Ist das Dein erster Berührungs­punkt mit Intranets und fragst Du Dich, was das eigentlich ist? Bei einem Intranet handelt es sich um ein un­ternehmens­internes Netz­werk, das nicht öffentlich zugäng­lich ist. Im Gegen­satz zum Internet, auf das jeder mit einem internet­fähigen Gerät und einer Internet­verbindung zugreifen kann, steht das Intranet aus­schließlich für Mitarbei­tende eines Unter­nehmens oder einer Organi­sation zur Verfügung.

Jetzt fragst Du Dich vielleicht auch, für welche Unter­nehmen ein Intranet nützlich ist, was Unter­nehmen damit machen und wo es ge­funden werden kann? Als Intranet-Experten geben wir Dir hier mehr grund­legende Informa­tionen rund um das Thema!

Wer benutzt das Intranet?

Es wird von allen Mitarbeitenden eines Unter­nehmens oder einer Or­ganisation genutzt. Es gibt Lösungen, die sowohl für Desktop-Mitarbei­tende, wie aus der Finanz­buchhaltung, als auch für Non Desk-Mit­arbeitende, wie aus der Produk­tion, prakti­kabel sind.

Für welche Unternehmen eignet sich ein Intranet?

Ein Intranet kann branchen­unabhängig für die unterschied­lichsten Unter­nehmen sinnvoll sein. Dabei macht es in der Regel für mittel­ständische Unter­nehmen mit mindestens 300 Mitarbei­tenden sinnvoll. Je nachdem, wie sich die indivi­duellen Anforderungen gestalten, kann die Platt­form vereinzelt auch für kleinere Unter­nehmen infrage kom­men.

Was kann man mit einem Intranet machen?

Ein Intranet ist zum einen die zentrale Anlauf­stelle für Informa­tionen und Wissen im Unter­nehmen. Zum anderen bietet die interne Plattform viel­fältige Funktionen zum Austausch und zu Ver­netzung. Anwen­dungs­fälle der Kommuni­kation und Zusammen­arbeit oder des Work­flow­management oder Dokumenten­management finden hingegen in speziali­sierten Lösungen wie z. B. Microsoft Teams oder SharePoint statt.

Wer kümmert sich um Aufbau und Pflege eines Intranets?

In der Regel kümmert sich die Unter­nehmens­kommunikation, die Interne Kommunikation oder die Marketing-Abteilung um den Aufbau und die wieder­kehrende Pflege eines Intranets. Hier und da über­nehmen diese Aufgaben aber auch Zuständige aus HR oder IT. Manchmal gibt es auch spezielle, mit der Digitalisierung beauftragte, Personen, die sich dann auch um das System kümmern.

Wo kann das Intranet gefunden werden?

Intranets können entweder on-premises (OnPrem) oder in der Cloud gehostet werden. Wird es OnPrem gehostet, befindet sich die Soft­ware auf den eigenen Servern. Dann ist es über die lokale Infra­struktur des Unter­nehmens oder der Organi­sation zugänglich.

Befindet sich die Plattform in der Cloud, wird es über Server ent­fernter Rechen­zentren gehostet, die von einem Dritt­anbieter, in dem Fall dem Software­anbieter, bereit­gestellt werden. Der Zugriff auf ein Cloud-Intranet erfolgt dann über das Internet. So kann es an verschiedenen Stand­orten oder auch von zu Hause aus aufgerufen werden, sobald Mitarbeitende über ein internet­fähiges Gerät verfügen. Die Cloud ermöglicht es den Unter­nehmen auf bereits vorhandene Infra­struktur und Ressourcen zurückzu­greifen, Kosten zu senken und flexibel in der Skalier­barkeit zu bleiben.

Wie erreicht man das Intranet?

Das System ist entweder über eine URL im Webbrowser oder eine native App zugänglich.

Wie unterstützt das Intranet Unternehmen?

Ein Intranet kann Unternehmen auf viel­fältige Weise unterstützen:

• Mitarbeiterbindung: Ein Intranet kann als Hilfs­mittel dienen, um Mitarbeitenden ein beständiges Gefühl von Wert­schätzung zu geben. Das kann z. B. durch das Angebot von Mitarbeiter-Vorteilen im Intranet geschehen. So stärkt das Intranet bei der richtigen Verwendung lang­fristig die Mitarbeiter­bindung.
• Gemeinsam auf einer Mission: Kennen Mitarbeitende die Unternehmens­strategie und –ziele, so können sie auch aktiv dabei unter­stützen, dass Unternehmen diese erreichen. Zudem können Unternehmen top-down-Kommunikation über ein Intranet an den richtigen Stellen gezielt einsetzen.
• Unternehmenskultur: Auch im Intranet wird Unternehmens­kultur gelebt und geprägt. Durch die Vermittlung von Unter­nehmens­werten im Intranet entwickeln Mitarbeitende ein gemeinsames Ver­ständnis dieser und engagieren sich gemein­schaftlicher für Unternehmens­ziele. So steigt auch das Zusammen­gehörig­keitsgefühl.
• Effizienz: Mit einem Intranet wissen Mitarbeitende, wo sie welche Informa­tionen eigen­ständig finden. Und falls doch mal was fehlt, können Ansprech­personen einfach identi­fiziert werden. Durch die schnellere Informations­beschaffung steigt die Arbeits­effizienz.
• Positive Außendarstellung: Die positive Darstellung nach außen als attraktive Arbeit­geber­marke hat einen erheb­lichen Einfluss auf poten­zielle Arbeit­nehmer – das Recruiting verbessert sich! Zudem werden Unter­nehmen so auch von bestehenden Mitarbeitenden als moderner Arbeit­geber wahrgenommen.
• Kommunikation auf Augenhöhe: Wenn gewünscht, können durch das Intranet Hierarchie­ebenen im Unternehmen gelockert oder aufge­brochen werden. Mitarbeitende bekommen Ein­blicke in andere Abteilungen oder Unternehmens­bereiche – auch die Chef­etage kann hier mit einbe­zogen werden. So ist das Intranet eine Platt­form, auf der Kommuni­kation auf Augen­höhe möglich wird.
• Innovationsstärke: Ein Intranet trägt dazu bei, dass Kompe­tenzen und Exper­tise sicht­barer werden. Bei Interesse können sich Kolleginnen und Kollegen unter­einander vernetzen. So kann Dein Unternehmen Schwarm­intelligenz besser nutzen.

Wie unterstützt das Intranet Mitarbeitende?

Ein Intranet unterstützt auch die Mitarbeitenden in einem Unter­nehmen:

• Zentrale Plattform: Das Intranet dient als zentrale Anlauf­stelle für Mitarbeitende mit Absprung­möglichkeiten zu anderen Systemen. Das ist im Arbeits­alltag nicht nur praktisch, sondern hilft auch dabei alle digitalen Tools, Links etc. zu bündeln.
• Unbegrenzter Zugriff: Mitarbeitende können auf das Intranet jeder­zeit und an jedem Ort zugreifen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie dazu vor ihrem Desktop sitzen oder über ein Tablet oder Smartphone zugreifen wollen.
• Immer informiert: Mitarbeitende finden gesuchte Informationen wie Dokumente oder anderes Wissen schneller, da sie wissen, wo sie suchen müssen. Das vermeidet Frustration im Arbeits­alltag.
• Experten identifizieren: Und falls sie die richtige Informa­tion doch nicht finden, können sie schnell die richtige Ansprech­person über Abteilungs- und Bereichs­seiten oder das digitale Mitarbeiter­verzeichnis, in dem auch Kompetenzen notiert werden können, herausfinden!
• Wertvolles Wissen: Insgesamt haben Mitarbeitende einen besseren Zugriff auf Wissen. Daraus entsteht auch im Arbeits­alltag die Möglich­keit Neues zu lernen. Über FAQs finden sie außerdem Antworten auf häufig gestellte Fragen.
• Unternehmensweite Kommunikation: Eine einheit­liche interne Kommunikation trägt dazu bei, dass Mitarbeitende auch zu über­geordneten Themen informiert sind. So kann z. B. in einer Com­munity regel­mäßig zum Thema Digi­talisierung berichtet und über ein Forum diskutiert werden.
• Aktive Beteiligung: Durch das Intranet wird Mitarbeitenden eine Stimme gegeben, indem sie sich beispiels­weise an unter­nehmens­internen Entscheidungen über Umfragen beteiligen können.
• Wertschätzung: Über die Plattform kann Sichtbar­keit auf zwischen­menschliche Themen gelenkt werden, die sonst vielleicht unter­gehen würden. Projekte, Erfolge oder die 10-jährige Unternehmens­zugehörigkeit – im Intranet kann jeder eine Bühne bekommen. So können Erfolge in schön auf­bereiteten Beiträgen sichtbar gemacht, Kolleginnen und Kollegen können gratulieren und Mitarbeitende fühlen sich wertgeschätzt.

Welche Vorteile bringt ein Social Intranet gegenüber anderen Tools der internen Kommunikation?

Vorab: Interne Kommunikation funktioniert nicht ausschließlich über ein Instrument, im Endeffekt erreichen Unter­nehmen über einen Mix aus unterschied­lichen Tools ihre Mitarbeitenden am besten! Das Social Intranet kann dabei den Mittel­punkt bilden, denn hier sind Informa­tionen zentral an einem Ort und langfristig für alle Mitarbeitenden auffindbar. Es lassen sich News ganz einfach mit nur einem Klick veröffentlichen. So erreichen Informationen ihre Zielgruppe schnell und zielgerichtet – die Reichweite ist im Vergleich zu anderen Instrumenten sehr hoch. Mitarbeitende haben unterschied­liche Möglichkeiten, Feedback zu geben, die Interaktion ist dadurch ebenfalls sehr hoch.

Fazit

Intranets sind also echte Allrounder, wenn es um die Ver­besserung der internen Kommunikation in mittel­ständischen und großen Unter­nehmen und Organisationen geht. Im Gegensatz zum Internet dient das Intranet dabei als zentrale Anlaufstelle für Informationen und Wissen für Mitarbeitende und bietet viel­fältige Funktionen für Aus­tausch und Vernetzung. Dabei kann es branchenunabhängig für die unterschied­lichsten Unternehmen sinnvoll sein!

Wir hoffen, dass Du nun einen ersten Ein­blick in das Thema bekommen hast. Wir beantworten darüber hinaus gerne all Deine weiteren Fragen – melde Dich dazu einfach bei uns!