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Anleitung zur perfekten Intranet-Schulung
29
Okt 2021

Anleitung zur perfekten Intranet-Schulung

Wahrscheinlich kennst Du das auch: Du verbringst viel Zeit in Schulungen, während der Schulung vergeht die Zeit wiederum nicht. Insgesamt wirkt der Inhalt träge und nicht besonders kompliziert. Am Ende sitzt Du dennoch vor dem Programm und fragst Dich: „Wie war das nochmal?“ – die Wirkung der Schulung ist verpufft. Das geht besser. Mithilfe ein paar einfacher Tipps, sorgst Du dafür, dass Teil­nehmende langfristig lernen, wie sie eigenständig zum Intranet bei­tragen können.

Während der vielen Schulungen, die wir durchgeführt haben, konnten wir dafür die perfekte Vorgehensweise entdecken. Diese Anleitung, zur per­fekten Intranet-Schulung, teilen wir nun mit Dir.

Intranet-Schulung vorbereiten

Es ist sinnvoll, Schulungen mit unter­schiedlichem Umfang anzubieten. Wir haben festgestellt, dass sich hier eine Abstufung in drei verschiedene Schwierig­keits­grade anbietet:

1) Die Nutzer­schulung konzentriert sich dabei auf den Konsum der Intranet-Inhalte.

2) Die Redakteurs­schulung stellt die Inhaltserstellung in den Vordergrund und bündelt all das, was über die Like- und Kommentar­funktion, das Mit­arbeiter­verzeichnis und die Chat­funktion hinausgeht.

3) Die Admin­schulung schafft einen Überblick über wichtige Funktionen zur Verwaltung des Systems.

Wer sollte an den Schulungen teil­nehmen?

Um die teilnehmenden Personen zu ermitteln, haben sich zwei Vor­gehens­weisen bewährt.

Option 1: Gezielt auf einzelne Per­sonen im Unternehmen zugehen. Besten­falls Vertreter aller Bereiche der Organisation berück­sichtigen: Ins­besondere die Abteilungen und Standorte sollten vertreten sein. Ziel dabei ist es, sicher­zu­stellen, dass im Umfeld eines jeden Mitarbeitenden ein Experte als An­sprechperson zur Ver­fügung steht.

Option 2: Bewerbungen zulassen, um Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, bei Interesse an der Schulung teilzunehmen. So stellst Du sicher, dass die motivierten Nutzer die Chance haben, das Intranet näher kennen­zulernen.

Vor-Ort oder digital?

Beides hat Vorteile: Vor-Ort-Ver­anstaltungen wird meistens auf­merksamer gefolgt. Für Teil­nehmende gibt es die Möglichkeit, sich bei Schwierigkeiten helfen zu lassen.
Eine digitale Veranstaltung hat den Vorteil, dass Du das Ganze auf­zeichnen und im Nachhinein zur Verfügung stellen kannst. Oftmals können hier auch mehr Personen teilnehmen. Bei benötigter Hilfe kann der Bildschirm geteilt und das Problem gemeinsam gelöst werden. Außerdem ist das Ganze stand­ort­unabhängig und hat deswegen eine größere Reich­weite.

Wie lade ich zur Intranet-Schulung ein?

Die Einladung sollte eine Agenda und prägnante Informationen zum Projekt­hintergrund enthalten. Wichtig ist auch, darüber zu informieren, wie Teil­nehmende Zugang zum System erhalten.

Was muss ich zur Intranet-Schulung vorbereiten?

Sollen Mitarbeitende das Intranet in der Schulung testen? Dann solltest Du Dir überlegen, was die Teilnehmenden während der Intranet-Schulung genau aus­probieren sollen. Schaffe einen Bereich, indem diese Test-Aufgaben durch­geführt werden können. Prüfe, ob alle die benötigten Rechte haben, um während der Schulung auf das System zuzugreifen und dort Änderungen vor­zunehmen. Hier lohnt es sich auf Nummer Sicher zu gehen, denn tech­nische Probleme, die bereits beim ersten Ausprobieren auftreten, wirken nicht besonders motivierend auf die Teilnehmenden.

Intranet-Schulung durchführen

Starte mit einer Einleitung. Stelle den Anwesenden kurz den Hersteller und den Nutzen des neuen Systems vor. Zusätzlich solltest Du den teil­nehm­enden Personen aufzeigen, warum ein Mitwirken im Intranet wichtig ist.

Anschließend gibst Du den Anwesen­den einen Überblick über die theo­retischen Grund­lagen. Konzen­triere Dich dabei zunächst auf den groben Aufbau des Systems.

Jetzt wird es spannend: Wirf einen tieferen Blick in das System. Gehe dabei am besten vom Allgemeinen ins Detaillierte. Starte mit der Navigation. An­schließend kannst Du Schritt für Schritt jede der Funktionen demon­strieren. Wichtig dabei ist, dass Du sicher auftrittst und Raum für Fragen schaffst. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um auf spezielle Wünsche einzu­gehen, einzelne Funktionen wiederholt oder noch vertiefter zu zeigen, um so insgesamt ein Gefühl von Sicherheit zu vermitteln.

Nun bekommen alle die Möglichkeit, das Gelernte selbst auszuprobieren. So bleiben die Funktionen nicht nur besser in Erinnerung, sondern Unklarheiten bei der Anwendung können beim Durchspielen von verschiedenen Szenarien direkt aus der Welt geschafft werden. Dazu solltest Du die vorbereiteten Auf­gaben erklären, sodass diese anschließend in dem vorbereiteten Bereich umgesetzt werden können. Du betreust die Umsetzung und stehst als An­sprech­person bereit.

Intranet-Schulung nachbereiten

Stelle eine langfristige Unterstützung sicher. Kläre verbliebene Rückfragen aus dem Schulungstermin. Teile wichtige Materialien, wie z. B. die Auf­zeichnung der Schulung, die Präsen­tation oder das FAQ. Gib außerdem einen Einblick, wie das Projekt weitergeht. Schaffe zudem eine Anlaufstelle für weitere Fragen, indem Du Ansprechpersonen aufzeigst und einen digitalen Projektraum, z. B. den „Club der Redakteure“, ins Leben rufst.

Fazit

Zur perfekten Schulung der Mitarbeit brauchst Du eine gute Vorbereitung, eine klare Agenda und Unter­stützungs­möglichkeiten, die über die Intranet-Schulung hinausgehen.

Baust Du die Inhalte nach unserer Anleitung für die perfekte Intranet-Schu­lung auf, sind die Mitarbeitenden gut vorbereitet und nehmen langfristig etwas mit. Die wichtigsten Inhalte werden vermittelt, Nutzende haben Spaß an der Umsetzung und späteren Anwendung. Zusätzlich zeigt Deine Schu­lung eine Wirkung und trägt dazu bei, dass das Projekt vorangeht. Und das Beste: Du bist einen weiteren Schritt in Richtung eines akzeptierten und belebten Intranets gegangen!

Die wichtigsten Schritte haben wir zum Download hier für Dich zu­sammengefasst: Anleitung zur perfekten Intranet-Schulung

Möchtest Du weitere Unterstützung bei der Umsetzung der perfekten Intranet-Schulung? Wir beraten Dich gerne und helfen Dir bei der Ab­wicklung. Alter­nativ stellen wir Dir einen unserer Intranet-Experten zur Verfügung, um Mitarbeitende in Deinem Unternehmen professionell zu schulen. Sichere Dir jetzt einen Termin, wir freuen uns auf Dich!

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