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Employee Experience: Wie das Intranet Mitarbeitende begleitet
13
Sep 2022

Employee Experience: Wie das Intranet Mitarbeitende begleitet

Klar ist, dass eine Schale mit kosten­losem Obst noch keine zufriedenen Mit­arbeitenden schafft. Ebenso ist klar, dass sich aufgrund des Fach­kräfte­mangels Unternehmen immer mehr dafür ins Zeug legen, attraktiv für Mit­arbeitende und Bewerbende zu sein. Doch worauf legen Mitarbeitende heute wirklich wert? Was benötigen sie, um sich lang­fristig an ein Unter­nehmen zu binden?

Selbstverständlich sollten unter anderem Gehalt und Aufgaben­gebiet stim­men, damit Mitarbeitende möglichst lange im Unter­nehmen bleiben. Ins­gesamt spielt die Employee Experience (EX) eine zentrale Rolle für die Zu­frieden­heit Deiner Mitarbeitenden. Doch was verbirgt sich hinter Employee Experience? Wie kannst Du Employee Experience für Dich nutzen und welche Rolle spielt dabei das Intranet?

Was ist Employee Experience?

Employee Experience meint alle Er­fahrungen eines Mitarbei­tenden, die von der Bewerbung um die ent­sprechende Stelle bis hin zum Aus­tritt gesammelt werden. Dabei entscheiden die unter­schied­lichsten Erleb­nisse über die Qualität zwischen Mitarbeitenden und Unter­nehmen: Wie werden all­tägliche Aufgaben an den Mitarbeitenden kommuni­ziert? Wie wird die Leistung des Mitarbeitenden bewertet und wie vorhandene Talente ge­fördert? Ganz all­tägliche Situationen oder ein­malige Erleb­nisse bestimmen dabei, ob und wie Mitarbeitende als Sprach­rohr des Unter­nehmens agieren (wollen).

Durch die aktive Verbes­serung der Employee Experience kannst Du Fluktua­tion ver­ringern und Mitarbeitende für das eigene Unter­nehmen motivieren. Neu­einstel­lungen bedeuten i. d. R. nicht nur eine finan­zielle, sondern auch eine emo­tionale Investi­tion, die wieder und wieder bei der Suche von pas­senden Mitarbei­tenden anfällt. Hebst Du zukünftig die Bedürf­nisse Deiner Mitarbei­tenden hervor, kannst Du Mitarbeiter­zufrieden­heit in den Fokus stellen und Mitarbei­tende so länger im Unternehmen halten.

Immer mehr Unternehmen wagen deswegen aktuell den Perspektiv­wechsel von Unter­nehmens­seite auf die Seite der Mitarbei­tenden. Dabei ist die Employee Experience zwar nicht das alleinige Zauber­mittel für glück­liche Mitarbeitende, aber ein solides Funda­ment für jedes Unter­nehmen.

Wie kann ich das Intranet für die Employee Experience nutzen?

Das Intranet Deines Unternehmens kann Dir bei der Verbesser­ung der Employee Experience maßgeblich helfen: Hier können Erfahr­ungen und Erleb­nisse für Mitarbei­tende bewusst gestaltet werden. Darüber hinaus gibt ein Intranet die Möglich­keit den Dialog anzu­stoßen und durch­gängig aufrecht zu erhalten. Dieses Potenzial kann Dein Unter­nehmen für die Steiger­ung der Zufrieden­heit von Mitarbeitenden nutzen.

Zur Inspiration haben wir ein paar Ideen gesammelt, wie so etwas funktio­nieren kann:

1. Recruiting

Bereits beim Recruiting unter­stützt Dich das Intranet bei einer guten EX! Offene Stellen können zuerst inner­betrieblich ausge­schrieben werden. Dazu gibt es einen zentralen Ort im Intranet, wo sich alle Stellen­aus­schreibungen finden lassen und von wo aus sich Mitarbei­tende direkt bewerben können. Durch die Priori­sierung einer internen Aus­schreibung sowie die Tona­lität und persönliche Ansprache wird den Mitarbei­tenden Wert­schätzung und Aner­kennung vermittelt – wichtige Faktoren für eine gute EX.

2. Onboarding

Neue Arbeits­konzepte wie mobiles Arbeiten, Workation oder diverse Hybrid­modelle stellen den Onboarding-Prozess im Unter­nehmen vor immer neue Heraus­forderungen. Arbeiten neue Kolleginnen und Kollegen bereits zu Beginn remote, sollte sich Dein Unter­nehmen genau über­legen, wie sie in Arbeits­prozesse einge­führt werden. Neben einer Ein­führung in neue Tools und Abläufe sollte auch die Unternehmens­kultur ver­mittelt werden.

Dabei haben Mitarbeitende zu Beginn vor allem eins – viele Fragen! Das Intranet als interne Kommunika­tions­platt­form unter­stützt Dein Unternehmen dabei, Neulinge remote einzu­arbeiten: Ein eigenes Dash­board sowie eine persön­liche Willkommens­nachricht vom direkten Vorge­setzten geben neuen Mitarbei­tenden schon zu Beginn ein Willkom­mens­gefühl. Zusätzlich können dort Ein­führungs­videos, Profile von Ansprech­personen und andere wichtige Informationen bereit­gestellt werden. Durch Chat­gruppen und Foren werden neue Mitarbeitende auch aus der Ferne ins Unter­nehmen einge­bunden.

Natürlich profitieren auch neue Mit­arbeitende mit Büro­arbeits­platz vom Onboarding im Intranet. Schließlich freut sich jeder über das Gefühl, will­kommen geheißen zu werden. Zeige den Neuen – im Büro und überall sonst – dass Du froh über den Zu­wachs bist und stärke so die Employee Experience!

3. Unternehmenskultur

New Work ist in vielen Unternehmen an der Tages­ordnung: Oft darf und soll von überall aus und zu jeder Zeit gear­beitet werden. Hierar­chien werden flacher, Meinungen und Ideen jedes Einzelnen be­deutender. Mitarbeitende wollen Flexi­bilität und Frei­heit, sie wollen Teil des Unter­nehmens sein und auch als solcher wahr­genommen werden. Das alles geht an der Kultur des Unternehmens nicht vorbei. Deshalb ist diese ein wichtiger Punkt der Employee Experience: Sie lebt von der Wechsel­beziehung der Wünsche und dem Ver­halten der Mitarbeitenden und des Unter­nehmens.

Gleichzeitig machen die neuen Aspekte des Arbeitens die Über­mittlung der Unternehmens­kultur an alle Mitarbei­tenden komplexer. Durch das unter­nehmens­interne Intranet können Werte und soziale Normen auch an remote-Mitarbeitende über­mittelt werden. Stelle Deinen Mitarbeitenden beispiels­weise ausführliche Informa­tionen zu dem indivi­duellen Leit­bild und der Neti­quette zur Verfügung.

Denk daran, dass das gesamte Intranet immer einen Spiegel der Unter­nehmens­kultur darstellt: Wie sprichst Du Deine Mitarbeitenden an? Wie bindest Du Sie ein? Welche Informa­tionen werden veröffent­licht? Hier zeigt sich: Engagierte Unter­nehmen nutzen den Blick in den Spiegel, um an ihrer Unter­nehmens­kultur zu arbeiten.

4. Markenidentität

Du möchtest sicherlich, dass Deine Mitarbeitenden die Marken­identität des Unternehmens positiv an die Kunden vermitteln. Dafür müssen sie diese selbst verinner­lichen und leben. Keine Frage – zufriedene Kolleg­innen und Kollegen transpor­tieren Deine Marken­identität authentischer nach außen.

Obendrein macht die Formulierung und transpa­rente Vermittlung Deiner Marken­identität Deine Mitarbeitenden auch zufriedener, denn dadurch können sie sich besser mit Deinem Unternehmen identi­fizieren. Um die EX durch eine starke Marken­identität zu pushen, ist zualler­erst eine interne Posi­tionierung wichtig. Marken­kern und Werte sollen bei Deinen Mitarbei­tenden langfristig ver­ankert werden. Platziere die Botschaft deswegen am besten dort, wo Deine Mitarbeitenden täglich unter­wegs sind: Im Intranet!

Dazu bieten sich viele Möglich­keiten: Vom Branding des Intranets über die Veröffent­lichung von Beiträgen zur Geschichte, Vision und dem Marken­kern bis zur Tona­lität, die genutzt wird. So schaffst Du Identi­fikation und Orien­tierung und gibst ein Gefühl von Ver­trauen und Verläss­lichkeit.

5. Mitarbeiter-Vorteile

Was kannst Du noch tun, um die Employee Experience zu optimieren, Mitarbei­tenden den Arbeits­alltag zu erleich­tern und die Freizeit zu ver­schönern? In der Regel fängt es mit den einfachen Dingen an. Ermögliche all Deinen Mitarbei­tenden unkompli­zierten Zugang zu Mitarbeiter-Services und -Vorteilen.

Stellst Du alle wichtigen Informa­tionen und Services Deines Unter­nehmens im Intranet zur Ver­fügung, sind Deine Mit­arbei­tenden freier in der Ge­staltung ihres Arbeits­platzes. Home­office oder flexible Arbeits­zeit? Alles kein Problem in Deinem Unternehmen. Zusätzlich kannst Du Deinen Mitarbei­tenden über das Intranet Informa­tionen für Extra-Leist­ungen (Bezu­schussung sport­licher Aktivitäten, Firmen­tickets, etc.) und vieles mehr bereit­stellen. Auf einen Blick finden Sie so alle Vor­teile, die Dein Unter­nehmen zu bieten hat.

6. Kommunikation und Engagement

Klar ist, dass Kommunikation für jedes Unter­nehmen wichtig ist. Möchtest Du zufriedene Mitarbeitende, die ihre Ideen ein­bringen, Prozesse effek­tiver gestalten und die richtigen Maß­nahmen ergreifen? Dann bist Du auch auf ihr Feed­back angewiesen. Mit einem Social Intranet kannst Du all Deinen Mitarbei­tenden die Möglich­keit geben, Erfahrun­gen und Meinungen in dafür vor­gesehen Be­reichen zu teilen und diese so für alle sicht­bar machen. Regel­mäßige Pulsbe­fragungen, offene Feed­back­systeme und Interviews über die komp­lette Employee Journey fördern die interne transpa­rente Kommuni­kation.

Mit einem für Dein Unternehmen maß­geschnei­derten Intranet förderst Du die Kommunikation dabei in beide Richtun­gen: top-down und bottom-up. Informa­tionen, die von der Geschäfts­leitung ausgehen, gelangen genauso in Echt­zeit bei allen Mitarbei­tenden, wie Informa­tionen, die Mitarbeitende unter­einander austauschen.

Zusätzlich können alle Mitarbei­tenden unter Bei­trägen, in Foren und Chats aktiv an Diskus­sionen teilnehmen. Das fördert die EX durch Verbindung und Zufrieden­heit. Höre auf den wichtigsten Teil Deines Unter­nehmens – Deine Mitarbeitenden.

7. Exit

Du wirst nicht vermeiden können, dass Dich der ein oder andere Mitar­beitende, trotz einer positiven Employee Experience, ver­lassen wird. Hier ist es an dir, den Exit für Deinen Mitarbeitenden so ange­nehm wie möglich zu ge­stalten.

Nutze dafür das Intranet: Lasse Deinem Mitarbei­tenden beispiels­weise die passenden Informa­tionen für die letzten verbleib­enden Tage im Unternehmen zukommen. Wohin sollen offene Auf­gaben über­geben werden? Etc. Lade Deine Mitarbeitenden zu einem Exit-Interview ein und bitte um konstruk­tives Feedback. So erhöhst du die Repu­tation Deines Unternehmens und sorgst dafür, dass Deine Mit­arbeitenden auch über die An­stellung hinaus zufrieden mit Deinem Unter­nehmen sind.

Und wer weiß was die Zeit bringt… nicht wenige Mitarbeitende finden nach Ihrem Aus­stieg doch wieder zurück ins Unter­nehmen. So kannst Du im Aus­tausch mit Deinen ehe­maligen Mitarbeitenden bleiben und Dir ein starkes Netz­werk aufbauen.

Fazit

Natürlich ist eine gelungene Employee Experience nicht alleine für den Erfolg Deines Unter­nehmens verant­wortlich. Die Be­trachtung der Mitarbeiter­erfahrung kann jedoch ein wichtiger Erfolgs­faktor für Dein Unternehmen sein. Das Intranet als interne Kommunikations­plattform kann Dich dabei unter­stützen, die Employee Experience für Deine Mit­arbeitenden zu formen!

Euer Social Intranet kann vom Recruiting neuer Kolleginnen und Kollegen bis zum Exit eines Mitarbeitenden unter­stützen. Wir zeigen Dir gerne in einem persön­lichen Beratungs­gespräch, was ein Intranet in Deinem Unternehmen konkret in Sachen Employee Experience leisten kann. Hast Du Fragen zur Vorgehens­weise oder benötigst schon konkrete Unter­stützung bei der Einführung des Intranets? Dann kannst Du uns hier kontaktieren.

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