Wie lange dauert eigentlich die Einführung eines Intranets im Unternehmen? Drei Monate, sechs Monate oder doch ein ganzes Jahr? Wer ein neues Intranet plant, möchte meist aus unterschiedlichen Gründen möglichst früh wissen, wann die neue Plattform tatsächlich live gehen kann. Eine pauschale Antwort darauf gibt es nicht. Trotzdem lässt sich der zeitliche Aufwand für eine Intranet-Einführung grob einschätzen.

Als groben Richtwert kannst Du für die Einführung eines Intranets in den meisten Fällen etwa vier bis neun Monate einplanen. Wie schnell Dein Unternehmen tatsächlich zum Go-live kommt, hängt allerdings weniger von der technischen Einrichtung der Software ab als von Umfang, Aus­gangs­situation und verfügbaren Ressourcen.

Wir zeigen Dir hier, welche Faktoren den Zeitplan beeinflussen und wie Du die Dauer der Intranet-Einführung dennoch realistisch einschätzen kannst!

Wie lange dauert eine Intranet-Einführung durchschnittlich?

Eine typische Einführung einer Intranet-Software lässt sich innerhalb weniger Monate realisieren. Dabei gilt allerdings: Nicht jedes Unternehmen startet unter denselben Voraussetzungen. Eine Organisation mit 300 Mitarbeitenden an einem Standort und überschaubaren Anforderungen hat andere Vor­aus­setz­ungen als ein internationaler Konzern mit verschiedenen Standorten, Sprachen, Zielgruppen und komplexen technischen Schnitt­stellen.

Entscheidend ist also nicht allein die Unternehmensgröße. Viel wichtiger ist die Frage: Mit welchem Umfang will Dein Unternehmen zum Go-live starten? Soll zunächst eine zentrale Plattform für Unternehmensnews und wichtige Informationen entstehen? Oder sollen direkt umfangreiche Wissensbereiche, Communitys, personalisierte Inhalte und weitere Anwendungen integriert werden?

Je größer das Zielbild für den ersten Go-live, desto mehr Zeit benötigt in der Regel auch die Einführung.

Was beeinflusst die Dauer einer Intranet-Einführung?

Dass sich Intranet-Projekte zeitlich unterscheiden, liegt an mehreren Fak­toren. Einige davon kannst Du bereits vor Projektstart gut einschätzen.

1. Ein gemeinsames Zielbild

Die Konkretisierung eines gemeinsamen Zielbilds kann unterschiedlich viel Zeit in Anspruch nehmen. Häufig sind verschiedene Stakeholder beteiligt, deren Erwartungen und Prioritäten zusammengebracht werden müssen. Je nach Unternehmen müssen Entscheidungen mit unterschiedlichen Bereichen im Unternehmen abgestimmt werden, wie der IK, IT und der Geschäfts­führung.

Je klarer das gemeinsame Verständnis davon ist, welche Rolle das Intranet im Unternehmen einnehmen und was zum Go-live erreicht werden soll, desto schneller können Entscheidungen im weiteren Projektverlauf getroffen wer­den. Lange Abstimmungswege oder unterschiedliche Vorstellungen können die Projektdauer dagegen entsprechend beeinflussen.

2. Die Komplexität der Organisation

Mehrere Standorte, unterschiedliche Gesellschaften, internationale Teams oder verschiedene Beschäftigtengruppen machen ein Intranet-Projekt nicht unmöglich, erhöhen aber in vielen Fällen den Abstimmungsbedarf.

Besonders relevant wird das beispielsweise, wenn Mitarbeitende unter­schied­liche Inhalte sehen sollen, mehrere Sprachen benötigt werden oder Non-Desk-Worker ohne klassischen PC-Arbeitsplatz über eine mobile Version des Intranets eingebunden werden müssen. Je komplexer die Or­gani­sations­struktur, desto wichtiger ist deshalb eine realistische Zeit­planung die alle Komponenten beinhaltet.

3. Die Inhalte und die Migration

Ein Punkt wird bei der Zeitplanung besonders gerne unterschätzt: der Content. Welche bestehenden Inhalte sollen in das neue Intranet umziehen? Welche müssen aktualisiert werden? Was kann gelöscht werden? Und welche Inhalte müssen komplett neu entstehen und liegen vielleicht noch gar nicht vor?

Vor allem wenn viele Fachbereiche beteiligt sind, kann die Content-Migration schnell zum Zeitfaktor werden. Schließlich müssen die jeweiligen Ver­ant­wort­lichen Inhalte prüfen, überarbeiten und freigeben, zusätzlich zu ihrem eigentlichen Tagesgeschäft.

Unser Tipp: Nutze die Einführung nicht dazu, sämtliche Inhalte ungeprüft in das neue System zu übertragen. Ein neues Intranet ist eine gute Gelegenheit, einmal gründlich aufzuräumen!

4. Die verfügbaren internen Ressourcen

Ein Intranet führt sich nicht nebenbei ein. Für einen realistischen Projektplan solltest Du deshalb früh klären, wer im Unternehmen wie viel Zeit für das Pro­jekt zur Verfügung hat. Das betrifft nicht nur die zentrale Projektleitung. Auch IT, interne Kommunikation, HR, Datenschutz, Betriebsrat und Fach­redak­tionen können je nach Projekt beteiligt sein. Fehlen Ent­schei­dungen, Inhalte oder Freigaben, kann das Projekt ins Stocken geraten, selbst wenn die technische Umsetzung längst bereit wäre.

Eine realistische Einschätzung der verfügbaren Kapazitäten hilft außerdem dabei, frühzeitig zu erkennen, an welchen Stellen zusätzliche Unterstützung sinnvoll sein kann. Reichen die internen Ressourcen für einzelne Aufgaben oder Projektphasen nicht aus, können externe Partner gezielt entlasten.

5. Technische Anforderungen und Schnittstellen

Auch die technische Ausgangslage beeinflusst den Zeitplan. Müssen bei­spielsweise Benutzer­konten angebunden, Berechtigungs­konzepte umgesetzt oder weitere Anwendungen integriert werden, sollte dafür aus­reichend Zeit eingeplant werden.

Muss zum Go-live wirklich alles fertig sein?

Der Go-live muss nicht bedeuten, dass jede denkbare Funktion, jeder Fach­bereich und jeder Inhalt bereits vollständig umgesetzt ist. Stattdessen kann Dein Unternehmen definieren, was für einen erfolgreichen ersten Go-live notwendig ist und welche Funktionen oder Inhalte eventuell später ausge­rollt werden können.

Dieses Vorgehen hat einen entscheidenden Vorteil: Dein Unternehmen konzentriert seine Ressourcen zunächst auf die Bereiche, die Mitarbeitenden vom ersten Tag an einen echten Mehrwert bieten.

Wie lässt sich die Intranet-Einführung beschleunigen?

Wer die Intranet-Einführung beschleunigen möchte, sollte sich bewusst machen, dass klare Verantwortlichkeiten und kurze Entscheidungswege besonders wichtig sind. Definiere deshalb frühzeitig ein Kernteam und kläre, wer Entscheidungen treffen und Freigaben erteilen darf.

Priorisiere außerdem Anforderungen und Inhalte. Unterscheide konsequent zwischen dem, was zum Go-live notwendig ist, und dem, was Deine Orga­nisation später ergänzt.

Auch bei der Content-Migration hilft ein verbindlicher Fahrplan: Wer liefert welchen Inhalt bis wann und wie sieht das weitere Vorgehen aus? Je konkreter diese Frage beantwortet ist, desto geringer ist die Wahr­schein­lich­keit, dass kurz vor dem Go-live noch wichtige Seiten fehlen.

Und zuletzt: Plane ausreichend Kapazitäten ein. Ein ambitionierter Zeitplan funktioniert nur, wenn die beteiligten Personen auch tatsächlich Zeit haben, daran zu arbeiten.

FAQ: Häufige Fragen zur Dauer einer Intranet-Einführung

Warum Kronsteg?

Wir bei Kronsteg begleiten Unternehmen dabei, zukunftsfähige Intranets ein­zuführen. Dabei zeichnet uns unsere Spezialisierung auf Intranets, der klare Fokus auf Nutzung und Akzeptanz der Plattform und eine durchdachte sowie praxiserprobte Methodik aus!

Hier findest Du noch mehr Infos über uns.

Fazit: Nicht möglichst schnell, sondern realistisch planen

Wir sehen: Der tatsächliche Zeitbedarf einer Intranet-Einführung hängt davon ab, wie komplex Dein Unternehmen ist, welche Funktionen zum Go-live be­nötigt werden, wie viele Inhalte migriert werden müssen und welche in­ternen Ressourcen zur Verfügung stehen.

Statt einen möglichst ambitionierten Termin festzulegen, solltest Du deshalb zunächst definieren, was Euer Intranet zum Start wirklich können muss. Ein klar priorisierter erster Umfang kann den Weg zum Go-live deutlich verkürzen und schafft gleichzeitig Raum, das Intranet anschließend anhand der tat­säch­lichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden Schritt füt Schritt weiter auszu­bauen.

Du hast weitere Fragen zur Dauer einer Intranet-Einführung? Du willst wissen, wie eine Agentur Dich unterstützen kann? Dann melde Dich bei uns und wir beantworten gerne all Deine Fragen!