäßigen Jour Fixes über Teams- bzw. Telefonkonferenz. So weiß jeder immer, wie die aktuelle Lage ist und kann Zwischenstände ins Unternehmen kommunizieren. 

Unsere Workshops: Interaktiv und digital

Mit unseren Workshops begleiten wir Dich durch alle Phasen es Projektes – Analyse, Konzeption, Umsetzung – und darüber hinaus. Begleitet werden sie im Bestfall durch Kommunikations- und Changemaßnahmen. Dabei glauben wir an den direkten menschlichen Austausch, der – entgegen häufiger Annahmen – nicht durch den Digital Workplace verdrängt werden soll. Dennoch geht es auch ohne, mit möglichst wenigen Abstrichen. 

Wir legen viel Wert auf ein nutzerzentriertes Vorgehen und interaktive Workshops. Das hat zwei Funktionen: Zum einen werden die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter an die Softwarelösung offengelegt, zum anderen werden sie in das Projekt involviert, fühlen sich berechtigterweise eingebunden und werden so im Bestfall zu Multiplikatoren des Wandels. Lässt sich dieses Erlebnis auch digital umsetzen? 

Von analog zu digital: Diese Tools nutzen wir 

Um unsere Workshops auch remote durchführen, binden wir die einzelnen Homeoffice-Mitarbeiter in gemeinsame Webkonferenzen ein. Hierfür nutzen wir neben MS Teams auch digitale Whiteboards oder Lösungen von  Optimalworkshop für Methoden wie Cardsorting bieten – die wir sonst auch analog intensiv nutzen.  

Ab dem Zeitpunkt, wo die richtige Softwarelösung für Euer Unternehmen bereits ausgewählt ist, nutzen wir zudem bevorzugt deren Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen. So lernen die Workshop-Teilnehmer die Plattform direkt kennen. 

Beispiel: Digitaler Persona-Workshop

Ein äußerst beliebter Vor-Ort-Termin ist unser Persona-Workshop. Personas sind archetypische Beschreibungen von Nutzergruppen, ihrem Alltag und ihren projektbezogenen Herausforderungen. Vor Ort füllen wir hierzu in einer Gruppenarbeit Persona-Poster aus – remote sparen wir uns den Ausdruck.  

Wir teilen Dein Projektteam in Gruppen ein, lassen diese in separaten, virtuellen Arbeitsräumen am jeweiligen Posterinhalt arbeiten und tragen ihn danach bei einer Webkonferenz gemeinsam in eine digitale Version des Posters ein. Selbstverständlich haben wir die Arbeitsgruppen dabei im Blick und bieten Orientierung, moderieren – so, wie wir auch vor Ort den Gruppen über die Schulter schauen und Fragen klären.  

Mit ähnlichen Tools und Verfahren ist es uns gelungenen, jeden unserer interaktiven Workshops auch digital abzubilden – bislang stets mit überzeugenden Ergebnissen, die denen der Vor-Ort-Termine in nichts nachstanden. 

Fazit 

Wenn und Du und Deine Kollegen neuerdings im Homeoffice sind, ist das kein Grund, ein Digitalprojekt wie die Einführung von Office 365 oder eines Intranets aufzuschieben. Im Gegenteil: Unsere Workshops bringen Euch an einen „virtuellen Tisch“ – bereits im Projekt können so die neuen Tools und Arbeitsweisen „hands-on“ gelebt werden, die nach Projektabschluss die Kommunikation und Kollaboration unternehmensweit auf ein neues Level heben.  

Du möchtest die digitale Kommunikation und Kollaboration für das gesamte Unternehmen von daheim aus verbessern? Dann nimm gerne Kontakt zu uns auf und wir zeigen Dir die Möglichkeiten in einem kostenlosen Erstgespräch.