Über den Erfolg eines neuen Social Intranet oder einer Mitarbeiter-App entscheiden am Ende die Nutzer. Durch Kommunikation und Change-Management lässt sich dieser jedoch steuern.

Akzeptieren Sie die Plattform, entsteht ein lebendiger Ort der unternehmensweiten Kommunikation und Zusammenarbeit. Das Bereitstellen neuer Softwarelösung reicht dazu nicht aus. Der Weg zur Akzeptanz führt über Kommunikation und Change-Management. Wir verraten Dir, wie Du ihn gehst:

Das leistet Kommunikation und Change-Management

Kommunikation- und Change-Maßnahmen sorgen nicht dafür, dass ein Intranet plötzlich leichter zu bedienen ist oder besonders nützliche Funktionen bietet. Wird beides vernachlässigt, bleibt die gewünschte Akzeptanz und Aktivität aus. Ganz egal, wie gut die Softwarelösung auch ist. Denn ohne die Verbreitung neuer Arbeitsweisen werden Mitarbeiter die neuen Möglichkeiten in ihre gewohnten Verhaltensweisen pressen und die Verbesserungspotenziale von vornherein stark limitieren.

Sensibilisieren

Zu Beginn des Projekts solltest Du alles daran legen aufzufallen. Je mehr Aufmerksamkeit das Projekt unter den Mitarbeitern erhält, desto besser können Deine weiteren Kommunikation- und Change-Maßnahmen wirken. Um möglichst viele Mitarbeiter zu erreichen kannst Du eine Sonderausgabe der Mitarbeiterzeitschrift veröffentlichen oder einen Countdown zum neuen Intranet starten.

Dabei sollte auch die Vision hinter dem Vorhaben deutlich werden. Diese sollte möglichst prägnant und verständlich sein. Verbreiten lässt sie sich zum Beispiel durch ein Townhall-Meeting, eine Poster-Kampagne oder eine Videobotschaft des CEOs.

Aus der Vision lassen sich dann Kernbotschaften ableiten, welche die Notwendigkeit für Veränderung aufzeigen und konkrete Mehrwerte in Aussicht stellen. Das geht mit einer Videoreihe, die zeigt wie das neue Intranet mühselige Tätigkeiten erleichtert. Aber auch klassische Methoden wie Flyer oder Infostände können hierbei unterstützen.

Befähigen

Wie Leute arbeiten, wirst Du durch das Aufzeigen von Mehrwerten allerdings nicht verändern. Dazu müssen sich Mitarbeiter sicher im Umgang mit der Plattform fühlen und verstehen, wie die neuen Funktionen im Arbeitsalltag helfen können.

Das erfordert Schulungen. Da es stark variiert, wie Mitarbeiter lernen, solltest Du ein breites Schulungsangebot schaffen. Einige Möglichkeiten dafür sind Präsenzschulungen, Video-Tutorials oder eine „Nutzer helfen Nutzern“-Community.

Möchtest Du darüber hinaus neue Arbeitsweisen etablieren, dann benötigst Du zunächst einen Eindruck davon, wie aktuell gearbeitet wird. Nur so kannst Du Potenziale erkennen und bestehende Prozesse neu denken. Einblicke in bestehende Arbeitsabläufe kannst Du zum Beispiel durch Interviews, Umfragen oder das Begleiten von Mitarbeitern im Berufsalltag erlangen.

Begleiten

Im nächsten Schritt kommt es dann darauf an zu signalisieren, dass neue Arbeits- und Verhaltensweisen wirklich erwünscht sind. Das klappt am besten durch Vorbilder im Unternehmen. Ein CEO-Blog oder Führungskräfte, die als Multiplikatoren agieren, können da schon viel bewegen. Zudem sollte es einen eigenen Ansprechpartner im Unternehmen geben, der Mitarbeiter bei der Nutzung der neuen Plattform unterstützt.

Mitarbeiter, die der neuen Plattform von Anfang an positiv gegenüberstehen, sind besonders wertvoll für die Akzeptanz des Intranet. Deshalb solltest Du sie unbedingt sichtbar machen – zum Beispiel durch Sticker für ihren Laptop oder Kappen mit dem Logo des neuen Intranets.

Indem Du zusätzlich fortlaufend Erfolgsgeschichten über die Nutzung der neuen Plattform veröffentlichst, kannst Du eine weitere Verbreitung von positiven Arbeitsweisen fördern.

Gleichzeitig ist es wichtig Möglichkeiten zum Austausch und dem Äußern von Feedback einzuräumen. Mögliche Werkzeuge dafür sind Umfragen oder ein Ideen-Wettbewerb für bestimmte Themen.

Fazit

Indem Du Mitarbeiter sensibilisiert, befähigst und auch nach dem Go-Live der Plattform begleitest, schaffst Du die besten Voraussetzungen für eine hohe Akzeptanz des Systems. Die neuen Feedbackkanäle können Dir in der Folge auch helfen wichtige Anregungen der Mitarbeiter einzuholen und die Plattform stetig zu verbessern.

Wir wünschen Dir viel Erfolg auf dem Weg zur Akzeptanz des Intranets durch Kommunikation und Change-Management.