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Auf dem Prüfstand: Office 365 als digitaler Arbeitsplatz
22
Feb 2019

Auf dem Prüfstand: Office 365 als digitaler Arbeitsplatz

Noch vor einigen Jahren standen viele Unternehmen Cloud-Lösungen kritisch gegenüber. In unseren aktuellen Projekten stellen wir immer häufiger fest, dass sich diese Einstellung geändert hat. Unsere Erfahrung ist: Unternehmen setzen Office 365 bereits ein oder beschäftigen sich intensiv mit der zeitnahen Einführung.

Im Zuge dessen kommt häufig die Frage auf, inwieweit sich mit Office 365 der Ansatz des Digital Workplace umsetzen lässt und wie dies aussehen kann.

Office 365 – Was ist das eigentlich?

Sowohl Office 365 als auch die G Suite sind für sich betrachtet kein vollständiger digitaler Arbeitsplatz. Vielmehr sind sie umfassende App-Suites, die aus einer Vielzahl von spezialisierten Anwendungen bestehen.

Dank eines zentralen Adminbereichs sind die Lizenzen der einzelnen O365-Applikationen leichter zu verwalten und der technische Administrationsaufwand geringer. Allerdings fehlt eine sinnvolle und nahtlose Verknüpfung zwischen den O365-Applikationen. Ebenso gibt es hinsichtlich der Anwendungsfälle und Funktionen der einzelnen O365-Apps erhebliche Überschneidungen. Besonders deutlich wird das bei den vorhandenen Kommunikationskanälen wie Microsoft Teams, Yammer und SharePoint.

Angesichts der vielen verschiedenen O365-Apps fällt es einigen Nutzern oft nicht leicht zu erkennen, welche Anwendung für welchen Zweck verwendet werden sollte. Erschwerend hinzu kommt, dass jede Anwendung eine eigene Logik und Benutzeroberfläche mitbringt – speziell, wenn die mobile Nutzung betrachtet wird.

Um dieser Problematik entgegen zu wirken und Orientierung in der komplexen Tool-Landschaft zu schaffen, entsteht oft der Wunsch nach einer zentralen Plattform zur Vereinheitlichung der Benutzeroberflächen. Auch ein personalisierter Einstieg steht dabei gewöhnlich auf der Wunschliste.

Nachfolgend stellen wir Dir drei Szenarien vor, wie der digitale Arbeitsplatz mit Office 365 gelingen kann:

Szenario 1: Office 365 + SharePoint Online

Vielfach wird als zentrale Plattform auf SharePoint zurückgegriffen. Als Grund dafür werden meist finanzielle Aspekte genannt: SharePoint ist bereits in den Lizenzkosten von Office 365 enthalten.

Grundsätzlich lässt sich SharePoint für den zentralen Einstieg zu O365 nutzen. Wer sich für diese Möglichkeit entscheidet, sollte jedoch bedenken, dass damit umfangreiche Anpassungen verbunden sind. Schließlich ist SharePoint im Kern auf das Verwalten von Dokumenten ausgerichtet. Dennoch lassen sich auch Webanwendungen, wie Intranets und Webseiten, realisieren. Perspektivisch sind dadurch auch Integrationen von weiteren O365-Apps oder eine Enterprise Search möglich.

Was bedeutet das für Unternehmen, die sich für O365 in Verbindung mit SharePoint entscheiden? Auf der einen Seite gewährt dieses Szenario dem Unternehmen einige Freiheiten für Funktionserweiterungen und Designanpassungen. Auf der anderen Seite sind diese mit einem nicht zu unterschätzenden konzeptionellen und technischen Aufwand verbunden, insbesondere in den Bereichen Mehrsprachigkeit, Personalisierung und Seitenstrukturen.

Quelle: Microsoft

Dies führt wiederum zu längeren Projektlaufzeiten, höheren Projektkosten sowie einer gesteigerten Fehleranfälligkeit der Softwarelösung. Darüber hinaus entsteht durch die allgemeine Komplexität des Systems ein erhöhter Schulungsbedarf, vorwiegend bei Administratoren und Redakteuren.

Szenario 2: Office 365 + Add-on

Eine schnellere und günstigere Einführung versprechen Office 365 Add-ons wie Involv, Debble oder Elastic. Diese Add-ons legen sich wie eine Schicht über die verschiedenen O365-Apps und verbinden diese zu einer zentralen Plattform.

Obendrein erweitern sie die App-Suites um zusätzliche Funktionen und schaffen eine einheitliche Benutzeroberfläche für die enthaltenen Anwendungen. Über sogenannte Connectoren lassen sich teilweise weitere Softwarelösungen, wie z. B. Trello, integrieren.

Quelle: Involv

Auf Unternehmen, die sich für dieses Szenario entscheiden, kommen dafür neben zusätzlichen Lizenzkosten auch weiterhin höhere Anpassungskosten hinzu. Zwar bieten diese Systeme wesentlich mehr als SharePoint im Standard, oftmals fehlen aber noch immer elementare Funktionen und Seitenlayouts.

Szenario 3: Office 365 + Social Intranet

Eine weitere Möglichkeit wäre deshalb ein Social Intranet in Verbindung mit Office 365 einzusetzen. Systeme mit einer guten Office 365-Integration sind beispielsweise MangoApps und Viadesk. Für den Erfolg dieses Szenario gilt es die Eigenschaften beider Welten zu einer homogenen Softwarelandschaft zu vereinen.

Das Social Intranet dient dabei als zentrale Plattform, die Orientierung für die Nutzung verschiedener Anwendungen schafft. Warum ist das so? Erstens bildet das Social Intranet selbst viele der gewünschten Funktionen bereits im Standard ab, die in anderen Szenarien hinzu programmiert werden müssten. Zweitens können ausgewählte O365-Apps in das Social Intranet integriert werden, um dessen Funktionsumfang zu erweitern.

Quelle: Viadesk

Zusammen mit dem modularen Aufbau von Office 365 und der meisten Social Intranets (d. h. einzelne Anwendungen / Funktionen lassen sich an- und ausschalten) können so Überschneidungen in den Anwendungsfällen zwischen den Systemen vermieden werden.

Insbesondere mobil ist es wichtig, dass Informationen, Wissen und Möglichkeiten zur Zusammenarbeit über eine zentrale App erreichbar sind. Anwendungen, die nicht in das Social Intranet integriert werden können, sollten deshalb als Absprung bzw. Link in einem App-Launcher zur Verfügung stehen.

Zusammengefasst hat das Szenario Office 365 + Social Intranet den Vorteil, dass der Anpassungsaufwand im Projekt wesentlich geringer ist. Ein weiteres Plus von Social Intranets ist ihr ausgeprägter Redaktionsbereich, der das Anlegen und Verteilen von Informationen erleichtert sowie soziale Interaktion zu den Beiträgen ermöglicht. Dafür sind Anpassungen an Kernfunktionen nur bedingt möglich.

Wer auf Standardlösungen setzen möchte, um Projektlaufzeiten und -kosten zu reduzieren, für den ist der Einsatz eines Social Intranets in Verbindung mit Office 365 eine sinnvolle Möglichkeit.

Fazit

Office 365 bietet viele und spezialisierte Anwendungen. Das Zurechtfinden zwischen diesen kann für einige Nutzer durchaus zu einer echten Herausforderung werden. Das liegt vor allem daran, dass die Apps nicht klar voneinander abgegrenzt sind.

Sowohl Add-ons als auch Social Intranet können die Komplexität von Office 365 bändigen und zu einem Wegweiser in der Softwarelandschaft werden. 

Um die Zusammenarbeit, Kommunikation, Wissen und Vernetzung im Unternehmen zu vereinen und Mitarbeitern einen einfachen Zugriff auf ihre Arbeitstools zu gewährleisten, gibt es verschiedene Wege, wie wir anhand der drei vorgestellten Szenarien gesehen haben.

Eins sollte in jedem Digital Workplace Projekt klar sein: Ist die Entscheidung für ein Szenario erst einmal gefallen, lässt sich später nur mit viel Aufwand eine andere Richtung einschlagen.

Gerne unterstützen wir Dich dabei, die richtige Szenarioauswahl zu treffen und die passende Softwarelösung zu finden.

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