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So macht’s: Stadt St. Gallen
08
Nov 2018

So macht’s: Stadt St. Gallen

Wir begrüßen Claudia Schifflechner-Huber von der Stadt St.Gallen. 
Stell Dich unseren Lesern doch bitte kurz vor.

Claudia: Vielen Dank für die Einladung zu diesem Interview. Ich bin Claudia Schifflechner und arbeite seit März 2013 für die Stadt St.Gallen, in der schönen Schweiz. Als Gesamtverantwortliche begleite ich die Umstellung der Stadtverwaltung auf SharePoint. Meine Projektleitung umfasste dabei neben der Konzepterstellung und Umsetzung auch die Bereiche Migration, Schulungen inklusive Change.

Wie kann man sich dann Deinen Arbeitsalltag vorstellen?

Claudia: Mein Arbeitstag ist geprägt von Besprechungen, Workshops und Weiterentwicklungen. Zwischendurch widme ich mich aber auch immer wieder den Anfragen von Nutzern. 

Das heißt: Einen typischen Arbeitstag gibt es bei mir nicht. Meistens finde ich das sehr aufregend – manchmal sehne ich mich aber trotzdem nach etwas mehr „Routine“.

Das klingt nach einer abwechslungsreichen Aufgabe. Wie kamst Du dazu?

Claudia: Die Stadt St.Gallen hat erkannt, dass die Einführung von SharePoint kein alleiniges IT- sondern ein Organisations-Projekt ist. Aufgrund dessen hat die Stadt für ihr Projekt „Digitale Akten und Prozesse“ eine/n Projektleiter/in mit Know-how in den Bereichen Organisation, Mensch und Schulung gesucht. Diese Stellenausschreibung war dann wie zugeschnitten auf mich. Als ausgebildete Organisatorin und Trainerin brachte ich alles mit, was es an fachlichem Wissen brauchte. Dass die Sache aber so interessant werden würde, ahnte ich damals noch nicht.

Du hast gerade SharePoint angesprochen. Warum habt ihr Euch damals für diese Software entschieden?

Claudia: Die Software sollte einerseits die Archivanforderungen erfüllen und andererseits den steigenden Wünschen nach Zusammenarbeit gerecht werden.

Außerdem setzt die Stadt St.Gallen grundsätzlich auf Standardprodukte.

Zusammen mit dem IT-Leiter, der die zunehmende Bedeutung der Zusammenarbeit ebenfalls erkannte, hat man sich nach intensiven Recherchen für SharePoint entschieden.

SharePoint Projekte können schnell sehr komplex werden. Was waren bei Euch die größten Herausforderungen in der Einführung?

Claudia: Was niemandem von Anfang an klar war ist, wie viele Basiselemente definiert werden müssen, bevor man überhaupt anfangen kann. So musste ich zuerst grundlegende organisatorische Elemente definieren oder standardisieren. Ein Beispiel: Zum Festlegen des Berechtigungssystems über die Gesamtorganisation muss klar sein, wie die Hierarchie-Ebenen heißen. Diese mussten dann aber auch noch in 40 Dienststellen konsequent im Detail umgesetzt werden. Hier ergaben insbesondere die Auswirkungen auf das Active Directory mehr Aufwand, als wir erahnen konnten.

Neben den technischen Aspekten hatte ich aber vor allem mit der Skepsis und der Angst der Mitarbeitenden viel zu tun.

Sicherlich sollte man den menschlichen Faktor nicht unterschätzen. Was waren für Dich dabei die wichtigsten Faktoren für einen erfolgreichen Change-Prozess?

Claudia: Dabei kam mir mein ganzes Wissen rund um das Verhalten von Menschen in Veränderungen zugute. Zum Glück stand aber auch der gesamte Stadtrat hinter der Einführung der neuen Plattform. Dies half mir und meinem späteren Projektteam immer wieder bei Korrekturen und Klärungen. Folgende Aspekte waren dabei besonderes wichtig:

1. Man muss wissen, dass niemand auf eine Veränderung wartet, auch wenn sie noch so viele Vorteile hat.
2. Man muss akzeptieren, dass mit der Nennung von Vorteilen nicht einmal der Anfang einer Verhaltensänderung gemacht ist.
3. Man muss damit umgehen können, dass man mit so einem Projekt nicht „everybodys darling“ wird.
4. Man muss den Mut haben „speak clear“ anzuwenden: Ängste ernst nehmen und wenn immer möglich zeigen, worüber man spricht. Nichts beschönigen und klar auch davon sprechen, was nicht lustig sein wird am Anfang.
5. Und last but not least muss man immer wieder erkennen, ob man nicht gerade darüber stolpert, einen scheiss analogen Prozess zu einem digitalen Scheiss-Prozess zu wandeln.

Was würdest Du Unternehmen raten, die ebenfalls eine solche Softwarelösungen einführen möchten?

Claudia: Ich würde ihnen sagen, dass sie eine gute Entscheidung getroffen haben. Ich rate aber auch mit großem Nachdruck dazu, dem Aspekt Mensch doppelt so viel Gewicht zu geben, wie dem Thema der Softwarelösung. Wenn beispielsweise alle Mitarbeiter von iPhones auf Samsung Handy umsteigen sollen, dann wird es massiven Widerstand geben, obwohl beide Handys so ziemlich gleich viel können. Da können Sie noch so viele Vorteile auflisten oder Trainings für die neuen Geräte durchführen. Unbewusst oder bewusst – die neuen Geräte werden erst einmal abgelehnt. Es kommt zu Defekten, die niemand erklären kann. Was Sie dann brauchen sind keine Change-Angels, die mit ihren Zauberflügeln durch die Gänge huschen und gut Wetter machen.

Sie brauchen die „James Bonds der Digitalisierung“, die bereit sind für diesen knochenharten Job.

Denn dieser verlangt neben Durchhaltevermögen enorm viel Menschenkenntnis, Humor und allem voran Inspiration. Tag für Tag. Woche für Woche. Monat für Monat.

Man merkt Dir deine Begeisterung an. Was ist die Vision für die Zukunft und wie geht es bei der Stadt St. Gallen weiter? 


Claudia: In der Stadtverwaltung wird der Fokus auf die Zusammenarbeit gelegt, nachdem die Migration der letzten von 40 Organisationseinheiten abgeschlossen ist. Es wird große Workshops geben, welche die Zusammenarbeit zwischen Dienststellen thematisieren und diese sollen über Workflows mit SharePoint oder App-Lösungen unterstützt werden. Hier steckt noch enorm viel Potenzial. Außerdem sitzen die ersten digitalen Entdecker schon fleißig an weiteren Ideen und Visionen. Es wird also sicher sehr spannend. Stadt St.Gallen goes Collaboration 2.0!

Klingt spannend! Wir wünschen Dir viel Erfolg dabei und sagen Danke für Deine Zeit!

Auf Konzernseite arbeitete Patrik an vielfältigen Digitalisierungsprojekten wie Apps, Webseiten, DAM-Systemen und Intranets. Bei Kronsteg zeigt er auf, wie die Potenziale des Digital Workplace genutzt werden können.

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