Wird Kurzarbeit eingeführt? Muss ein Standort geschlossen werden? Ab wann darf ich wieder ins Office? Krisenzeiten verunsichern die Mitarbeiter – transparente Kommunikation ist daher in Zeiten von COVID-19 wichtiger denn je. Das setzt Unternehmen unter Druck, ihre Mitarbeiter durch interne Krisenkommunikation gezielt mit notwendigen Informationen zu versorgen – auch mobil, denn viele müssen plötzlich dem Betrieb fernbleiben.

Hürden gibt es dabei einige: Wichtige E-Mails gehen in der überfüllten Mailbox unter, historisch gewachsene Systeme sind veraltet und bieten keine mobile Erreichbarkeit, Mitarbeitergruppen lassen sich nicht nach Abteilung und Standort gefiltert ansprechen.

Wie also kann Dein Unternehmen jetzt schnell und günstig Tools und Strukturen etablieren, um wichtige Mitteilungen an unterschiedliche Mitarbeitergruppen zu transportieren? Das erfährst Du in diesem Artikel.

So wählst Du das richtige Tool

Die passende Softwarelösung für Eure interne Krisenkommunikation auszuwählen, ist der wichtigste und zugleich komplexeste Schritt zur Einführung in Deinem Unternehmen. Denn der Markt ist unübersichtlich und strotzt in der Krise vor Sonderangeboten. Diese sollten Dich nicht davon abhalten, zu analysieren, welche Software sich auch langfristig für Euch lohnt. Anpassungen und Nachbesserungen können spätestens nach der Krise teuer werden.

Hierbei spielen vor allem die Anforderungen Deines Unternehmens an das System eine Rolle! Welcher Funktionsumfang ist für die Krisenkommunikation gewünscht – und darüber hinaus? Wie wichtig ist der Zugriff auf Mobilgeräten?

Interne Krisenkommunikation ganzheitlich integriert

Steht die passende Softwarelösung fest, muss sie in Eure Kommunikationslandschaft integriert werden. Dazu solltest Du erfassen, welche Kanäle derzeit für die Unternehmenskommunikation verwendet werden. Das können etwa ein altes Intranet, digitale Mitarbeitermagazine oder Rundmails sein.

Moderne Intranet-Tools bringen eigene Informationskanäle mit, mit welchen die bisherigen ersetzt oder ergänzt werden können. Die wichtigsten zur internen Krisenkommunikation sind:

News

Um wichtige Updates zu verteilen, etwa zu Homeoffice-Regelungen, um Mitarbeiter zu beruhigen und zu informieren. Diese können nach Zielgruppen gefiltert, zum Beispiel auf der Startseite im Intranets erscheinen, im Newsfeed angezeigt werden oder per Push-Mitteilung an die mobilen Geräte der Mitarbeiter gesendet werden.

Informationsseiten und Wiki-Einträge

Um Ablaufpläne oder Prozesse zu dokumentieren, damit alle wissen, wie sie sich verhalten sollen. Das können Informationen zur Kurzarbeit, der Ablauf einer digitalen Urlaubsbeantragung und vieles mehr sein. Auf einer FAQ-Infoseite lassen sich häufige Fragen zum Umgang mit der Krise sammeln und hilfreiche Antworten geben. Auch Leitfäden fürs Homeoffice lassen sich hinterlegen, wenn es neu für Deine Mitarbeiter und Kollegen ist.

Für jede Zielgruppe und Botschaft der richtige Kanal

Womit sollte man diese Kanäle nun füllen? In der Krise drängen sich die Neuigkeiten in der Regel auf – eine bestimmte Zielgruppe muss unbedingt über einen neuen Sachverhalt informiert werden. Das kann die Belegschaft eines Standortes sein, weil an diesem ein Coronafall gemeldet wurde. Das kann die Marketing-Abteilung sein, die sich am Montag ihr Homeoffice-Equipment im Unternehmen abholen kann. Das können alle Mitarbeiter sein, weil die Krise vorbei ist und der Normalbetrieb bekannt gegeben wird.

In jedem Fall solltest Du planen, dass die Zielgruppen der internen Krisenkommunikation transparent, schnell und vor allem dort erreicht werden, wo sie die Information auch wahrnehmen. Hierzu solltest Du drei Fragen klären:

1. Welche Mitarbeitergruppen gibt es in meinem Unternehmen?
2. Welche Neuigkeiten und statischen Informationen könnten in der Krise relevant für diese sein?
3. Über welche Kanäle erreiche ich die jeweiligen Gruppen am effektivsten?

Sind diese Fragen geklärt, kannst Du passende Formate für Verteilung der jeweiligen Informationen entwickeln: So kann sich beispielsweise die Geschäftsführung mit einem wöchentlichen Videobeitrag an alle Mitarbeiter wenden – oder die Standortleitung an die Kollegen vor Ort. Dringende Mitteilungen können über eine Infografik visualisiert und anschließend per Push-Mitteilung verteilt werden.

Content: Organisation und Verantwortlichkeiten

Content produziert sich nicht von selbst – es muss klar sein, wer die Verantwortung für das Schreiben und Einstellen der Inhalte hat. In aller Regel dürfte die Koordination durch die interne Kommunikation erfolgen, die Informationen aus den Abteilungen und von der Geschäftsführung erhält – und teils auch aktiv einholen muss.

Ob die Unternehmenskommunikation an dieser Stelle als alleiniger Gatekeeper fungiert, der Inhalte weiterträgt, oder ob Abteilungen auch dezentral Neuigkeiten verbreiten können, sollte an dieser Stelle festgelegt werden.

Von der Planung zur Nutzung

Hast Du festgelegt, welche Botschaften über das Tool an die Zielgruppen ausgespielt werden sollen, geht es an die Umsetzung: Das System muss der Planung folgend konfiguriert werden.

Damit das eingerichtete System von Euren Mitarbeitern auch genutzt wird, sollten insbesondere die Admins und Redakteure im Umgang geschult werden – letztere sollten schließlich mühelos Inhalte produzieren, einstellen und so andere Nutzer neugierig auf das System machen können.

Doch auch für die weiteren Mitarbeiter können Schulungen Sinn ergeben – abhängig davon, wie bewandert diese bereits im digitalen Umfeld sind. Das kann sowohl durch vor-geschulte „Champion“-User geschehen, die ihnen weiterhelfen, als auch durch Unterstützung in Form von Videos, Webinaren, Leitfäden – im Bestfall bereits im System selbst.

Fazit

Ein schneller und günstiger Start in die interne Krisenkommunikation kann gelingen: Durch die Wahl des richtigen Tools sowie eine Planung der Strukturen und Verantwortlichkeiten.

So lassen sich die Mitarbeiter zielgerichtet informieren und die Krise wird gemeinsam überwunden. Das ist übrigens auch für die Wirkung nach außen wichtig, denn: „Public Relations begins at home“.

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