Wer SharePoint und Staffbase miteinander vergleicht, sucht meist nach einer einfachen Antwort auf eine komplexe Frage: Welches System ist besser?

Gerade wenn beide Lösungen bereits in die engere Auswahl gekommen sind, liegt ein direkter Vergleich nahe. Schließlich können beide Systeme eine Rolle in der Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes spielen, Informationen bereit­stellen und für interne Kommunikation abbilden. Auf den ersten Blick scheint es deshalb sinnvoll, Funktionen, Integrationen und Kosten gegenüber­zustellen.

Was bringt ein Funktionsvergleich?

In der Praxis führt genau dieser Vergleich jedoch häufig in die falsche Rich­tung. Denn SharePoint und Staffbase erfüllen nicht automatisch dieselbe Aufgabe – auch wenn Unternehmen sie in Intranet-Projekten oft neben­einander betrachten. Während das eine System seine Stärken vor allem in bestimmten Strukturen, Prozessen und bestehenden IT-Landschaften aus­spielt, ist das andere stärker auf Kommunikation, Reichweite und Nut­zungs­erlebnis ausgerichtet.

Die eigentliche Herausforderung liegt deshalb nicht darin, das vermeintlich „bessere“ Tool auszuwählen. Entscheidend ist vielmehr, welche Lösung zu den Anforderungen, Zielgruppen und Ressourcen des eigenen Unternehmens passt.

Bevor Unternehmen also über einzelne Funktionen, Integrationen oder Lizenzmodelle sprechen, sollten sie zunächst klären, was ihr zukünftiges Intranet leisten soll: Geht es vor allem um Dokumentenmanagement, interne Kommunikation, mobile Erreichbarkeit oder eine Kombination aus mehreren Anforderungen?

Genau diese Fragen stehen im Mittelpunkt unseres Whitepapers „Share­Point vs. Staffbase: Welches System passt zu Deinem Unternehmen?“.

Warum die Frage „SharePoint oder Staffbase?“ oft zu kurz greift

Auf den ersten Blick wirken beide Plattformen ähnlich: Beide werden oft für die interne Kommunikation genutzt. Beide können Informationen bereitstellen. Beide unterstützen Unternehmen dabei, Wissen zugänglich zu machen. Wer jedoch tiefer in die Materie einsteigt, erkennt schnell, dass der Vergleich deutlich komplexer ist.

SharePoint ist für viele Unternehmen bereits Teil der bestehenden Microsoft-365-Landschaft und übernimmt häufig eine zentrale Rolle bei Doku­men­ten­management, Zusammen­arbeit und Prozessen. Staffbase hingegen wurde gezielt für die interne Kommunikation entwickelt und legt den Fokus auf Reichweite, Nutzerfreundlichkeit und die Ansprache aller Mitarbei­tenden, unabhängig davon, ob diese täglich am Schreibtisch sitzen oder nicht.

Genau deshalb greifen klassische Featurevergleiche häufig zu kurz. Die entscheidende Frage lautet nicht, welches System mehr Funktionen bietet. Viel wichtiger ist die Frage, welche Herausforderungen Dein Unternehmen tatsächlich lösen will!

Hier beginnt die eigentliche Entscheidung

In vielen Auswahlprojekten erleben wir dieselbe Situation: Die Diskussion dreht sich früh um Integrationen, Lizenzmodelle oder technische Möglich­keiten. Gleichzeitig bleiben die grundlegenden Anforderungen oft noch unklar. Dabei sind es gerade diese Anforderungen, die später über den Erfolg oder Misserfolg eines Intranets entscheiden.

Müssen Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz erreicht werden? Welche Bedeutung hat die bestehende Microsoft-365-Strategie? Wer übernimmt die redaktionelle Pflege? Wie wichtig sind individuelle Prozesse und Strukturen? Und wie viel Aufwand kann langfristig für Betrieb und Weiterentwicklung in­vestiert werden?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich fundiert bewerten, welche Lösung den größeren Mehrwert bietet.

Eine Erkenntnis aus der Praxis

Dabei schließen sich beide Plattformen nicht gegenseitig aus. Im Gegenteil: In vielen Unternehmen entsteht der größte Nutzen dann, wenn beide Sys­teme ihre jeweiligen Stärken ausspielen können. Während eine Lösung beispielsweise als zentrale Plattform für Dokumente, Prozesse und Zusammen­arbeit dient, kann die andere ihre Vorteile bei Kommunikation, Reichweite und Nutzendenerlebnis entfalten.

Gerade dieser Aspekt wird in der Diskussion oft übersehen, obwohl er für die spätere Akzeptanz und Nutzung entscheidend sein kann!

Fazit: SharePoint oder Staffbase?

Wer aktuell vor einer Entscheidung steht, sollte daher nicht nur Funktionen vergleichen, sondern die dahinterliegenden Anforderungen analysieren. In unserem Whitepaper „SharePoint vs. Staffbase“ haben wir die wichtigsten Informormationen für diesen Ansatz kompakt zusammengefasst.

Darin erfährst Du unter anderem:

• welche Stärken beide Systeme jeweils besitzen,
• für welche Unternehmensstrukturen sie besonders geeignet sind,
• welche Rolle Microsoft 365 und moderne KI-Funktionen spielen,
• und welche sieben Fragen vor einer Entscheidung unbedingt beantwortet werden sollten.

Lade Dir hier unser Whitepaper runter und erfahre alles Wichtige zum Vergleich der beiden Softwarelösungen:

Hier kannst du das Whitepaper „SharePoint vs. Staffbase: Welches System passt zu Deinem Unternehmen?“ downloaden!