„Besser zusammenarbeiten“ und „einfacher Kenntnisse austauschen“ – es gibt viele Gründe, sich für ein Social Intranet zu entscheiden. Trotzdem sind diese Floskeln für viele Unternehmen schwer greifbar. Das liegt oft daran, dass Projekte mit einem falschen Ansatz begonnen und die grundlegenden Bedürfnisse der Nutzer außer Acht gelassen werden.

Den Nutzer im Fokus

Unternehmen begehen oft den Fehler, sich in erster Linie auf (kosten)technische Aspekte, Sicherheitsfragen oder einzelne Funktionen zu konzentrieren. Zwar sind dies wichtige Thematiken, aber wenn Dein Social Intranet ein echter Erfolg werden soll, solltest Du Dich auf den Nutzer und seine Bedürfnisse konzentrieren. 

Wovon hängt es ab, ob Deine Mitarbeiter Dein Intranet auch tatsächlich nutzen werden? Deine Plattform muss „benutzerfreundlich“ sein. Das heißt, dass die Nutzer sich dort direkt wohlfühlen müssen. Aufgaben müssen leicht erfüllbar und die Gruppenstruktur übersichtlich sein. Das ist vor allem Thema des (funktionalen) Entwurfs. Wichtig ist, sich zu überlegen, was die Nutzer tun werden, wie sie es tun werden und natürlich auch warum. Wenn Du den Bedarf richtig analysierst, hast Du garantiert motivierte Nutzer. 

Die Bedarfsanalyse 

Es klingt so einfach: erst den Bedarf analysieren. Aber was wollen Mitarbeiter eigentlich? Und wenn Du sie fragst, haben sie dann auch eine klare Antwort parat? Wenn Du mit der Bedarfsanalyse beginnst, solltest Du folgende drei Aspekte berücksichtigen:

1. Informationsbedarf

Social Intranets sowie andere digitale Plattformen und Informationssysteme werden angeschafft, um den Informationsbedarf in einem Unternehmen in richtige Bahnen zu lenken. Trotzdem sind sie oftmals, auch mit all ihren Informationssystemen und aufwendigen Implementierungsprojekten, nicht in der Lage, dem gerecht zu werden. 

Ursache: Es gelingt den Unternehmen nicht, den Informationsbedarf richtig zu analysieren. 

Welche Informationen sollen zur Verfügung gestellt werden? Wie werden die Informationen gefunden? Was lässt sich an der bestehenden Informationsbereitstellung verbessern? Lauter Fragen, deren Antworten beim Nutzer liegen. Der Informationsbedarf hängt von der Aufgabe des Einzelnen ab und ist somit oft sehr unterschiedlich. Es kann um Urlaubsverfahren gehen, um interne Bekanntmachungen, Projektinformationen, die Verfügbarkeit von Kollegen usw. Wenn Du die richtigen Fragen stellst, ist es keine Schwierigkeit den Bedarf ordentlich abzustecken. Dabei darf die bereits bestehende Informationsstrategie nicht außer Acht gelassen werden, sei sie bewusst kreiert oder nicht. 

2. Digitaler Kooperationsbedarf

Von verschiedenen Standorten zusammenzuarbeiten führt oft zu ineffizienter Kommunikation (wie einem Überfluss an E-Mails). Räumliche Nähe zwischen Mitarbeitern fördert die Zusammenarbeit. Mitarbeiter in benachbarten Büroräumen haben beispielsweise doppelt so viel Kontakt zueinander wie zu anderen Kollegen. 

In einem digitalen Kooperationsraum befinden sich die Büros virtuell nebeneinander. Die Entfernungen werden geringer und damit wird es wesentlich einfacher, innerhalb von Gruppen oder Abteilungen Informationen zu teilen und Feedback zu geben. Unabhängig vom tatsächlichen Standort der Mitarbeiter. Die Planung des digitalen Kooperationsraumes beginnt deshalb ebenso mit der Befragung der Nutzer. Wer hat Bedarf an digitaler Zusammenarbeit? Inwieweit wird bereits digital zusammengearbeitet? Welche Instrumente nutzen wir dafür und was wollen wir mit digitaler Zusammenarbeit verbessern? 

3. Kultureller Kooperationsbedarf

Es gibt nicht nur die eine Betriebskultur, in jedem Unternehmen existieren allerlei Subkulturen. Die transparente Arbeitsweise im Social Intranet kann dabei helfen, Inseldenken zu eliminieren. Es gewährleistet, dass alle Mitarbeiter die gleichen Informationen erhalten und miteinander über diese sprechen können. 

Die Kunst, die richtigen Fragen zu stellen 

Ein erfolgreiches Social Intranet beginnt also beim Nutzer und dessen Bedürfnissen. Noch einmal eine Zusammenfassung der Ausgangspunkte:

• Du willst motivierte und engagierte Nutzer. 
• Das erreichst Du, indem Du ihren Bedarf analysierst. 
• Bei der Bedarfsanalyse musst Du die richtigen Fragen stellen, …
• … damit Du und der Dienstleister die benötigten Funktionalitäten ermitteln können.

Die Schwierigkeit: jeder hat eine andere Meinung. Die Nutzer haben unterschiedliche – und mitunter gar konträre – Interessen oder Wünsche. Es gilt also nicht nur die richtigen Fragen zu stellen, sondern beim Zuhören genau auf den dahinterliegenden und den gegenseitigen Bedarf zu achten. 

Außerdem müssen Fragen auch beantwortbar sein! Der Psychologe Joren van Dijk (niederländisch), der auf die Schaffung von (physischen) Umgebungen, in denen der Nutzer im Mittelpunkt steht, spezialisiert ist, behauptet: „Wenn man eine Untersuchung anhand einer Befragung durchführt, müssen die Teilnehmer diese Fragen auch beantworten können.“ Das klingt logisch, wird aber oft missachtet. Wir gehen davon aus, dass andere Menschen genauso denken und handeln wie wir. Das macht es schwierig, sich in jemanden hineinzuversetzen, der sich nicht Tag für Tag mit dem betreffenden Thema beschäftigt (der sogenannte „Falscher-Konsens-Effekt“). 

Wem stelle ich meine Fragen? 

Die Befragung zukünftiger Nutzer hat noch mehr Vorteile, als nur die fundierte Bedarfsanalyse. Die Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen, sind froh, dass ihre Meinung gefragt ist und sie über den Inhalt „mitentscheiden“. Dadurch bekommen sie das Gefühl, dass das Social Intranet auch wirklich ihr Social Intranet ist. Motivation beginnt also bereits mit dem Einladen der Nutzer. Denk darüber nach, wen Du einlädst und warum und was Du mit den Ergebnissen tun möchtest:

• Lade die richtigen Leute ein (einen möglichst breiten Personenkreis).
• Lade genügend Leute ein (damit die Gruppe repräsentativ ist). 
• Formuliere die richtigen Fragen (die die Teilnehmer beantworten können). 
• Denk darüber nach, was Du mit den Ergebnissen tun wirst (Zielsetzung). 

Fazit: Ein bedarfsgerechtes Social Intranet sichert den Erfolg 

Benutzerorientiertes Vorgehen ist für den Erfolg des Social Intranets unerlässlich. Die Kunst besteht darin, die richtigen Fragen zu stellen, sodass Bedürfnisse erkannt werden. Die anschließende Umsetzung der Bedürfnisse erfolgt natürlich ganz individuell in enger Abstimmung mit den Unternehmenszielen, dem Budget, den technischen Möglichkeiten und Ressourcen. Mit dem Erkennen der Bedürfnisse ist jedoch ein Rahmenwerk geschaffen, das die Auswahl der passenden Tools und Ressourcen um einiges erleichtert. Vor allem sichern sie aber den Erfolg der Investition und sorgen für Zufriedenheit und Engagement.