Die Digitalisierung ist ein fort­laufender Prozess, bei dem sich die Tools und deren Nutzen permanent weiter­entwickeln. Gerade in der letzten Zeit hat die Rolle von Microsoft Teams dabei immer weiter zuge­nommen. Bei unseren Projekten sehen wir immer öfter, dass viele unserer Kunden Microsoft 365 im Einsatz haben oder zukünftig ein­führen werden. Dabei liegt auf der Nutzung von Microsoft Teams oft ein vorrangiges Interesse.

Jetzt fragst Du Dich wahr­scheinlich – genauso wie wir – welche Rolle dabei das Intranet einnimmt! Wir sehen drei mögliche Szenarien, die wir in diesem Blog­artikel erläutern werden.

Wie sich die Anwendungs­bereiche des Intranets im Laufe der Zeit verändert haben

Vorweg: Noch bis vor kurzem war es gängig, dass das Intranet die Bereiche Chat und Kolla­boration neben weiteren Anwendungs­fällen abge­deckt hat. Das hat sich durch die vermehrte Nutzung von Microsoft Teams geändert. In der Regel gehört die Nutzung von Chat und Kollabora­tion im Intranet der Vergangen­heit an – sofern MS Teams im Einsatz ist. Als Konsequenz daraus verwenden Unternehmen MS Teams jetzt vorrangig für Chat und die digitale Zusammen­arbeit. Das Intranet wird dann primär für News, statische Seiten, Vernetzung und Austausch sowie Wissens­management (Wikis) genutzt.

Doch auch mit diesen Informationen steht nach wie vor die berechtigte Frage im Raum, ob Unternehmen ein dezidiertes Intranet brauchen. Und wenn ja, welche Szenarien hier in Kombi mit MS Teams relevant sind. Die denkbaren Szenarien haben wir hier nieder­geschrieben.

Szenario 1: Intranet auf Basis von Microsoft Teams

Spielen wir dieses Szenario durch, dann bildet MS Teams die Basis für das unter­nehmens­interne Intranet. In der Praxis bedeutet dies, dass Unter­nehmen versuchen ein Intranet mit MS Teams eigen­ständig aufzu­bauen. Das wurde in den Anfängen von MS Teams häufig so pro­klamiert, jedoch in der Praxis selten getestet und wenn doch, dann ist dieser Ansatz oft gescheitert.

Warum? Microsoft Teams eignet sich nicht als Ersatz für ein dezidiertes Intranet. Das liegt schlicht und einfach daran, dass MS Teams rudi­mentäre Intranet-Funktionen, wie News oder statische Inhalts­seiten nicht hergibt. Zusätzlich sind die Vernetzung und der Austausch von großen Gruppen über MS Teams schlicht unmöglich. Ähnlich sieht es beim Wissens­management aus.

Ohne schlechtes Gewissen können wir dieses Szenario direkt wieder hinten anstellen – welche Möglich­keiten gibt es dann also noch?

Szenario 2: Dezidierte Intranet-Lösung innerhalb von Microsoft Teams

Im zweiten Szenario dient das Intranet als Add-In für MS Teams. Fehlende Intranet-Funk­tionen werden so ergänzt – der Aufruf des Intranets findet primär über MS Teams statt. Eine solche Lösung mag sich auf den ersten Blick verlockend anhören, Statistiken zeigen jedoch, dass eine solche Um­setzung in der Praxis stockt. Hier sehen wir, dass es verein­zelte Aufrufe gibt, die sich haupt­sächlich auf den News-Bereich konzen­trieren. Andere Bereiche bleiben komplett ungenutzt. Insgesamt wird schnell deutlich, dass MS Teams in der Praxis nicht die gewünschte Schalt­zentrale ist, wie es in der Theorie ursprünglich gedacht war.

Wieso ist das so? Insgesamt lässt sich an dieser Stelle fest­halten, dass eine solche Umsetzung für Mitarbeitende schnell zu unüber­sichtlich wird. Der Aufruf des Intranets über den Browser in voller Größe ist einfach handlicher in der Nutzung. MS Teams wird jedoch in der Regel in einem kleineren Fenster angezeigt. Das schreckt Mitarbeitende bereits vom Surfen im Intranet ab – der Sinn geht verloren. Zusätzlich wichtig: Die meisten Add-Ins sind mobil innerhalb von MS Teams nicht nutzbar. So wird zwangs­läufig eine große Zahl an Mitarbeitenden ausge­schlossen, nämlich all diejenigen, die auf die mobile Nutzung ange­wiesen sind. In diesem Fall vereint das Intranet nicht, sondern entzweit.

Kommen wir also zum dritten und letzten Szenario!

Szenario 3: Dezidiertes Intranet in Zusammen­spiel mit Microsoft Teams

Hierbei wird Microsoft Teams und eine dezidierte Intranet-Lösung genutzt. Diese wird primär über den Browser am Desktop-PC oder über eine native App auf dem Smart­phone geöffnet. Sekundär und eher optional lässt sich das Intranet auch als Add-In in Microsoft Teams öffnen.

Eine dezidierte Intranet-Lösung gegen­über Microsoft Teams bringt dabei einige Vorteile mit sich: Es gibt einen zentralen Einstieg in die digitale Welt des Unter­nehmens. Absprünge und Integra­tionen in andere Systeme sind gebündelt auf der Startseite sichtbar. Über den Browser des Desktop-PCs haben Mitarbeitende unkompli­zierten Zugriff auf News und statische Seiten. Das Wissens­management findet weiterhin über ein Wiki statt – der zentrale Ort platziert Informa­tionen und internes Wissen nachhaltig und auffindbar im Unter­nehmen. Vernetzung und Aus­tausch fördern die Unter­nehmens­kultur. Das alles wird im eigenen Corporate Design darge­stellt. Software­hersteller bieten White Label Apps an, falls eine mobile App zur Erreichbarkeit von Non-Desk-Workern im CD gewünscht ist. On top lässt sich Microsoft 365 gut in das Intranet integrieren: So werden Share­Point-Dateien bei der Such­funktion im Intranet eben­falls beachtet, der Outlook-Kalender kann synchronisiert werden und Intranet-News lassen sich in Teams-Räume spielen.

Wir halten fest: Dieses Szenario setzt das Intranet und MS Teams als Spezialisten für ihre jeweiligen Anwen­dungs­fälle gekonnt ein. MS Teams dient für die Kommuni­kation und Kolla­boration, das Intranet hingegen für redak­tionelle Inhalte, Austausch, Vernetzung und Wissens­management. Unserer Meinung nach der aktuell einzige und richtige Weg!

Fazit

Wir lieben MS Teams – denn Kommuni­kation und Kolla­boration läuft über dieses Tool absolut reibungs­los! Jedoch fehlen typische Intranet-Funktionen. Die Praxis zeigt, dass der Bedarf für ein dezi­diertes Intranet weiter­hin besteht, um typische Funktionen, wie News, statische Seiten, Vernetz­ung oder Wissens­management abzubilden. Deswegen sind MS Teams und ein Intranet für uns die beiden Säulen, die die Basis des digitalen Arbeits­platzes bilden!

Dein Unternehmen nutzt bereits MS Teams und möchte zusätzlich ein Intranet einführen, um alle wichtigen Anwen­dungs­fälle abzudecken? Gerne unterstützen wir Dich dabei! Vereinbare hier ein persönliches Beratungs­gespräch mit uns und wir loten gemeinsam Eure Optionen aus.