Mehr Kommunikation bedeutet nicht automatisch bessere Kommunikation. Im Gegenteil: In vielen Unternehmen mangelt es heute nicht an Informationen, sondern an Klarheit. E-Mails landen im Postfach, Nachrichten werden über Teams verschickt, wichtige Dokumente liegen irgendwo im Datei­ablage­system und Unternehmensnews erscheinen zusätzlich im Intranet. Für Mitarbeitende stellt sich dadurch immer häufiger eine ganz andere Frage: Wo finde ich eigentlich welche Information?

Wer die interne Kommunikation verbessern möchte, sollte deshalb nicht einfach noch mehr kommunizieren. Viel wichtiger ist es, eine klare In­formationslogik zu schaffen.

Informationen sind überall

Im Laufe der Zeit kommen in Unternehmen immer neue Kommunika­tions­kanäle hinzu. Eine Chat-Lösung wird eingeführt, ein Newsletter etabliert, verschiedene Teams legen eigene Ablagen an und zudem wird ein modernes Intranet genutzt. Jeder einzelne Kanal kann dabei durchaus sinnvoll sein. Problematisch wird es erst, wenn nicht klar geregelt ist, wofür welcher Kanal gedacht ist.

Dann entsteht folgenden Szenario: Die wichtige Unternehmensmeldung wird vorsichtshalber per E-Mail verschickt und zusätzlich im Intranet veröffentlicht. Im Teams-Chat weist jemand noch einmal darauf hin. Rückfragen entstehen an mehreren Stellen gleichzeitig und die finale Information liegt möglicher­weise noch einmal ganz woanders. Das Ergebnis: Kommunikation nimmt zu, Orientierung nimmt ab.

IK verbessern heißt auch: Kommunikation reduzieren

Das klingt vielleicht zunächst widersprüchlich. Aber gute interne Kom­munikation zeichnet sich nicht dadurch aus, dass Mitarbeitende möglichst viele Informationen erhalten. Sie sollten vielmehr die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort bekommen.

Unternehmen sollten sich deshalb zunächst einen Überblick über ihre bestehende Kommunikationslandschaft verschaffen:

• Welche Kanäle nutzen wir aktuell?
• Welche Inhalte kommunizieren wir über diese Kanäle?
• Wo gibt es Überschneidungen?
• Welche Informationen müssen Mitarbeitende aktiv erhalten?
• Welche Informationen müssen sie vor allem schnell wiederfinden können?
• Welche Kanäle verursachen möglicherweise unnötige Doppel­kommunikation?

Dabei wird häufig sichtbar, dass nicht unbedingt neue Kommunikations­möglichkeiten fehlen. Vielmehr fehlt eine gemeinsame Logik für die bereits vorhandenen Kanäle, also eine übergreifende Kommunikations­strategie.

Push oder Pull? Nicht jede Information muss zu den Mitarbeitenden kommen

Eine einfache Möglichkeit, Kommunikation besser zu strukturieren, ist die Unterscheidung zwischen Push- und Pull-Kommunikation.

• Push-Kommunikation: Eine Information wird aktiv an Mitarbeitende ausgespielt. Das ist beispielsweise bei wichtigen Unternehmens­meldungen, akuten Änderungen oder zeitkritischen Informationen sinnvoll.
• Pull-Kommunikation: Die Information steht zentral zur Verfügung und Mitarbeitende können sie genau dann abrufen, wenn sie diese be­nötigen. Dazu gehören beispielsweise Richtlinien, Anleitungen, An­sprech­partner, Prozessbeschreibungen oder häufig gestellte Fragen.

Gerade hier steckt viel Potenzial. Denn wenn jede Information aktiv kom­muniziert wird, konkurrieren irgendwann wichtige und weniger wichtige Inhalte um dieselbe Aufmerksamkeit. Ein gut strukturiertes Intranet kann deshalb eine wichtige Funktion übernehmen: Es schafft einen verlässlichen Ort für Informationen, die nicht ständig neu kommuniziert werden müssen!

Klare Regeln für die einzelnen Kommunikationskanäle schaffen

„Das schicken wir noch schnell per Mail“ ist bequem, aber wird wohl kaum dauerhaft in die Kommunikationsstrategie passen. Stattdessen sollten Unternehmen für ihre wichtigsten Kanäle definieren, welche Aufgabe diese übernehmen. Zum Beispiel:

• Intranet: zentrale Unternehmensinformationen, News, Wissen und dauerhaft relevante Inhalte wie Regelungen, Richtlinien, Prozesse, Formulare und Vorlagen
• Chat: kurzfristige Abstimmungen und direkte Zusammenarbeit
• E-Mail: individuelle oder formelle Kommunikation
• Meetings: Diskussionen, Entscheidungen und persönlicher Austausch

Wie diese Aufteilung konkret aussieht, hängt natürlich ganz individuell vom Unternehmen ab. Entscheidend ist weniger die genaue Zuordnung als ihre Verbindlichkeit. Wenn Mitarbeitende wissen, dass beispielsweise aktuelle Unternehmensinformationen grundsätzlich im Intranet zu finden sind, wissen sie genau welchen Kanal sie ansteuern müssen und können im besten Fall auch noch von einer globalen Suche im Intranet profitieren!

Informationen brauchen einen festen Platz

Eine weitere wichtige Frage lautet: Was passiert mit einer Information, nachdem sie kommuniziert wurde? Eine Nachricht im Chat ist schnell geschrieben. Drei Wochen später ist sie allerdings häufig nur noch schwer auffindbar. Ähnlich sieht es bei E-Mails aus: Informationen liegen in persönlichen Postfächern und stehen damit nicht automatisch allen zur Verfügung, die sie später benötigen. Deshalb lohnt es sich, eine klare Unterscheidung zwischen Kommunikation und Wissen vorzunehmen.

In der Praxis kann das so aussehen: Eine News informiert beispielsweise darüber, dass sich ein Prozess geändert hat. Die aktuelle Beschreibung des Prozesses gehört dagegen an einen festen, dauerhaft auffindbaren Ort. Genau diese Trennung verhindert, dass Mitarbeitende Monate später alte Nachrichten durchsuchen müssen, um herauszufinden, welche Information eigentlich noch aktuell ist.

„Single Source of Truth“ mit dem Intranet schaffen

Im Idealfall gibt es für wichtige Informationen immer eine eindeutige Quelle. Statt dieselbe Information an fünf Stellen zu pflegen, liegt sie an einem zentralen Ort. Andere Kanäle können darauf aufmerksam machen oder dorthin verlinken.

Das hat gleich mehrere Vorteile: Inhalte lassen sich leichter aktuell halten, widersprüchliche Informationsstände werden vermieden und Mitarbeitende wissen langfristig, wo sie verlässliche Informationen finden.

Ein modernes Intranet kann genau diese Rolle übernehmen. Dabei geht es nicht darum, alle anderen Kommunikationskanäle abzuschaffen. Vielmehr sollte das Intranet als zentraler Orientierungspunkt innerhalb der Kom­munikations­landschaft funktionieren.

Auch Verantwortlichkeiten gehören zur Kommunikationsarchitektur

Technische Strukturen allein reichen allerdings nicht aus. Ebenso wichtig ist die Frage: Wer ist eigentlich für welche Kommunikation verantwortlich? Neben der internen Kommunikation veröffentlichen häufig auch im Rahmen einer dezentralen Redaktionsstruktur HR, IT, Fachbereiche, Standorte oder Führungskräfte Inhalte. Damit daraus kein unübersichtlicher Mix entsteht, braucht es einfache redaktionelle Leitplanken: Wer darf Unternehmensnews veröffentlichen? Wer hält Wissensinhalte aktuell? Wann wird eine Information zentral oder besonders präsent ausgespielt? Und welche Themen gehören ausschließlich in bestimmte Communitys oder Fachbereiche?

Solche Regeln müssen kein 50-seitiges Redaktionshandbuch ergeben. Oft reichen wenige verständliche Prinzipien, an denen sich alle Beteiligten orientieren können.

Fazit: Erst Ordnung schaffen, dann mehr kommunizieren um die IK zu verbessern

Unternehmen müssen heute eine enorme Menge an Informationen ko­ordinieren. Deshalb liegt die Lösung nicht automatisch in einem weiteren Kanal, einem zusätzlichen Newsletter oder noch mehr Content.

Oft ist der wirkungsvollere Schritt, zunächst Ordnung in die bestehende Kommunikationslandschaft zu bringen: Welche Information gehört wohin? Wer kommuniziert sie? Wie erreicht sie die richtigen Mitarbeitenden? Und wo finden diese sie später wieder? Wer diese Fragen klar beantwortet, schafft eine interne Kommunikation, die Mitarbeitende nicht mit Informationen über­flutet, sondern ihnen Orientierung gibt!

Ein modernes Social Intranet kann dabei die technische Grundlage schaffen und Informationen, Kommunikation und Wissen an einem zentralen Ort zusammenbringen. Entscheidend ist jedoch, dass dahinter eine durchdachte Struktur steht.

Du möchtest ein Intranet als zentralen Kommunikationskanal eta­blieren? Dann lass uns gemeinsam schauen, wie die Kommuni­kations­landschaft Deines Unternehmens heute aussieht und wo sich unnötige Umwege reduzieren lassen.